四、信息的基本要求

信息必须符合管理的需要，要有助于项目系统和管理系统的运行，不能造成信息泛滥和污染。一般来说，信息它必须符合如下基本要求：

（1）专业对口。不同的项目管理职能人员、不同专业的项目参加者，在不同的时间，对不同的事件，就有不同的信息要求。故信息首先要专业对口，按专业的需要提供和流动。

（2）反映实际情况。信息必须符合实际应用的需要，符合目标，而且简单有效。这是正确的有效的管理的前提。否则会产生一个无用的废纸堆。不反映实际情况的信息容易造成决策、计划、控制的失误，进而损害项目成果。

（3）及时提供。只有及时提供信息，才能有及时的反馈，管理者才能及时地控制项目的实施过程。信息一旦过时，会使决策失去时机，造成不应有的损失。

（4）简单，便于理解。信息要让使用者不费气力地了解情况，分析问题。所以信息的表达形式应符合人们日常接收信息的习惯，而且对于不同人，应有不同的表达形式。例如，对于不懂专业、不懂项目管理的业主，则要采用更直观明了的表达形式，如模型、表格、图形、文字描述、多媒体等。