分解工作法:聪明人如何解决复杂问题
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前言

我们常常遇到这种情况:明明在思考,却只是在原地徘徊,得不出任何结论。大脑一片混乱,不知道该从哪里开始思考,也无法将想法有效传达给对方。工作明明很努力却不能达到想要的结果。有时,我们虽然看似在“思考”,却总是找不到答案,无法向前迈步。

以上这些问题的解决方法都是一样的——只需要把大问题进行分解!是的,只要把模糊不清的大问题分解成若干个小问题并进行思考,就能解决以前无法解决或不知如何下手的问题。本书的核心要义,就是教会大家通过把大问题进行分解思考的方法来找到真正需要解决的问题“根源”,避免做无用功,从而实现高效工作、工作出成绩的目的。

我为什么能获得时薪30万日元的“破壁”工作

我目前在Moonshot股份有限公司担任顾问。我这么说时,经常会有人问我:“您是在咨询公司工作吧?”事实上,我所做的工作与大部分的咨询工作并不相同。概而言之,我所做的工作就是“破壁”。所谓“破壁”,是指对模糊的想法或还没找到解决方案的问题进行梳理,提供解决方案。

战略咨询公司一般都会花三个月左右的时间,派大批人马来共同推进一个项目。他们首先会在短时间内阅读客户所在行业的相关资料,然后汇总客户所面临的问题,并制定相关解决方案,最后用PPT的形式向客户汇报。虽然这看上去是脑力劳动,但其中的工作量已十分接近体力劳动。

而我所做的工作是听取客户的想法,并与他们商讨。通过与客户一对一沟通,向他们提出各种建议。我在咨询中往往既不准备资料,也不做功课。尽管如此,每年还是会有10家公司与我签约,其中一家是从5年前我创业之初就一直合作的公司。

我的客户通常会感到公司“进展不顺”“本可以进一步做大做强,却止步不前……”,也找不到“进展不顺”“公司发展不如预期”的问题所在。而我的工作就是用“破壁”的方法为他们找到答案。在梳理问题、发现问题、解决问题的过程中,我有时会提出其他方向的方案,如“离开眼下已经饱和的市场,开拓其他拥有潜力的市场吧”,有时也会促使客户改变自身的想法。解决问题的方法有很多,因此我自始至终不会单方面引导他们“只往某个方向发展”,而是一边和客户探讨,一边引导他们自己发现商机。

我的时薪是30万日元,对于这份“时薪30万日元的破壁”工作,也许有人会想,这份工作“仅仅是聊天?!”“仅仅是听了问题之后帮助客户梳理一下吗?”即便如此,我和客户依然保持着最好的合作关系,这是因为我能帮助对方从无法发现“问题”的困境中摆脱出来,找到“问题”以及更合适的“解决方案”,从而推动公司的发展。这个方法的基本思路极其简单,而成功的关键就在于用好“分解思维”。

我在30多岁时以十几亿日元的价格卖掉了自己的公司,之后继续留在这家公司担任首席营销官(CMO),花了3年时间把公司发展成年销售额达数百亿日元的大公司。被誉为“营销之神”的菲利普·科特勒(Philip Kotler)设立的科特勒奖,在日本仅有3名评审员,而我作为营销人员,有幸成了其中之一。此外,作为“天使投资人”,我累计投资了30家公司。顺便提一下,我大学并没有毕业,至于资格证书,我甚至连汽车驾照都没有。但是,我正因为掌握了“分解思维”方式,才取得了连我自己都无法预料的成绩。本书将向大家具体介绍“分解思维”的实操方法。

进展顺利的人与不顺利的人的区别

因为工作关系,我给很多企业和个人做过咨询。在参与各种项目的过程中,我发现了影响人们做事情进展顺利与不顺利的关键点,那就是:为了确立正确的目的、目标,是否对工作进行了“合理分解”。

“分解”,即要“分开”,具体是指去除细枝末节,进行有效打磨。就像从钻石原石中去除杂质,提炼、打磨大块晶体(去除杂质和油脂等)的过程,“只留下真正有价值的部分”一样。人们之所以为了工作而烦恼,是因为这些工作的表象太过庞大复杂了。“庞大”指的是模糊不清,“复杂”指的是多种要素错综复杂地交织在一起。但是,当我们将其“分解”后,事情就会变得具体,变得容易着手,变得更加明确。一旦找到了问题和任务的关键要素,剩下的就是按照重要性的先后顺序去解决问题。某个人或企业的工作进展不顺,大多是由于忙于眼前的琐碎事务而迷失了最终目标。他们在工作中有时会出现这样的状态:明明很努力却没有达到预期结果;或者即便获得了一些成果,也觉得只是运气使然。之所以会这样,多半是因为他们没有将工作进行合理的分解。有时目标设置得过于宏大,会导致大家难以达成共识,难以想出具体方案。尽管大家设法完成了本年度目标,但如果上司提出“下一年度业绩要翻番”的要求,大家可能会觉得“难以完成”“已经没有办法了”。这种情况往往是因为前期没有对工作进行合理的分解。

另外,工作推进顺利的个人或企业都是朝着一个大目标前进,并将此目标进行合理的分解,不做无用功。例如,谷歌通过目标与关键成果法(Objectives and Key Results,OKR),将目标进行分解管理,从大目标中分解、确定了各个具体目标。

就个人而言,据说活跃在美国职业棒球大联盟的大谷翔平,在高中一年级时为了实现以选拔第一的成绩成为职业棒球选手的梦想,将必要的事情分解、汇总成一张表格,并不断努力。即便目标很宏大,如梦想一般遥不可及,他也要将其分解,明确需要完成的各项内容,然后逐个达成[1]

每个人都曾描绘理想的生活工作的蓝图,然而,如果我们只是怀揣梦想,没有将其分解执行,那么这些梦想就很难实现。相反,如果我们能把抽象的“理想”分解成“年收入1000万日元”“当主持人”等越来越“具体”的目标,就能找到实现它的有效方法。我们在分解目标后,看事物的视角会发生变化,目标的“清晰度”也会越来越高,我们就能有针对性地思考达成目标的方法。

聪明人看问题都很透彻

上文提到了“清晰度”,这是近年来经常听到的词,用来形容人们对事物细致、明确的看法。比如,旧款数码相机拍摄的照片分辨率很低,用电脑查看照片时,照片就会像打了马赛克一样,细节丢失。相反,用高清设备拍摄的分辨率高的图像,即便细小的地方也能看得很清楚。

概观“清晰度”高的人,他们工作时大多能俯瞰全局,并对具体目标进行“分解”。正因为如此,他们才能深入思考,即使是最初想到的方案,也可以将其视为“被分解后的一部分”,再寻找其他更好的方案。

以“提高销售额”这一目标为例,因目标模糊而烦恼不已之人与分解目标后明确具体工作之人的区别,如图0–1所示。

图0-1 “提高销售额”:因目标模糊而烦恼之人与分解目标后明确具体工作之人的思维差异

如果不将目标分解,人们对于眼前的工作就只能产生模糊的想法,无法将有效的工作信息传达给别人,或者因为目标过于抽象而不知道该具体做什么,或者只是“因为有人那样说”,就盲目开始行动。最糟糕的是盲目地提出:“增加人手吧。”“增加预算吧。”“努力就对了!”如果增加人力和预算,那么必须达成的盈利目标也会相应增加。如果个人和企业一直都只是盲目“努力”,结果会变得难以预测。

“做出更好的选择,高效完成有价值的工作。”“明明一直在努力,却依然无法完成眼前的工作。”这两种结果的差别源于“是否养成了合理分解、专注于重要工作的习惯”。这是任何时候都能开始且任何人都能实践的思维方法,希望读者掌握。

分解思维的由来

为什么我会形成这样的思维方法呢?在此,我想重新回顾一下自己以往的经历。我从20岁开始担任工程师,但绝对不算优秀。在我22至23岁时,I-Mode、EZWeb、J-SkyWeb等可以用手机收发邮件和浏览网页的服务出现了,我的工作是编写这些收费服务的程序。当时,因为在翻盖手机上运行的程序很少见,且大多数日本人都有翻盖手机,所以我们的服务吸引了大量用户。

现在有亚马逊云科技(Amazon Web Services,AWS)这样的虚拟服务器,只要多增加些成本,就可以比较自由地增加服务器数量。然而,当时市场上还没有这样的服务,所以我们不可能为了满足客户的需求,一下子把服务器的数量增加10倍。但在增加服务器之前的这段时间内,也不能停止服务,所以工程师们只能自己抓紧时间编写处理速度提高10倍的程序。

我们经常面临这样的紧急状况:虽然刚开始提供服务的状况还不错,但第二天用户突然暴增,这导致服务卡顿,如果服务卡顿的情况不能在几个小时内恢复正常,就会造成相当大的损失。出于应对紧急情况的需要,我做的是对问题进行区分思考。为了让卡顿的服务重新运转,我尝试将所有的要素分解思考。

首先思考“访问量的增加为什么会导致服务器运转速度的下降”,此时情况可以分为两种:“网络问题”(通信速度慢)和“程序问题”(程序设计冗余)。然后在此基础上,将原因进行分类:如果网络设置没有问题,那么是哪个程序出了问题?是否启动了无关程序导致速度变慢?我按照这样的方式将要素全部分解,逐一确认是否存在问题,找出需要修改的地方,然后集中全部力量修复这些地方(见图0–2)。之所以要分解问题、区分问题和原因,是因为我们往往没时间重新审视所有要素。你当然可以逐个尝试你想到的方法,但那样会浪费大量时间,而且一旦失败就无法挽回。

图0-2 分解原因,确定问题

当时每天都是问题不断,需要我们不断拆分要素、发现问题并改正。这样的工作大概持续了3年。因此,我在不知不觉中养成了“通过分解要素找出具体问题”的思考习惯。从这些经验看,我认为“分解思维”是一种既简单又好用的工作方法,可以帮助我们迅速找到真正的问题、确定要完成的任务,并着手解决。

思维方式会改变人生

无论是工作还是人生,进展顺利的人首先能明白什么事情是重要的,然后从重要的事情开始思考,明确必须完成的任务,以最少的努力获得最佳结果。

从外部看,虽然进展顺利的人和进展不顺利的人都在处理工作,但实际有很大的不同。进展顺利的人会在最短时间内完成任务、达成目标,而进展不顺利的人会因为思维惰性只关注眼前的工作,二者的结果是截然不同的(见图0–3)。

我们的目标:

·合理分解真正重要的工作;

·明确分工,由谁来做什么;

·明确日程,今天、明天、一个月后、一年后,应该做什么、会有什么结果。

图0-3 分解后的状态和未分解的状态

以你今天要做的工作为例,你为什么要做这项工作呢?你能回答这个问题吗?

“因为是工作嘛”“因为是上司交代的”“因为是客户委托的”。这些话虽然没错,但这项任务是否与公司的大目标紧密相连呢?或者,你知道它与社会中的哪部分相关,能创造什么样的社会价值呢?此外,你能确定这项任务比其他事情更重要吗?如果答案是否定的,你的工作当然得不到回报,因为重要的事情你没有做。

进展顺利的人或团队中的一员,能够确信自己今天所做的工作与公司和团队的大目标紧密相连,而且,也明白它会给社会创造怎样的价值,反过来,这也能避免他们做无用功。这对于在工作中获得成就感、取得实际成果,也是非常重要的。如果你现在工作进展不顺,或者找不到工作的意义,那么首先请阅读本书第2章和第3章,重新审视自己的目标。

[1]相泽光一《“晚上7碗饭,早上3碗饭”——大谷翔平10年前写下的81个“曼陀罗计划”之一》(PresidentOnline,2021年7月12日)。