三、档案室的信息收集工作

（一）档案室信息的收集内容

在确保案卷信息完整性与历史性的基础上，依照案卷分类管控的一般准则，将本属于该馆收集的所有具备功能及科学考究价值的多种类别、多种载体形态的档案信息，齐全完整地汇集进馆，建造内容多样、结构合理的档案馆藏体系。

（二）当前行政部门机关档案信息的收录工作

当前行政部门机关是各个层级专业性档案室档案信息的基本来源。收录行政部门档案馆移送的全部案卷资料是档案馆（室）收录与管理的重点任务。

1.接收期限。

依据《中华人民共和国档案法实施办法》规定：机关、企事业单位、团体以及其他社会组织，应该遵照国家档案局档案转移的有关规定，在固定的时间向相关的国家档案馆转交档案。属于中央级、省级和设区的市级国家档案馆（室）接收范围的档案信息，立档部门在档案成立之日起满二十年可向相关的国家档案馆（室）转交；归属于县级国家档案馆（室）接收范围的档案信息，立档部门在档案成立之日起满十年可向相关的县级国家档案馆转交。

2.档案信息接收要点。

入馆的档案信息应当保持全宗的齐全、清晰、完整，并按相关要求整理好档案信息。一个部门形成的所有档案信息是一个完好的整体档案，把档案目录、档案案卷统一移交给一个档案馆（室），严禁随意拆分；入馆的档案信息要完整、齐全，再逐件、逐卷分类整理入库，要保证按期限划分档案，使档案具有永久保留的价值；入档部门要将编撰的组织沿革、案卷指南、验证工具及相关材料同档案信息一并接收；交接档案时，双方应该依照移交的目录盘点、核实，同时在交接档案文件上签字盖章。

3.档案信息接收方式。

依次按年接收和固定期限接收。依次按年接收是指机关依照接收的期限，把已经到期的档案逐年向档案馆（室）移交一次或多次。移交时间间隔由档案馆（室）来确定，基本为三年或五年。

（三）撤销机关档案的接收

改革开放以来，国家在经济、政治、社会及行政管理等方面多次改革。各行政部门、国有企业、事业单位一旦撤销，应把所有档案清查完以后，全部移交给国家档案馆（室）处理。单位档案的接收要求及现行机关档案同时撤销。

（四）重要项目档案信息的接收

重要项目档案信息的接收，泛指在重要项目的过程中直接构成的具有保留收藏价值的文字、声像、影像、电子文本、图片等不同方式的历史记载。根据有关规定，重要项目的组织承办部门或承担机构、承办重要工作的部门，应该在重要项目结束时起四个月之内，向同级国家综合档案馆（室）移交重要项目的档案信息。如有特殊原因需要推迟移交档案信息的，要经同级档案行政管理机关的同意。重要项目中产生的所有档案信息独立组成全宗，档案信息的目录编撰、鉴定、整理等工作，应该由接收档案信息的国家档案馆（室）依照档案信息的收集、整理规定来进行。