第2章 办公室公文写作概述

学习目标

掌握办公室公文的含义、分类与特点；掌握办公室公文的基本要素；掌握办公室公文的审查和修改；了解办公室公文写作的必备能力。

关键词

办公室公文基础知识/办公室公文基本要素/审查和修改/写作必备能力

任务一 了解办公室公文的基础知识

一、办公室公文的含义

办公室公文是指国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众，在日常工作、生活中办理公务和个人事务时经常使用的具有惯用格式的文书。它有别于以抒发主观感情、反映现实生活为主的文艺性创作，是为处理公务和私人事务而写的，是一种最直接、最有效地交流思想、传播信息、解决问题、为社会服务的实用性文体。

洽谈会邀请函

亲爱的××先生：

我们非常荣幸地邀请您出席为××代表团举行的商贸洽谈会。洽谈会定于10月4日（星期五）在市政会议厅举行。下午3点准时举行洽谈会，随之在7点举行正式的晚宴。

我们期待您的光临，请提前告知您能否出席。

地址：××××××××××

联系人：×××

联系电话：××××××××

××××年9月20日

二、办公室公文的分类

办公室公文分为公务文书和私务文书两类。其中，公务文书分为通用公务文书和专用公务文书两类。私务文书在此不详细介绍。

1.通用公务文书：指在各行业都可使用的文书，包括法定公务文书和普通事务公文两类。其中，法定公务文书是党、政、军机关使用的文书，简称公文，特指国家行政机关公文；普通事务公文没有使用界限，包含种类繁多，常见的有简报、计划、总结和调查报告等。

2.专用公务文书：指在特定的工作部门或一定范围内，按照特定需要专门使用的文书，主要包括财经文书、法律公文、科技文书、军事文书和外交文书等。

三、办公室公文的写作特点

办公室公文是一种特殊的写作过程，具有以下特点：

（一）实用性

小说、诗歌、戏剧等文学作品能给读者以审美享受，有助于读者认识生活，却无法直接解决生活中的实际问题。办公室公文写作不是为了审美，而是要解决实际问题，具有很明确的实用性。比如，写一则新闻，就能达到传递消息的目的；写一份公文，就能发挥其管理职能。任何一篇办公室公文，都有特定的目的以及需要解决的实际问题。

（二）时效性

文学作品的写作除了特殊情况外一般不讲究时效性，作者可以只追求作品的完美，而不用担心时间。办公室公文则不同，写作时必须讲究时间和效益。例如，会议通知一定要在开会前写完并发出，若会议开过后才写完便失去其效用。

（三）真实性

文学作品写作中，为了渲染氛围可以夸大情节、虚构人物，但写作办公室公文时所选的材料必须是真实的，涉及的人、事、物必须是现实生活中客观存在的，引用的数字、数据、图表等必须是经过科学测算的，不能道听途说、凭空捏造。真实性是办公室公文的生命，若失去真实性，公文便失去了它的使用价值。

（四）规范性

文学作品在写作时讲究独创性，力图摆脱模式的束缚。办公室公文为了方便写作和使读者阅读起来一目了然，在文体和格式上有相对统一的要求和标准。例如，公布社会有关方面应当遵守或周知的事项时，应使用通告；表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时，应使用通报。

（五）限制性

文学作品问世后，对读者范围没有限制，任何人都可以阅读。办公室公文因其具有明确的针对性，必然会限定读者范围。

任务二 了解办公室公文写作的基本要素

一、确立主题

主题是作者在文章中表达的中心思想或基本观点。一篇文章要表现什么思想，说明什么问题，都集中体现在主题上。主题是否正确、深刻有力，是文章好坏的基本标志。写作主题一旦确定，文章内容的取舍、结构安排、语言运用都要紧紧围绕主题，受主题支配。因此，选准、选好主题，是写好文章的关键。写办公室公文时，对主题有以下三点要求。

（一）正确

主题正确是写办公室公文的基本要求，即主题必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规，必须符合客观实际情况，反映客观事物的本质规律，对工作有积极指导作用，经得起实践检验。若文章主题错误，会给实际工作带来很多麻烦。

（二）鲜明

写办公室公文时必须观点明确，肯定什么、反对什么要表述清楚，绝不能模棱两可，要使读者能够正确理解文章观点。

1.主题有针对性，能回答现实生活和实际工作中需要解决的问题。

2.主题清晰、明确，内容描述、语言表达是肯定的。

3.主题完整，在公文中提出问题后，要分析并解决问题，不能只提出问题而不解决。

（三）集中

主题集中是指公文应突出一个重点，围绕一个中心思想把问题说清说透，不要试图在一篇文章中表述多个意图，也不要使用过多与主题无关的材料，避免分散主题。有些综合性报告需要同时表述几件事情，这时应抓住事物的主要矛盾和共性，做到突出重点、主题集中。

只有主题集中，才能使对方更容易理解公文，处理有关事项，执行有关规定。如果公文主次不分，就会影响公文的表达效果。

二、收集材料

办公室公文写作十分依赖材料。为了表现主题，往往需要收集一系列材料，使主题真实、立体地表现出来。

（一）办公室公文材料的特点

不是所有材料都适用于办公室公文，选材时应注意以下几点。

1.材料的真实性。办公室公文选用材料时不能改变材料本身性质，必须保持材料的真实性，如时间、地点、数据、事实过程及结果，否则会使材料本身价值发生变异，歪曲事实，不仅不能解决问题，反而会误导读者。

2.材料的新颖性。选取办公室公文的写作材料时，应选取那些反映客观事物发展变化趋势，说明客观事物新面貌、新政策、新数据、新发现的材料，因为新颖的材料更符合时代特点，容易引起人们的共鸣，给读者以思想启示。

3.材料的典型性。这是指选取的材料要能支持主题和说明问题，可以是一个具体的事例、一些有说服力的数据和带有普遍性的现象。选材时，要根据主题和观点的需要，选择不同类型的典型材料。

（二）获取材料的方法

材料必须依靠平时的搜集与积累，获取材料的主要途径有以下几种。

1.社会实践。在工作实践中做个有心人，时刻关注有价值的事件及数据，及时记录并收集做了哪些工作、采用了什么方法、取得了什么效果、哪些人参与等信息。同时，全面、系统、动态地观察，做到实事求是，防止主观武断、先入为主，以获取真实、广泛、完整的材料，并把观察所得及时整理成文字，为写作提供基础。

2.调查研究。个人的实践和视野总是有限的，也很难进行深入细致的观察，这就需要你走向社会，向有关人士了解情况，扩大视野，掌握尽可能多的材料。

3.查阅资料。写办公室公文时，常常会从有关文件、正式出版物以及会议资料中获取材料，因此，大量查阅文献资料获取材料是公文写作常用的方法。

三、结构安排

办公室公文的结构是指根据主题需要，对文章各部分进行组织与安排。公文结构通常包括标题、开头、正文和结尾四个部分，下面分别介绍。

（一）标题

办公室公文的标题要充分体现主题，遵循一定的规范要求，常见的标题形式如下。

1.公文式标题。这类标题程式化比较强，表达直接且少变化，主要用于各类公文，如“国务院关于进一步促进中小企业发展的若干意见”。

2.新闻式标题。它分为单标题和双标题两种形式。单标题直接表明文章主题，如“民族团结和祖国统一是最高利益”；或提出问题，如“×国经济何时走出低谷”。双标题是有正题和副题的双行标题，其中正题符合单标题要求，突出文章主题；副题则对正题起补充作用，说明公文的内容范围和文种，如“哥伦比亚一城市通过法案——传八卦消息罚款6000美元，最长蹲监狱3年”。

3.论文式标题。这类标题或表达文章观点，或点明论述范围，如“关于房产抵押若干问题的思考”。

（二）开头

办公室公文的开头担负统领全文、揭示主题的作用，要求开门见山。常见的开头方式有以下几种。

1.小结概述式。语言简明扼要，围绕主题介绍有关情况或背景。如：“5月28日6时5分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车，行驶至沈山线锦州铁路局管辖的兴隆店车站时，发生重大颠覆事故，造成3名旅客死亡、143名旅客和4名列车乘务员受伤，报废机车1台……沈山下行线中断运输近20小时，直接损失达170余万元。”（《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》）这就是小结概述式开头，为会议纪要、调查报告等常用的方式。

2.说明依据式。开头引用上级指示精神或有关法律，常以“根据、按照、遵照”等词语领起下文。如《卫生部关于医师多点执业有关问题的通知》：根据《中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》，“稳步推动医务人员合理流动……”这种方式常用于通知、批复、通告、规章等。

3.陈述目的式。开头以简明语言直接说明写作的目的和意义，常用介词“为、为了”引领下文。如：“为保障民用航空的安全，防止劫持、破坏民航飞机和破坏民用航空设施事件的发生，确保公共财产和旅客生命财产的安全，特通告如下……”（《国务院关于保障民用航空安全的通告》）

4.说明原因式。开头常用“由于、鉴于、因为”等词领起下文，也可简述发文原因，再引出写作目的。如：“鉴于当前走私、套汇、投机倒把牟取暴利、盗窃公共财物、盗卖珍贵文物等经济犯罪活动猖獗……”

5.阐述议论式。开头用议论的表达方法，表达作者的看法、提出观点。如《知识经济与人力资源会计》：“知识经济已在世界范围内初见端倪，它是继农业经济、工业经济之后一种新的经济形态。在知识经济时代，知识与经济的结合促进经济的迅速发展，知识将成为所有创造财富要素中最基本、最有效的生产要素，从事知识创新、传播和运用的知识劳动者是社会财富的主要创造者，人力资源成为企业乃至整个社会最宝贵的稀缺资源。对人力资源进行会计核算，加强人力资源管理，是适应知识经济发展的需要……”

6.开头提问式。先提出问题，然后引出下文。这能引起读者的注意和思考，常见于调查报告、学术论文。如《国企人力资源管理出路何在》：“进入知识经济时代，智力资本成为企业的第一竞争要素，人力资源管理的重要性愈加凸显。然而，传统上稳居头把交椅的国营企业，在人才竞争中却越来越有大步落后的趋势，问题何在……”

（三）正文

正文是公文的核心内容，材料集中体现，观点逐级展开，主旨得到凸显。因此，处理好正文的层次结构，是办公室公文谋篇布局的关键。

1.内在结构顺序

内在结构顺序是指写作办公室公文时，按其内在层次结构安排顺序，通常考虑时间结构顺序、空间结构顺序、时空交叉结构顺序和事理逻辑结构顺序。

（1）时间结构顺序：以事物的产生、发展、变化过程或时间先后顺序安排文章内容，是一种纵式结构。使用这种写法时，要分析事件的发展过程，区分不同阶段与主次，分别叙述，使读者可以抓住事物要点。写作单位的大事记、工作简报等公文时，可采用这种结构。

（2）空间结构顺序：以空间变换顺序安排文章内容，是一种横式结构。使用这种写法时，要先按事物相关关系分类，把主体分成几个部分或方面，再将各部分横向排列，逐个阐述。通过深入浅出的分析，先抓住问题的“总”，然后以“总”为中心推导出相互并列的“分”。

（3）时空交叉结构顺序：将时间结构顺序和空间结构顺序交叉结合安排文章内容，是一种纵横式结构，又叫合式结构。

（4）事理逻辑结构顺序：以事物的内在逻辑联系安排文章内容，即按判断、分析、推理、综合等逻辑思维方式的顺序安排文章内容。写作法律公文、总结和情况报告时，可使用此种结构。

2.外在文面结构形式

外在文面结构形式是指办公室公文的外在表现形式，通常有小标题式、条目式、标序式等形式。

（1）小标题式：如果办公室公文内容较长、涉及面较广，需要分成几部分，每个部分提炼出一个总结本部分中心思想的小标题或分论点。各部分的小标题集中起来，展示出整篇文章的结构框架和基本内容。小标题大体分为两类，一类是概括本部分的要旨，如“依靠科技兴厂增效”；另一类是点明内容范围，如“成绩与经验”“工作展望”等。

（2）条目式：将公文主体内容按结构要求分为若干条项，如××股份有限公司章程第一章总则第一条：××股份有限公司是一家大型民营企业……此种形式常用于公司员工手册、规章制度、条例等的写作中。

（3）标序式：用序号标出内容层次，做到条理分明。在难以提炼确切小标题或首括句时，可采用此形式。条款标序式的情况有两种：一种为大段标序，即在小标题位置处标序，将文章分为几大块，如“一、基本情况”“二、成绩与经验”“三、下一步工作展望”；另一种为条款标序，只以序数编排，不设首括句，主要用于条款内容较短的办公室公文。若内容中的条款较多，再添加如“（一）、1.、（1）、①、A、a”等小序号。

（四）结尾

办公室公文的结尾讲究言尽意尽，但不能草率。常用的结尾方法有以下几种。

1.强调式。对文中提出的问题进行强调说明，以引起重视。

2.结论式。对文中主要观点或问题加以归纳总结或略做重申，以加深印象。

3.说明式。对与主体内容有关但性质不同的问题或事项做补充交代、说明，以保证内容的完整性，如公文结尾写明实行日期、执行范围、传达对象、与该文规定不符的原有规定如何处置等；论文结尾则说明尚未解决应另讨论的问题。

4.号召式。提出希望，发出号召，展望未来。例如，公文通报、市场预测、倡议书、计划书等常用这种结尾形式。

5.建议式。针对实行目标、存在问题，提出意见和建议。

6.责令式。多用于下行公文，即向下级提出贯彻执行的要求，如“以上各点，希望遵照办理”“希望认真执行”“请研究执行”等。

有的办公室公文在结尾处已经融入主体部分，则不必再另写结尾，自然收尾即可。

四、语言运用

与文学作品相比，办公室公文不必也不允许追求丰富的想象，它的语言具有准确、简洁、朴实等特点。

（一）准确

办公室公文语言特别强调准确。准确是指努力使语言表达符合客观实际，事实、数字甚至细节必须准确、可靠。

1.用词准确，不出现语言模糊和语义分歧的情况。语言模糊，是指语言意思表达不明确，不能准确表达概念。比如，一份起诉意见书结论部分的定性语言为：“被告人犯有人身伤害罪、侵犯财产罪。”此为司法文书语言不明确的含糊表达。司法文书定罪、定性必须到条到款，这两大罪实际包含许多具体条款，没有表达出来到底是哪一条、哪一款。

所谓语义分歧，是指语言表达的意思不定，一句话有两种甚至多种解释。如：（1）明日乘××次车到京。（2）事故发生之前，房门没锁。

例（1）中的“到”，除了可解释为“到达”外，也可歧解为“往”；例（2）中的“锁”，既可作为名词解，也可作为动词解。此类句子只要把多义词换成一个意义明确的词语，便可去歧明义。例（1）可改成“明日乘××次车抵京”；例（2）中的“房门没锁”，可改为“房门没装锁”或者“房门没锁上”。

2.注意语言得体。即恰当地选择字、词、句和语气，准确把握好该写什么、不该写什么，该怎么表述、不该怎么表述，该说到什么程度、不应该说到什么程度。不同类型的办公室公文语言，必须符合文种要求。例如：

（1）指挥性公文如命令、指示、决定、通知等，所用语言应郑重、严肃、严谨、准确、简洁，表意完整。

（2）布告、事务性通知等宜用说明性、陈述性语言，要简明、扼要。

（3）报请性公文应侧重运用说明性、陈述性语言，避免过多使用论述性语言。如请示应恳切，不宜转弯抹角，更不能有要挟的意味；报告应实事求是，具体陈述实情，少讲大道理。

（4）商洽性公文要语言诚恳，措辞得体，以礼相待，不卑不亢，切忌用命令式语言。语言是否得体，直接影响到公文的权威性和能否发挥作用。

（二）简洁

为提高阅文办事效率，办公室公文语言必须简洁明了，即用尽可能少的文字传达尽可能多的信息，避免语言的赘述和重复。如：“诉讼费1000元，由原告负担500元，被告负担500元。”这完全可改为：“诉讼费1000元，双方各负担500元。”要使语言简洁，应做到以下几点。

1.去掉累赘部分。如“在基本建设中确实存在许多需要纠正的不良倾向”句中，“不良倾向”本在“纠正”之列，故应删去“需要纠正的”几个字。

2.力戒堆砌。如：“我们一定要把这条街道建成美丽的、文明的、花园式的、人人喜爱的、秩序井然的、非常繁华的现代化街道。”这句话堆砌了众多形容词，给人矫揉造作、华而不实的感觉。

3.不要苟简。应该说的话不说，应该用的词不用，单纯追求文字少，损害语言的表意功能，这种情况就是“苟简”。如：“赃款、赃物均已挥霍。”赃款可以挥霍，赃物怎能挥霍？实际上，作者想要表达的意思是：赃款已被挥霍，赃物已无法追回。其问题在于极力追求语言的简省，却忽略了表意的完整性，把本应分开的两句话硬压缩合成一句，造成明显的表意错误。因此，简洁、篇幅短、文字少，以不发生歧义、不遗漏内容为前提。

4.适当使用文言词语。保留文言词语的固定用法是公文语言简洁的一个特色。如：“×月×日寄来的函件已经收到，知道了你们要求的事情，我们已经派出人员调查，等把事情调查清楚就立即把结果告诉你们。”可以改为：“×月×日来函收悉，我们已派员调查，查清即敬告无误。”此为规范的公文语体，不但文字简洁，语气上也既严肃又有礼貌。

（三）朴实

办公室公文是处理事务的工具，也是沟通信息的基本方式。因此，语言要朴实，用实实在在的语言直接明白地把事物的本来面目反映出来，不追求华丽辞藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。

公文中不允许说空话，语言以朴实为美，渲染是大忌。如一篇公文中写道：“当前新工业园区万紫千红、百花争艳，地方政府希望广大职工借这股强劲的东风，像园丁一样开动脑筋，群策群力，辛勤地耕耘工业园区，努力工作，力争超额完成今年全市的工业生产任务。”这段文字要表达的意思是：“当前，工业蓬勃发展，地方政府希望新工业园区广大职工群策群力，力争超额完成今年全市的工业生产任务。”两相对比，前者的过多渲染给人哗众取宠的感觉，后者则以朴实的语言表明意图。

任务三 办公室公文的审查和修改

审查和修改是办公室公文写作的最后一个步骤，也是非常重要的环节。文不厌改，办公室公文写作更是如此，稍有差池，就可能影响它的实用效果。

一、办公室公文的审查

办公室公文写作完成后，需要对文章标题、主题、结构、材料以及语言等进行审核与检查。

（一）标题

审查文稿时，首先查看标题是否简练、直接，如“销售部2020年上半年工作总结汇报”。其次，查看公文标题是否与内容相符，如需向上级机关汇报工作、反映情况等，标题应为“报告”；若是上级机关对下级机关中典型的先进事迹、人物进行表彰，或对严重错误予以批评教育，文书标题则为“通报”。

（二）主题

办公室公文的主题一定要明确，也就是说，文稿说明或解决的问题要非常清楚。修改时，应查看文稿是否抓住了重点问题，全文是否围绕这一重点问题展开。若非如此，应删除多余内容或修改相关语句。

（三）结构

不同文种的办公室公文有其相对固定的体式规范，一些常用词语或短语也可成为结构的组成部分。审查文稿结构时，首先应查看其是否符合相应的体式要求；其次，检查文稿层次条理是否清楚，详略安排是否得当，段落是否合乎逻辑，过渡衔接是否连贯自然。

（四）材料

办公室公文引用的材料要确保准确、可靠。材料是支撑文章观点的关键要素，材料不实、观点不正确，文稿的作用和影响力就会大打折扣，影响实际应用。另外，审查文稿材料时，还应考虑所选材料是否典型、能否说明问题，否则应置换材料。

（五）语言

办公室公文的语言要准确、精练，不能有错别字，用词讲究，不产生歧义，注意词语的感情色彩和语体色彩。另外，也应考虑句式表达是否得当、符合逻辑、衔接紧密，确保正确使用标点符号。

二、办公室公文的修改

文章修改应从内容到形式、遣词造句到标点符号进行整体推敲、衡量。常用的修改手段有增、减、调、换四种。

（一）增

所谓增，就是增加材料。在计划、总结、调查、报告之类的办公室公文写作中，应尽量使文章中所用的每种材料对主题来讲是充分、必要和具有典型意义的。如果原有材料不足以说明主题，必须增加材料。当然，增加的材料是有选择性的，必须遵循支撑正文观点的原则。

（二）减

所谓减，就是删减材料。办公室公文写作中，选择和运用材料要以一当十，越精越好，凡是与表达主题思想无关或不真实、不典型的材料都应删除，这样才能既突出文章主题，又使语言表达凝练简洁，取得好的效果。

（三）调

所谓调，主要指调整文章结构。结构是文章的形体，必须严密顺畅，条理清楚。如果逻辑结构出现漏洞，文章内部层次、段落顺序安排不合理都会影响主题表达，造成读者理解障碍和认识混乱。出现这种情况时，要调整文章结构，重新安排层次、段落顺序，以切合文章内在的逻辑和主题表达需要。必要时，可调整同段文字的内在表达顺序，如结构前置、先分后总等，以便清楚反映文章意图。

（四）换

所谓换，是指换材料。凡是不能准确反映写作意图、不能很好支持主题的例证材料，无论多么生动都要换掉。对于不适合的字、词、句以及标点符号都应及时更换，以保证文章的顺畅。

任务四 办公室公文写作的必备能力

一、观察认知能力

办公室公文反映的是客观现象，其主旨来自实践，材料也源于实践。写作者必须有较强的观察认知能力，才能观察、感知物质世界的表象，认知物质世界的内在联系和本质。

（一）对客观规律的认知

认知事物，感知表象不是目的，而是要认知其内在规律。不能准确把握事物规律，文章就无法形成正确的主旨思想。办公室公文的主旨一旦有偏差或错误，会直接为工作带来损失。

（二）对政策、法律、方针的认知

办公室公文反映的是社会的新情况、新动向，任何从事办公室公文写作的人想写出符合时代特质的文章，必须首先认识和把握当前社会的主旋律。

（三）对语言、文字的认知

对语言的理解认知能力，是办公室公文写作者的基本功，既要有接听电话、商洽事务的简单语言听知应变能力，还要有对环节繁多的调查访问、大型座谈会、互动问答以及听取各种指示、发言等比较复杂活动的听知能力。

很多情况下，写作办公室公文需要的材料不是作者从实践中获取的，而是从别人那里提取的。如向上级呈报的工作报告，除了作者亲身实践获得的第一手材料外，更多的是从本部门的汇报材料中整合出来。如果文字阅读能力不强，对文字的认知能力欠缺，很难整合可以反映工作成果、体现行为价值的材料。

二、思维能力

思维能力是人类特有的精神活动，通过综合分析观察到的表象、概念，达到揭示事物本质的目的。

（一）整合与概括能力

整合材料，是指根据写作目的，对材料进行分解再认识，将有内在联系的各部分重新组合。概括是对同类事物进行归纳，找出共性予以归类，揭示其深层实质。无论是对工作进行例行总结，还是将讨论、发言内容整理成汇报或通报材料，都需要一定的整合能力与概括能力。

（二）分析与解决问题的能力

写作办公室公文时，不是机械地复制文字材料，需要充分发挥主观能动性，参与到办公、例会、处理领导交办的具体工作中。能否快速、准确地完成工作，取决于有没有分析与解决问题的能力。

三、文字表达能力

尽管办公室公文的写作技巧比较单一，但与其他文体写作一样，写作者必须具备一定的文字表达能力才能正确表达思想。

文字表达能力是一种综合能力，它包括主题的提炼能力、材料的选择和使用能力、结构的安排能力和语言的运用能力。