2.2.5 上机实战：制作销售费用流水账明细表
【案例】在实际工作中，常常会出现销售人员填报业务招待费、会议费、水电费等费用的情况。在制作相应的报销表格时，我们需要考虑多个问题。首先，项目名称需要尽可能规范，以避免销售员在输入时出现错误。为此，我们可以采用下拉菜单的方式，以确保输入的准确性。其次，金额字段需要在表格设计阶段就给予格式限定，例如千位分隔样式，这是财务上常用的格式。另外，日期和月份字段也需要设置输入格式，以便于未来的统计工作。同时，为了方便一目了然地了解总金额，我们可以在表格中加入一个合计金额字段。此外，还可以记录制表人的信息，以便追溯和核对。通过综合考虑和设计这些字段，可以使报销表格更规范、准确，并为后续的统计和审查提供便利，如表2-10所示。
表2-10 销售费用流水账明细表
下面我们就来练习制作这样的一个流水账明细表。打开附赠文档“第2章-流水账登记表制作.xlsx”。
建立一张空白的新表，输入表头（为了方便，可以直接从原表中复制过去）并调整间距，如图2-2所示。
图2-2
提示 注意上面留两行用于输入表名和合计金额等信息。
接下来制作项目名称。选中“项目名称”下的第一个单元格，再单击“数据”选项卡下的“数据验证”下拉菜单中的“数据验证”选项，如图2-3所示。
图2-3
打开“数据验证”对话框，在“允许”下拉菜单中选择“序列”选项，并单击“来源”文本框右侧的向上箭头，如图2-4所示。
此时“数据验证”对话框会缩小。切换到“汇总”表，选择“项目名称”下的所有项目，选择后“数据验证”对话框中会出现相应的选择结果，然后单击“数据验证”对话框右侧的向下箭头，如图2-5所示。
图2-4
图2-5
“数据验证”对话框恢复原状后，单击“确定”按钮，如图2-6所示。
图2-6
可以看到“项目名称”下面的单元格右侧有一个下拉按钮，单击该按钮时，会展开一个下拉菜单供用户选择。这种设计可以规范用户输入的项目名称，避免出现意义相同但表述不同的项目名称，如图2-7所示。
图2-7
接下来，我们把“金额”列设置为常用的财务格式，即千位分隔样式。选中整个“金额”列，右击，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项，如图2-8所示。
图2-8
在弹出的对话框中选择“会计专用”选项，将“小数位数”设置为2，将“货币符号（国家／地区）”设置为“无”，然后单击“确定”按钮，如图2-9所示。
图2-9
设置完毕后，进行验证。在“金额”列的单元格中输入一个超过1000的数字，可以看到数字被自动格式化为包含两位小数，并在千分位上添加了分隔符，如图2-10所示。
图2-10
接下来，要在“月份”列设置公式，根据“发生日期”列中的日期来自动计算出月份。首先，在“发生日期”列下的G4单元格中输入一个日期。然后，在“月份”列下的H4单元格中输入公式：=MONTH(G4)，如图2-11所示。
图2-11
接下来调整一下样式。首先整体将字体大小设置为10号，然后为内容添加序号，并为表格添加边框，同时移除原有的网格线。随后输入表格名称以及制表人信息，如图2-12所示。
接下来在F2单元格输入公式：=SUM(F4:F1999)，用以统计“金额”列从F4到F1999的总金额，如图2-13所示。
提示 这里为什么要把统计范围设置到F1999单元格？这是因为无法预知这个明细表在使用中会增加到多少行，因此先将其统计范围设置得广一些，以免因行数增加而导致的统计错误。
图2-12
图2-13
在E2单元格输入“合计金额：”，然后输入各列数据和公式，最后得到整个明细表，如图2-14所示。
图2-14
本表的制作重点就在于限制数据输入范围（“项目名称”列），以及设置数据格式（“金额”列），在实际工作中这都是常用的技能，一定要熟练掌握。