2.3 项目招投标

作为合同项目，需要明确甲乙双方的任务。企业在甲（需）方合同环境下的关键要素是提供准确、清晰和完整的需求，选择合格的乙（供）方并对采购对象（包括产品、服务、人力资源等）进行必要的验收。企业在乙方合同环境下的关键要素是了解清楚甲方的需求并判断企业是否有能力满足这些需求。软件开发商更多是供方的角色。

甲（需）方在招投标阶段的主要任务是定义招标书、选择供方、签署合同。乙（供）方在招投标阶段的主要任务是进行项目选择。

项目选择是项目型企业业务能力的关键，是指从获得商机到与客户签订项目合同的过程。项目选择开始于收集项目商机并进行简单评估，确定可能的目标项目，初步选择适合本企业的项目，然后对项目进行进一步分析，与客户进行沟通，制订项目方案和计划，通常还需要与客户进行反复交流，参加竞标，直到签订合同才算完成项目的选择过程。

2.3.1 招标过程

启动一个项目主要是由于存在一种需求。招标过程首先定义招标书，招标书定义主要是甲方的需求定义，也就是甲方定义采购的内容。软件项目采购的是软件产品，需要定义采购的软件需求，即提供完整清晰的软件需求和软件项目的验收标准，必要的时候明确合同的要求，最后，潜在的乙方可以得到这个招标文件。招标书定义过程如图2-6所示。

甲方在招标过程中的具体活动描述如下。

1）定义采购需求并对采购需求进行评审。

2）根据采购需求确定采购商务条件（如甲乙双方的职责、控制方式、价格等）。

3）确定采购对象的验证、检验标准与方式。

4）收集和汇集其他相关采购资料（如技术标准附件、产品提交清单）。

5）项目决策者负责认可采购需求、验收标准和相关资料。

6）根据上述信息编写招标书（招标文件），必要时可以委托招标公司进行招标。

招标书主要包括三部分内容：技术说明、商务说明和投标说明。技术说明主要对采购的产品或者委托的项目进行详细的描述。商务说明主要包括合同条款。投标说明主要是对项目背景和标书的提交格式、内容、提交时间等做出规定。招标书是投标人编写投标书的基础，也是签订合同的基础，必须小心谨慎，力求准确完整。如果合同条款存在漏洞，在合同执行过程中，双方可能会发生争议，直接影响合同的顺利执行，甚至可能造成巨大的经济损失。

招标书一般要明确投标书的评估标准。评估标准用来对投标书进行排序和打分，是选择乙方的依据。它包括客观和主观的评定标准，客观标准是事先规定好的明确的要求，如“乙方需要达到CMM 3级以上的要求”，主观标准比较模糊，如“乙方应该具备同类技术的相关经验”。评估标准一般包括以下几个方面。

• 价格：包括产品及产品提交后所发生的附属费用。

• 对需求的理解：通过乙方提交的投标书，评定乙方是否完全理解甲方的需求。

• 产品的总成本：乙方所提供的产品是否有最低的总成本。

• 技术能力：乙方是否具备保证项目所需要的技术手段和知识。

• 管理能力：乙方是否具备保证项目成功的管理手段。

• 财务能力：乙方是否具备必要的资金来源。

国际上，招标文件的类型主要有投标邀请（Invitation for Bidding，IFB）、建议书提交邀请（Request for Proposal，RFP）、报价邀请（Request for Quotation，RFQ）、谈判邀请（Invitation for Negotiation，INF）。招标书没有统一的格式，可繁可简。

编写好招标书后，可以把它发给（或者卖给）潜在的乙方，邀请他们参加投标，如果乙方认为可以参与竞标，则提交投标书。

招标的方式有很多种，如公开招标、有限招标、多方洽谈和直接谈判等。

• 公开招标是将招标信息在社会上公开发布，使一切潜在供应商获得平等的参与竞争的机会。这种方式强调公平、公开、公正，具有最高的透明度。供应商之间的竞争可以使甲方以最优、最低的价格获得产品。这种招标方式的缺点是成本高、花费时间长。

• 有限招标是招标信息在有限的范围内发布，通常是直接向筛选合格的、潜在的供应商发出邀请。这种招标方式比公开招标方式节省成本和时间，但是不一定能获得最好的产品。

• 多方洽谈是甲方不明确发出招标信息，而是选择若干潜在的、合格的供应商分别进行洽谈，从中选择合适的供应商。这种方式透明度较低，但是对于一些特殊的情况，也可能获得最有利的合同。

• 直接谈判是直接与一家供应商谈判并签订合同，只适应一些特殊的项目。

2.3.2 投标过程

投标过程是乙方针对招标文件进行项目投标的活动，包括项目分析和投标书编写以及投标。

1.项目分析

项目分析是乙方分析用户的项目需求，并据此开发出一个初步的项目规划的过程，为下一步编写投标书打下基础。项目分析过程如图2-7所示。

乙方在项目分析中的具体活动描述如下。

1）确定需求管理者。

2）需求管理者负责组织人员分析项目需求，并提交需求分析结果。

3）邀请用户参加对项目需求分析结果的评审。

4）项目管理者负责组织人员根据输入和项目需求分析结果确定项目规模。

5）项目管理者负责组织人员根据需求分析结果和规模及估算结果，对项目进行风险分析。

6）项目管理者负责组织人员根据项目输入、项目需求和规模要求，分析项目的人力资源要求、时间要求及实现环境要求。

7）项目管理者根据分析结果制订项目初步实施规划，并提交合同管理者评审。

8）合同管理者负责组织对项目初步实施规划进行评审。

项目分析的工作要点是完成需求分析，确定做什么，研究技术实现、明确如何做，估算项目工作量，估计团队现有的能力，分析项目是否可行，等等。

2.编写投标书与投标

此过程是乙方竞标准备阶段，乙方根据招标文件的要求进行评估，以便决定是否参与竞标。在这个过程中，乙方要判断企业是否具有开发此项目的能力，并进行可行性分析。可行性分析用于判断企业是否应该承接此软件项目，并判断企业通过此项目是否可以获得一定的回报。如果项目可行，企业将组织人员编写项目投标书，并按照规定时间投标。具体过程如图2-8所示。

此过程中的具体活动描述如下。

1）根据项目需求分析报告确定项目技术能力要求。

2）根据项目初步实施计划确定项目人力资源要求。

3）根据项目需求分析报告确定项目实现环境要求。

4）根据项目初步实施计划确定项目资金要求。

5）根据项目初步实施计划确定质量保证和项目管理的要求。

6）根据以上的要求逐项比较企业是否具有相应的能力。

7）组织有关人员对评估结果进行评审。

8）根据输入确定用户需求的成熟度，确定用户的支持保证能力和资金能力，同时确定企业技术能力、人力资源保证能力、项目资金保证能力、项目的成本效益。

9）合同管理者根据以上分析结果完成可行性分析报告。

10）项目决策者根据可行性分析报告对是否参与项目竞标进行决策。项目决策者在进行项目决策时应主要考虑以下几个方面。

• 技术要求：技术要求是否超出公司的技术能力。

• 完成时间：用户所要求的完成时间是否合理，公司是否有足够的保证资源。

• 经济效益：可能的合同款项是否能覆盖所有的成本并有收益。

• 风险分析：项目的风险和风险控制方式。

11）如果乙方决定参与竞标，则组织相关人员编写投标书。

12）按照招标书要求，在投标截止时间前，将标书投递到指定的地点。

投标文件主要有两种类型，一种是建议书（proposal），另一种是报价单（quotation）。建议书是乙方根据甲方提出的产品的性质、目标、功能等，提交的完整的技术方案和报价等。报价单主要是乙方根据甲方提出的产品特定型号、标准和数量等要求提交必要的报价材料等。投标就是按照招标书要求编写标书。

一般来说，如果乙方竞标一个软件开发项目而不是一个软件产品，这个过程的关键是编写并提交建议书（即标书）。项目建议书是指在项目初期为竞标或签署合同而提交的文档，是在双方对相应问题有共同认识的基础上，清晰地说明项目的目的及操作方式，可以决定项目有无足够吸引力或是否可行。它是乙方描述甲方需求，并提出解决方案的文档。通过建议书可以展示乙方对项目的认识程度和解决问题的能力，也是甲方判断乙方能否成功完成任务的重要依据。

注意事项：

• 严格按照投标书的要求编写投标书，没必要给出不需要的文件说明。

• 尽量从评标专家的角度看问题。

• 给出必要的索引，方便评审。

2.3.3 开标过程

“开标”通常是指在投标截止日期后，公开展示和开启各个投标方的投标文件。这个过程的目的是确保透明度和公正性，并允许相关利益方（通常是评标委员会成员和其他相关人员）亲自见证投标文件的开启。以下是开标过程的一般步骤。

1）投标文件收集：在投标截止日期后，招标方收集并保管所有提交的投标文件。这可能涉及在特定的投标截止日期和时间之前接收纸质文件或在特定的电子投标系统中接收数字文件。

2）开标公告：在投标截止日期后，招标方发布开标公告，宣布开标的具体时间和地点。这个公告通常包括参与开标的相关方（评标委员会成员、招标方代表等）和其他感兴趣的各方。

3）开标会议：在指定的时间和地点，招标方组织开标会议。在开标会议上，评标委员会的成员和其他相关方会集中在一起，以观摩和记录开标过程。

4）投标文件检查：在开标会议上，招标方代表（通常是招标方的招标办公室工作人员）检查每个投标文件，确保它们符合招标文件的要求和规定。这包括检查文件的完整性、签名的有效性等。

5）文件公开和记录：在招标方代表的监督下，每个投标文件的封面通常会在开标会议上公开，并且相应的信息被记录。这可能包括投标方的名称、提供的保证金、投标价格等关键信息。

6）提问和澄清：在开标会议上，评标委员会成员和其他相关方可能提出关于投标文件的问题或需要澄清的事项。这有助于确保平等对待所有投标方。

7）投标文件存档：在开标会议结束后，所有投标文件通常会被存档并保管在一个安全的地方，以备后续的评标工作。

请注意，开标过程通常是公开的，但在一些情况下，可能会限制某些信息的公开，例如投标方的商业机密。在整个过程中，保持公正和透明是至关重要的，以确保评标的公正性和最终的中标结果。

2.3.4 评标过程

为了选择合适的供应商，甲方可以通过专家评标的方式选择乙方（供方或者卖方），乙方参加竞标并提交给甲（需）方项目投标书，甲方根据招标文件确定的标准对供方资格进行认定，并对其开发能力资格进行确认，最后选择最合适的供方。选择供方的评标过程如图2-9所示。

评标的目的是从众多的投标人中挑选出能以最合理价格为项目提供最好服务的乙方。在此过程中，项目经理需要与专家一起根据评估标准和相关策略，对所有的投标书进行评估、选择并通过合同谈判，最终确定供应商，签署合同。

评标过程主要分两个阶段：第一个阶段是初评阶段，采用筛选系统将一部分不满足评估标准中最低资格要求的投标书筛选出去；第二个阶段主要进行细评工作，对通过初评的投标书的各个方面进行量化打分，按照分值对投标人排序，以此决定进行合同谈判的顺序，或者直接与得分最高的投标人签署合同。

评标专家按照评标要求进行评标，资格评审和符合性评审之后，进入正式的评分阶段，评分包括商务评审和技术评审。评审专家根据评审标准给竞标企业的标书打分，最后根据分数高低决定中标企业。表2-3和表2-4是某项目的评标打分表。

软件项目的评标过程是在开标之后，对投标文件进行详细审查和评估，以选择最适合项目需求的投标方。以下是一般的软件项目评标过程步骤。

1）评标委员会形成：在项目招标过程开始时，通常会形成一个评标委员会，该委员会由代表招标方的专业人员组成，这些人员可能具备项目管理、技术、法务、财务等方面的专业知识。

2）投标文件分发和初步审查：投标文件在开标会议后被分发给评标委员会成员。评标委员会的成员开始对每份投标文件进行初步审查，以了解投标方对项目的理解、提供的技术方案、人员资质、预算估算等。

3）技术评估：评标委员会对技术方案进行详细审查，评估其是否满足项目的技术要求。这可能包括对系统架构、设计方法、开发工具、实施计划等方面的评估。

4）商务评估：商务评估主要涉及对投标方的商业能力和财务状况的审查。评标委员会可能会关注投标方的稳定性、过往项目经验、财务报表等信息。

5）文件澄清和面谈：在评估过程中，评标委员会可能会向投标方提出问题，以澄清投标文件中的不明确或矛盾之处。此外，可能会要求投标方参与面谈，以更深入地了解其方案和能力。

6）综合评估：评标委员会综合考虑技术、商务、合同条款等多个方面的评估结果，以确定哪个投标方最符合项目的需求和招标方的期望。

7）中标方确定：根据评标委员会的评估，招标方确定中标方，并通知中标方。这通常会在招标文件规定的时间内完成，并可能涉及与中标方的商务谈判。

8）合同签署：中标方和招标方签署正式的合同文件，明确项目的所有方面，包括时间表、付款方式、交付标准等。这一步是确保项目按照预期完成的法律约束。

整个评标过程需要确保公正、透明、符合法规，以保障招标方和投标方的权益。评标委员会的成员必须保持独立、客观，并严格遵守评标程序。

2.3.5 合同签署

如果甲方选择了合适的乙方（软件开发商），而且被选择的开发商也愿意为甲方开发满足需求的软件项目，那么为了更好地管理和约束双方的权利和义务，以便更好地完成软件项目，甲方应该与乙方（软件开发商）签订一个具有法律效力的合同。签署合同之前需要起草一个合同文本。双方就合同的主要条款进行协商，达成共识，然后按指定模板共同起草合同。双方仔细审查合同条款，确保没有错误和隐患，双方代表签字，合同生效，使之成为具有法律效力的文件，同时，根据签署的合同，分解出合同中甲方的任务，并下达任务书，指派相应的项目经理。合同签署过程如图2-10所示。

合同签署过程中的具体活动描述如下。

1）双方制订合同草案。

2）确定甲乙方的权利和义务，并将结果反映到合同条款中。

3）双方确定项目的验收和提交方式（如验收标准、产品介质、包装和复制要求），并将结果反映到合同条款中。

4）确定合同其他有关条款，并将结果反映到合同条款中。

5）对制订的采购合同草案进行评审。

6）根据评审结果对合同草案进行修改并确认，形成最终合同草案。

7）确定谈判日程和谈判所涉及的人员。

8）在谈判日程所规定的谈判时间前向乙方提交合同草案。

9）按谈判日程和谈判要点与乙方讨论并形成合同签署文本。

10）项目决策者审阅合同签署文本。

11）根据甲方项目决策者审阅意见签署或终止合同谈判。

12）将合同签署文本（无论是否经双方签署）及合同相关文档存档保存。

13）根据合同条款，分解出甲乙方所需执行的活动或任务，编写任务书，确定项目经理。

在签署合同的时候，甲方同时将工作任务说明（Statement Of Work，SOW）作为合同附件提交给乙方。工作任务说明是甲方描述的实现开发约定所要执行的所有任务。

合同签署过程对于供方（乙方）而言具有重大的意义，它标志着一个软件项目的有效开始，这时，根据签署的合同，分解出合同中各方的任务，并下达项目章程（任务书），指派相应的项目经理。这里需要说明的是，项目章程（任务书）用于明确项目的目标、必要的约束，同时授权项目经理。项目章程是项目正式开始的标志，同时是对项目经理的有效授权过程。项目经理需要对项目章程（任务书）进行确认。