画重点 会议纪要写作的几个注意事项
第二天一早，小文就把初稿送到了山羊胡桌上。
过了小半晌，山羊胡过来了，手里拿着改得满篇通红的会议纪要。“好家伙，改动这么多。”小文心里嘀咕着。
山羊胡看小文的脸上有点不自在，就语气温和地说：“我觉得这篇会议纪要总体上还是不错的，框架和结构都没有问题。一般来说，会议纪要包括开头、主体和结尾三部分。开头部分主要指会议概况，包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程等，结尾则主要是对会议的总结、主持人的要求或发出的号召、提出的要求等，根据需要而写。我觉得这份会议纪要的开头部分基本没有问题，结束语根据这个会的情况也不用写，我修改比较多的主要是主体部分。”
他接着说道：“会议纪要是公文文种中很常见的一类，也是大部分人从事公文工作最初接触的文种，它对布置、推动下一步工作起到很大作用，相关责任主体往往需要根据会议纪要对下一步工作做出安排。所以，会议纪要的最基本要求是突出内容的纪实性，如实地反映会议内容，而不能离开会议实际搞再创作，不能人为地拔高、深化和填平补齐。否则就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。”
他伸手指了指稿件中一段删掉的话说：“我印象中在会上姜总没有说这段话，是你自己添上去的吧？”
小文不好意思地说：“是啊，我觉得这部分内容有点少，与其他段落不均衡，所以我从会议材料里面找了几句话给补上了。”
“那不行，没有就没有，我们不能想当然地加上。对会议纪要我们只能在表述、修辞等方面进行美化和完善，不能根据自己的主观臆断来增减内容。”山羊胡语气非常坚定。
他接着说：“从行文用语看，你写的这篇会议纪要，我觉得有几个方面需要注意改正。一是要避免过于‘口语化’。会议纪要总体上要与领导风格相适应，需要保留一些领导发言的风格和亮点，但一些过于口语化的内容要适当修正。因为讨论过程中大家发言比较热烈，难免有些即兴发挥的内容，而且主要领导最后总结时也会有一些比较口语化的讲话，这些口语化的内容要换成比较正式、规范的语句。二是语言要平实。会议纪要与新闻通讯或者消息不同，尽量少用一些带有感情色彩以及夸张的形容词，‘而且、不但、因此’等过渡的虚词也尽量少用，使文字更紧凑。三是用词要把握好分寸，领导对成绩的肯定、对问题的分析以及对一些意见的态度，都要根据实际情况酌情用词，不能过于夸大。同时还要注意会议纪要的表述方式，由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，一般采用第三人称的写法，一般以会议作为表述主体，如使用‘会议认为’‘会议指出’‘会议决定’‘会议要求’‘会议强调’等称谓。”
山羊胡继续说：“我们还要注意表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的，要围绕会议主旨和主要成果来整理、提炼和概括，重点应放在介绍会议成果上，而不是叙述会议的过程，不能变成记流水账。”
小文插问了一句：“我注意到，参加会议和发言的人员很多，他们的讨论意见，是不是都要体现在会议纪要中？”
山羊胡回答说：“会议纪要要全面准确表达会议内容，特别是不能落下核心观点。每个发言人的观点都有价值，但并不是都要同等对待，一一写到会议纪要当中。这里也有个‘二八法则’，就是重点把握会议主持人，一般也是总结人的观点。为什么呢？一方面，会议主持人是会议当中位阶最高的领导，他的职位带来的视野、他掌握的信息、他承担的决策责任，都决定了他的意见是最重要的，是对工作最具有指导意义的。另一方面，会议主持人一般要在最后总结，他们总结时往往会注意吸收前面会议发言人的观点，对他认为的重点工作进行再次强调和布置。姜总的总结归纳能力比较强，总结讲话时往往已经有了清晰的逻辑，内容框架非常明确，一些提法也很精练，在写会议纪要的时候可以直接用。”
山羊胡想了想，又特别强调说：“在听和写的过程中，要特别注意捕捉一些核心的概念和提法，不能遗漏和缺失，涉及上级精神、工作目标、重要数据、责任分工、费用进度等信息时，都要确保准确，不能想当然，不能马虎和含糊。例如，谈到规划目标时，‘要争当××××的主力军’，‘2025年要实现××目标’，坚持‘质量第一、效益优先、以人为本、合作协同’，‘再增加预算支出××亿元’，‘××工作由××部门负责，要加强与××省的沟通协调’，‘××工作要确保专人负责，必要时由人事部门研究增加编制’等，这些都是领导经过深思熟虑之后提出的战略、目标、策略和条件保障，都是非常核心的内容，一定要完整地加以反映。在布置具体工作时，提到某项业务今后交由某个单位全权负责，某项业务投资比例不得少于××%，到2025年的销售额要达到××亿元，这些非常明确的工作安排也不能落下，有了这些，相关的单位和部门才知道怎么开展具体工作。”
山羊胡这一番话，说得小文豁然开朗，小文连连点头，认识到自己写的会议纪要确实有许多方面需要改进。
经过山羊胡斧正，办公会纪要改成了这样。
办公会纪要
时间：×××
地点：×××
主持人：×××
参加人：×××、×××、×××、×××
会议重点讨论了落实国家××战略相关事项，姜总对工作的开展提出了明确要求。会议主要议决事项纪要如下。
一、××战略是我国重要的国家战略。公司作为×××的主力军，是国家××战略的重要实施者之一。公司将站在国家战略的高度，将推进××战略的实施作为一项重要任务。
二、会议决定成立“实施××战略发展规划领导小组”，负责组织研究制订落实这一战略的专项规划，并负责规划的实施。由姜总担任领导小组组长，×××、×××、×××为领导小组成员。
领导小组下设办公室，主要职责是协调内外部资源，落实领导小组交办的各项工作，及时向领导小组汇报工作进展。办公室工作由×××部门具体负责，具体成员包括×××、×××、×××等，由×××负责总协调。
三、规划包括以下几个方面的主要内容。
1.在总体要求上，坚持“质量第一、效益优先、以人为本、合作协同”等理念和原则。
2.在××省的投资规划和产量计划，2025年要实现××目标。
3.重大装备投资建设规划，再增加预算支出××亿元。
4.选择以×××为依托，与地方人民政府合作开展项目建设和规划编制。由××部门负责，加强与××省的沟通协调，确保规划落地。
为突出规划的前瞻性和战略性，规划应考虑未来10～15年的发展，并细化到逐年的计划。
以上各项工作要确保由专人负责，必要时由人事部门研究增加编制。
四、主要工作分工如下。
×××作为投资主体，承担×××业务的规划制定，投资比例不得少于××%，2025年的销售额要达到××亿元。
总部负责政策、信息化、人力资源、后勤等支持工作。
××部门负责资金落实。
××部门负责内部沟通协调，督促规划的制定。
五、下一季度办公会将讨论规划初稿，请相关责任部门和单位做好准备。
修改后的会议纪要上报姜总审阅，顺利通过。
吸取了这次教训，小文长进了不少，很快他又接到一个跟会的任务，这次小文按照山羊胡教的方法，认真演练了一番。这次写完的会议纪要，基本上没做太多改动就印发了。具体内容可扫二维码查看。
办公会纪要