精准传达:完美沟通的6种技能
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你和对方之间的两个鸿沟

● 无法理解的“大脑鸿沟”

当你在用大脑去理解对方说的话时,你们之间可能会产生很大的鸿沟,我将此称为“大脑鸿沟”。鸿沟的实质是彼此拥有的不同的信息量、知识量、理解能力、语言技能等。

请试着回想一下身边那些因别人不理解自己在说什么而焦虑不安的人。他们使用的语言很抽象,或者很难理解;话题分散,不知所云;他们到底想要说什么,听话人得不出结论。

例如,请想象下面的科室会议召开时的场景。

上司:“有件事要拜托你们,现在必须对3个月前的活动进行总结并写报告,请各位配合。报告可以使用业务报告文件夹中的销售活动表,文件夹里有填写样表。那个……表格分为用于定期举办和用于不定期举办两种,请注意。嗯……这次要用的是不定期举办的表格。(嘈杂声)那个……下周的科室会上我会再次确认,我想大家都很忙,请多多关照。”

这一番话能传达给别人明确的信息吗?恐怕出席会议的人的脑海中会浮现下面的问题:

“3个月前的活动具体指哪次?”(→那时候举办了3次活动。)

“谁是对象?我也要写吗?”(→我没有参与不定期举办的活动。)

“哪个文件夹?”(→是企业内部创建的那个吗?)

“表格手写也可以吗?”(→因为出差不能使用公司的系统。)

“下周的科室会我将有事缺席。”(→也就是说,是不是可以不用做该任务了?)

“科室会上确认是什么意思?”(→那时再把表格带来?还是在会议之前提交?)

“截止日期是什么时候?提交给谁?”(→没说是不是就意味着不是一定要做呢?)

这段话里充斥着不清楚的信息,信息量完全不够,并没有做到准确传达信息。既然如此,用提问的方式确认就好了,可也有人觉得麻烦所以不想提问。听话人就会根据自己的情况随意理解。

上司:“可是,认真写完提交的人也有好几个呢,我的信息顺利传达了。”

确实,这些人很了不起。但是,理解能力和工作状况因人而异,何况还有出差的销售负责人。是不是有人无法理解这些信息,或者由于时间关系很难完成呢?请你试想一下,对方脑海中可能会有的信息。这样一来,你就会意识到刚才设想的问题的答案,原本就应该提前进行解释。对于解释之后出现的个别情况,再以接受提问的方式回答,否则双方都会觉得浪费时间,同时彼此间的负担感也会加重。

因此,请先思考“大脑鸿沟”是什么吧。

● 无法产生共鸣的“心灵鸿沟”

即使理解了上司说的意思和内容,也会有成员说:“嗯,我能理解,但总觉得无法接受。”“我知道你想做什么,但为什么事到如今才说?”

为什么会出现这种情况呢?原因是他们之间产生了“心灵鸿沟”,例如,问题意识、心情、价值观、工作观、常识等。这种情况下,成员的内心并没有和上司产生共鸣,彼此的内心之间存在鸿沟。

说到上文提到的科室会上的任务,成员的心情如下:

“说到底,报告到底是为了谁而写的呢?”(→我现在这么忙……)

“为什么过了3个月才让我们做这件事呢?”(→想必之前就知道吧,上司是不是忘记了?)

“是必须总结吗?”(→有种被迫去做的感觉,应该以更主动积极的态度来拜托我们做。)

那些最终提交报告的人,是能在上司没有充分说明的情况下,自己主动找到文件夹里的工作表,提前自主采取行动的类型吧。那样的员工真是太棒了!但是,我们不可能期待大家都是这样的。

上司:“这些解释好像在跟小孩说话一样,如果是我的话,我反而觉得是在把人当傻瓜。”

的确如此,我们得明白,也有上述这样想的上司。

能不能消除心灵鸿沟,关键在于能揣摩对方的内心和情绪到什么程度,这取决于人的共情能力。如果总是习惯和相同类型的人针对相同主题进行对话,那么当他和不同类型的人进行对话时,就会觉得“信息可能无法准确地传达……”,从而感到焦躁,感到有压力,或许你也有过这样的经历吧。

现在我们再整理一下思路吧。传达的终极目标是“信息=目的”,也就是达到说话人和听话人在大脑和心灵上达成一致的状态。为了达到目的,要彼此理解、接纳,并产生共鸣,在填补彼此大脑和心灵鸿沟后,最终达成一致。让参加会议的成员明白报告的必要性,并心情愉快地接受上司下达的指示,这才算是达到了传达信息的目的。

无论是从积极意义来看,还是从消极意义来看,现在的世界都是一个没有正确答案的世界。身处这样的时代,你如果不注意和对方的心灵鸿沟,就会面临越来越多无法准确传达信息的状况。即使你的逻辑正确,也无法传达信息。你是不是预感将来压力会越来越大呢?没关系,我们一起来探讨对策吧。

总结

虽然大脑可以理解,但是如果心里不想主动的话,也无法准确传达信息。