看准时机节省时间

在投入这一个人行动领域之前，我还需要说明另一点。你会发现，有些节省时间的方法，或者更好地利用时间的方法，确实需要投资，但这是一种时间投资。必须花点时间来节省时间，这样说似乎有些自相矛盾。同样，这也很容易成为障碍，阻碍我们采取行动。然而，原则很明确：如果要控制时间，就要有一个时间方程式来发挥作用，而且必须让它发挥作用。有很多方法可以确保时间得到最佳利用，有些方法只需片刻就可以奏效，而其他方法则需要更多时间来建立，或者让你养成习惯，用特定的方式去工作。

设想一个例子，这个例子和委派有关（我们稍后再讨论委派这一主题），也和大家常说的“求人莫若求己”有关。这种想法时常会浮现在脑海中，当然在短期内，这种想法可能并没有过错。确实，求人莫若求己。但要小心，因为这种想法可能只在事情发生的那一刻才是真实的。假设有人给你打电话询问某些信息，再想象一下，你必须找到那些信息，查看那些信息，写一个简短的解释说明，然后再将这些信息发送给那个人。这是一件小事，只需要三四分钟。

让我们进一步设想一下，要想躲开这一任务，你可以考虑让团队中的一名成员来做这件事。要把这件事情交给他或她，肯定需要花你们各自10～15分钟的时间。自己做确实更快。然而，事实并非如此。如果这项任务经常出现，情况当然就不会是这样了。比方说，如果这件事情一周内发生10次，那么你花时间向其他人交代一下怎么做，他或她只需在不到一周的时间内做完这件事，这时候交代这件事所用的时间就能产出回报了。从此以后，你每周都会省下大量的时间，事实上，在未来提出类似请求的任何情况下都会省下大量时间。这样做肯定是有失必有得。此处的时间方程式，即所用的时间与节省的时间之比，呈正相关。通常情况下都是这样的，无论是这个简单的例子，还是更复杂的问题，比如需要花上数小时或数天的时间重新组织系统或流程，最终都会节省成本，带来回报。

那么，为什么采取这种行动如此困难？为什么全世界总有人说自己做会更快？一些原因可能与其对委派的态度有关（稍后会细说）；除此之外，在很大程度上是习惯问题、考虑欠周全，或许还有那一刻的压力问题。我们经常会想，让手头上的活暂停几分钟来完成另一项任务，没有什么大不了，但不知何故，总觉得没时间向别人交代一下任务，让我们完全解脱出来，最终真的把时间节省下来。这一点值得我们琢磨一下。下定决心，不要陷入这个时间陷阱，这样就可以节省大量的时间。

只要有了正确的计划及动机，任何人都可以提高自己的时间利用率。即使你最近没有考虑过如何高效利用时间，也可以显著提高时间利用率。不过，不要搞错的是，这个过程并非就此止步。要想一生真正地有所作为，不是只反思一下时间管理，采纳一两条建议就能高枕无忧了。反思可以启动这一进程，但必须有正确的思维方式才能继续下去。登峰造极的时间管理者养成了良好的习惯，从而让时间管理这一过程大部分都水到渠成。此外，他们还会一直微调自己的时间管理方法。无论做什么，他们都会考虑到时间这一维度。时间成了各种工作方式的先决条件。他们通过不断努力、不断改进来改变工作方式，改变实现目标的方式。久而久之，这种微调也成了一种习惯。