2.2 会计账簿的登记

2.2.1 登记会计账簿的要求

为了保证账簿记录、成本计算和会计报表不出现差错，登记账簿必须根据审核无误的记账凭证进行。登记账簿的基本要求如下。

（1）内容准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。对于每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证（如收料单、领料单等）作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。此外，负责登记账簿的会计人员，在登记账簿前，应对已经专门复核人员审查过的记账凭证再复核一遍，这是岗位责任制和内部牵制制度的要求。如果记账人员对记账凭证中的某些问题弄不明白，可以向填制记账凭证的人员或其他人员请教；如果认为记账凭证的处理有错误，可暂停登记，并及时向会计主管人员反映，由其做出更改或照登的决定。在任何情况下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。

（2）登记账簿要及时。登记账簿的间隔时间没有统一的规定，这要根据本单位所采用的具体会计核算形式而定。一般情况下，总账可以三五天登记一次，明细账的登记时间间隔要短于总账的登记时间间隔，日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一次。现金、银行存款日记账，应根据收、付款记账凭证，随时按照业务发生的顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。经管现金和银行存款日记账的专门人员，必须每日掌握银行存款和现金的实有数，谨防开出空头支票和影响经营活动的正常用款。

（3）注明记账符号。账簿登记完毕后，相关人员要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。在记账凭证上应设有专门的栏目注明记账的符号，以免重记或漏记。

（4）书写留空。账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，一般应占格距的1/2，不要写满格。这样，一旦发生登记错误，就能比较容易地对其进行更正，同时也方便查账工作。

（5）正常记账使用蓝黑墨水笔。登记账簿要用蓝黑墨水笔或者碳素墨水笔书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱程度不亚于数字和文字的错误导致的概念混乱程度。

（6）特殊记账使用红色墨水。依据《会计基础工作规范》的规定，下列情形可以用红色墨水记账：①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借、贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向，在余额栏内登记负数余额；④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

（7）顺序连续登记。各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页现象，应当将空行、空页画线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”等字样，并由记账人员签名或者盖章。这对在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。

（8）结出余额。凡需要结出余额的账户，在结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样；没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“〇”表示（“〇”一般应当放在“元”位）。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

（9）过次承前。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行，并在摘要栏内注明“过次页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。《会计基础工作规范》还对“过次页”的本页合计数的结计方法，根据不同需要做了如下规定。

第一，对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数。这便于根据“过次页”的合计数，随时了解本月初到本页末止的发生额，也便于月末结账时，加计“本月合计”数。

第二，对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数。这便于根据“过次页”的合计数，随时了解本年初到本页末止的累计发生额，也便于年终结账时，加计“本年累计”数。

第三，对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。例如，某些材料明细账户，就没有必要将每页的发生额结转次页。

（10）定期打印。《会计基础工作规范》要求：实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印；发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。

2.2.2 总账的登记

登记总账，可以直接根据各种记账凭证逐笔进行，也可以把各种记账凭证先行汇总，在编制成汇总记账凭证或“科目汇总表”后再据以进行。

采用记账凭证核算形式的单位，可以直接根据记账凭证定期（3天、5天或10天）登记。在这种核算形式下，企业应当尽可能地根据原始凭证编制原始凭证汇总表，根据原始凭证汇总表和原始凭证填制记账凭证，根据记账凭证登记总账；采用科目汇总表核算形式的单位，可以根据定期汇总编制的科目汇总表随时登记总账。采用汇总记账凭证核算形式的单位，可以根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证的合计数，月终时一次登记总账。各单位具体采用哪一种会计核算形式，每隔几天登记一次总账，可以由本单位根据实际情况自行确定。

（一）记账凭证核算形式

记账凭证核算形式是指对发生的经济业务，都要根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，然后根据记账凭证直接登记总账的一种核算形式。它是最基本的核算形式，是其他各种核算形式产生和演变的基础，其显著特征是：在会计核算工作中直接根据记账凭证逐笔登记总账。

采用记账凭证核算形式时，企业需要设置三类记账凭证，即收款凭证、付款凭证和转账凭证，以便据以登记总账；需要设置的账簿主要包括特种日记账（现金日记账和银行存款日记账）和分类账（总账和明细账），其中特种日记账和总账一般采用三栏式，并按照各个总账科目（一级科目）开设账页，明细账则可视业务特点和管理需要采用三栏式、数量金额式或多栏式。会计处理的一般程序包括七个基本步骤，如图2-1所示（图中的序号分别与基本步骤的序号对应，后同）。

各基本步骤的说明如下。

①根据原始凭证编制汇总原始凭证。

②根据审核无误的原始凭证或者汇总原始凭证，编制记账凭证（包括收款凭证、付款凭证和转账凭证三类）。

③根据收款凭证、付款凭证逐日逐笔登记特种日记账（包括现金日记账、银行存款日记账）。

④根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证编制有关的明细账。

⑤根据记账凭证逐笔登记总账。

⑥月末，将特种日记账的余额以及各种明细账的余额合计数，分别比对总账中的有关账户的余额，以保证金额相符。

⑦月末，根据经核对无误的总账和有关明细账的记录，编制会计报表。

（二）科目汇总表核算形式

科目汇总表核算形式亦称记账凭证汇总表核算形式，它是根据记账凭证定期编制科目汇总表，然后据以登记总账的一种核算形式。这种核算形式在记账凭证核算形式的基础上进行了简化，其显著特点是设置科目汇总表并据以登记总账。科目汇总表是一种表格，事先将本单位会计核算所使用的会计科目印成一排，月末（或定期）将收款凭证、付款凭证和转账凭证中各个科目的借方发生额加总填入科目汇总表该科目的借方，将各个科目的贷方发生额加总填入科目汇总表该科目的贷方，最后进行纵向加总并试算平衡。试算平衡以后，即可将科目汇总表作为登记总账的依据。

科目汇总表的核算适用于生产经营规模较大、经济业务较多的单位。采用科目汇总表核算形式时，企业需要设置的各种账簿与汇总记账凭证核算形式的账簿基本相同，其基本步骤如图2-2所示。

各基本步骤的说明如下。

①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证或转账凭证。

②根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账、银行存款日记账。

③根据原始凭证或原始凭证汇总表、收款凭证、付款凭证、转账凭证逐笔登记各种明细账。

④根据收款凭证、付款凭证、转账凭证编制科目汇总表。

⑤根据科目汇总表登记总账。

⑥月终，将现金日记账、银行存款日记账的余额以及各种明细账的余额合计数分别与相应的总账余额核对相符。

⑦月终，根据总账、各种明细账的有关资料编制会计报表。

（三）汇总记账凭证核算形式

汇总记账凭证核算形式是根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，再根据记账凭证编制汇总记账凭证，然后根据汇总记账凭证登记总账的一种核算形式。汇总记账凭证核算形式是记账凭证核算形式的发展，其主要特点是先定期将全部记账凭证按照种类不同分别归类编制汇总记账凭证，期末再根据汇总记账凭证登记总账。

采用汇总记账凭证核算形式，企业除需设置记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证）之外，还应设置汇总记账凭证（包括汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证），并将其作为登记总账的直接依据。汇总收款凭证是按“库存现金”和“银行存款”科目的借方分别设置的一种汇总记账凭证，用来汇总一定时期内现金和银行存款的收款业务。汇总付款凭证是按“库存现金”和“银行存款”科目的贷方分别设置的一种汇总记账凭证，用来汇总一定时期内现金和银行存款的付款业务。汇总转账凭证是按照除“库存现金”“银行存款”以外的每一贷方科目分别设置，而按相应的借方科目进行归类汇总的一种汇总记账凭证，用来汇总一定时期内的全部转账业务。

汇总记账凭证核算形式的基本要求：在编制转账凭证和付款凭证时，只能编制“一借一贷”或“一贷多借”的凭证，而不能编制“一借多贷”的凭证；编制收款凭证时，则只能编制“一借一贷”或“一借多贷”的凭证，而不能编制“一贷多借”的凭证。在汇总记账凭证核算形式下，企业需要设置的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账，一般采用三栏式；总账按总账科目设置账页，一般也采用三栏式；各种明细账可根据实际情况，采用三栏式、数量金额式或多栏式。汇总记账凭证核算形式的基本步骤如图2-3所示。

各基本步骤的说明如下。

①根据经审核的原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三类）。

②根据收款凭证和付款凭证，登记特种日记账（现金日记账、银行存款日记账）。

③根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记有关的明细账。

④根据一定时期内的全部记账凭证，分别汇总编制汇总记账凭证。

⑤根据定期汇总编制的汇总记账凭证，登记总账。

⑥月末，将特种日记账的余额以及各种明细账的余额合计数，分别与总账中相应账户的余额核对相符。

⑦月末，根据经核对无误的总账和有关的明细账记录，编制会计报表。

2.2.3 明细账的登记

各种明细账要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天登记，也可以定期（3天或5天）登记。债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记，以便随时与对方单位结算，核对库存余额。

2.2.4 日记账的登记

日记账应当根据办理完毕的收、付款凭证，随时按顺序逐笔登记，最少每天登记一次。

1.现金日记账的登记方法

现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记；同时，由其他会计人员根据收、付款凭证，汇总登记总账。对于从银行提取现金的业务，由于只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而现金的收入数，应根据银行存款付款凭证进行登记。每日收付款项逐笔登记完毕后，应分别计算现金收入和支出的合计数及账面的结余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实存数相核对，借以检查每日现金收入、支出和结存情况。

2.银行存款日记账的登记方法

银行存款日记账应按各种存款分别设置，通常由出纳人员根据审核后的银行存款收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。对于现金存入银行的业务，应根据现金付款凭证进行登记。每日终了，应分别计算银行存款收入、付出的合计数和本日余额，以便于检查监督各项收支款项，并定期同银行对账单逐笔进行核对。

在根据多栏式现金日记账和银行存款日记账登记总账的情况下，账务处理可有如下两种做法。

（1）由出纳人员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记现金和银行存款的收入日记账和支出日记账，每日应将支出日记账中当日支出合计数，转记入收入日记账中支出合计栏中，以结算当日账面余额。会计人员应对多栏式现金日记账和银行存款日记账的记录加强检查监督，并负责于月末根据多栏式现金日记账和银行存款日记账各专栏的合计数，分别登记有关总账。

（2）另外设置现金和银行存款出纳登记簿，由出纳人员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记，以便逐笔掌握库存现金收付情况和同银行核对收付款项。出纳人员将收、付款凭证交由会计人员据以逐日汇总登记多栏式现金日记账和银行存款日记账，并于月末根据多栏式日记账登记总账。出纳登记簿与多栏式现金日记账和银行存款日记账要相互核对。

上述第一种做法可以简化核算工作，第二种做法可以加强内部牵制。总之，采用多栏式现金日记账和银行存款日记账可以减少收、付款凭证的汇总编制手续，简化总账登记工作，而且可以清晰地反映账户的对应关系，有助于相关人员了解现金和银行存款收付款项的来龙去脉。