商务技巧1：决定不做的事

只确定工作优先级是无法提高效率的

眼前有许多工作你却不知道从何处下手，或是做某项工作的时候，你突然又接到别的工作，你对先做哪项工作犹豫不决，只感觉到时间流逝而工作没有任何进展。

“如果一天有48小时就好了。”

“谁能帮我确定下工作的优先级？”

你是否有过这样的想法？

但是，环顾四周时，你发现有的同事正有条不紊地处理工作。于是，你向把工作安排得井然有序的同事请教应该如何提高工作效率，得到的建议常常是“要学会确定工作的优先级”。

具体来说就是把该做的事列成清单，从优先级高的工作入手。

令人吃惊的是，大多数商务人士在处理工作时并不能确定正确的工作优先级。也许有人认为“这不可能吧”，但这就是事实。

有时人们会确定个人独特的工作优先顺序。例如，有人会以接受委托的顺序、工作的紧急程度等为标准来确定工作的优先级。这些标准在某种程度上可以用来判断工作的优先顺序，但它们是否能准确确定工作的优先级呢？

如果你是不必自己确定正确的工作优先级的项目助理，或是无法确定正确的工作优先级的职场新人，那么也许你按照接受委托的顺序依次处理工作就足够了。

但是，作为已经工作数年的商务人士，如果按照接受委托的顺序或者按照自己想到的顺序处理工作，那么这只是对工作进行了排序，并不是在根本意义上确定工作正确的优先级。

决定不做的事很重要

如果你可以确定正确的工作优先级，那么工作效率就可以有所提高。不过，仅仅这样做的话所产生的效果是有限的。当然，这比在不确定优先级的情况下的工作效率要高。笔者再强调一次，仅依靠确定工作优先级，你的工作效率是不会大幅提高的。

为什么呢？

这是因为如果只确定工作的优先级，那么排序靠后的工作最后还是要做的。也就是说，即使是对优先级靠后的工作，你也要花费本就有限的时间去做。

例如，有时会出现这种情况：“今天有时间，我就把排序靠后的工作也处理了吧。”这样一来，你只是改变了所做的事和花费时间的顺序，结果和未确定工作优先级时一模一样，工作效率几乎没有提高。

那么，你应该如何做呢？答案很简单。

在确定正确工作优先级的基础上，决定不做的事，并且坚持不做那项工作，仅此而已。这样就可以把花费在不做的事上的时间挪用到其他优先级高的工作上。

但笔者说到这里，受到大多数人的质疑：“这事有那么简单吗？”是的，就是这么简单。但在决定哪件事不做的时候，如果你按照自己想到的优先级来确定，这就会比较麻烦。某件事明明是重要的工作，却因为你想到的优先级靠后而不去做，这就是你要在提高工作效率前解决的问题了。

人、物、钱、时间是有限的

话题回到最初。为了提高工作效率，你需要先决定不做的事，并且对于已经决定不做的事，就算有时间也坚决不做。

听到这些话，人们也许会有不同的反应。

有人会说：“坚决不做也太难了。”

有件事令人吃惊，当只有自己感到空闲或者提前下班的时候，人们似乎会对身边的人产生一种愧疚感。于是，如果自己有时间，人们就会不由自主地把优先级靠后、已经决定不做的工作完成。这样一来，就和前文所说的一样，工作效率不会提高。

因此，重要的是“已经决定不做的事，就算有时间也坚决不做”。

也许还会有人指出：“原本就没有优先级靠后的事。”他们认为所有工作都是重要的。或许从某个角度来看这是正确的。当被问到工作“是做了好还是不做好”的时候，很多人的回答都是“做了更好”。

但做出这种回答的人忘记了一个重要的观点。人的时间和社会的资金都是有限的。有限的人、物、钱和时间必须集中投入到重要的工作中。这是高效利用时间的方法中最重要的一点。

当你面对下属的时候，你需要试着思考并运用这个观点。也就是说，提高你所负责公司工作效率的关键是决定下属工作中不必做的事。然后，让他把空出时间的一部分投入到下一项重要的工作中。如果能做到这一点，那么你的公司工作效率就会实现质的飞跃。

这个如果从投资回报率的角度来说明，就是分子回报值增加，分母投资值微微减少，投资回报率也就因此变高。

一些上市公司将其称为“清扫”行动。每年召开数次关于决定不做之事的会议，并根据会议规模大小将此分别命名为“扫除”“中扫除”“大扫除”。公司对不做之事的范围不设禁区，即使是过去一直沿袭至今的事也会通过考察来决定是否延续。

据说，“清扫”行动开展几年之后，某项目的首创者竟然提问：“该项目是否要取消？”并大胆地对该项目进行了重新评估。

笔者建议你和你的公司也试着定期开展“清扫”行动。