1.3.2　写作的格式要求——语体贴切，格式正确

公文在长期的应用中形成了固定样式，因此公文写作具有一定的格式要求，主要体现在公文语体的规范和公文格式的规范两个方面。下面就公文写作的格式要求进行详细说明。

1．语体的规范

语体的规范指的是公文的不同文种以及不同文种使用的语言，其具有不同的规范与要求，具体说明如下。

（1）公文的不同文种具有不同的适用范围，并表达出一定的内容。例如，通知是有关单位内部传达具体事项告知给单位人员的公文，而通告是机关单位对工作事项进行广而告之的公文，两者的受文对象不同，不能误用文种。

（2）不同文种使用的语言不同。以结尾惯用语为例，如请示的结尾多为“以上请示若无不妥，请批准”，而报告的结尾多为“特此报告”，两者的使用目的不同，在语言表达上也有所不同，不能混淆。

综上所述，公文写作的语体规范方面要求，在写作时应使用贴切的文种、准确的语言以及遵守不同文种的用语习惯。

2．格式的规范

公文写作在格式方面的要求主要体现在，其格式的构成要素如主送机关、标题、正文，或是纸张、排版、装订等方面须按严格的标准规范。其格式的规范表现4个方面的特征，具体说明如图1-6所示。

图1-6　公文写作格式的不同表现特征