3.1 认识会计凭证
3.1.1 会计凭证是一门通用的商业语言
会计凭证，简称凭证，是记录经济业务、明确经济责任并作为登记账簿依据的书面证明。会计凭证有许多种，购货发票单、商品的发货单、材料的入库单等都是会计凭证。
会计凭证首先要由执行该项经济业务的有关人员进行填制或取得，然后交给有关部门进行审核，经过审核确认没有任何差错，再由审核人员签章后，才可以作为记账的依据。
3.1.2 会计凭证的作用
会计凭证的填制和审核作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中有着十分重要的意义。会计凭证的作用如图3-1所示。
图3-1 会计凭证的作用
3.1.3 常见会计凭证基本格式
企业所使用的会计凭证种类繁多，其用途、性质、格式等因业务需要而具有多样性。按照填制程序和用途，会计凭证可分为原始凭证和记账凭证两大类，如图3-2所示。
图3-2 会计凭证的种类
以下列举了一些会计凭证的常见格式。
费用报销单的基本格式如图3-3所示。
图3-3 费用报销单的基本格式
增值税专用发票的基本格式如图3-4所示。
图3-4 增值税专用发票的基本格式
银行结算凭证，是收付款双方及银行办理银行转账结算的书面凭证。它是银行结算的重要组成内容，也是银行办理款项划拨、收付款单位和银行进行会计核算的依据。例如，银行汇票结算方式的结算凭证包括银行汇票委托书、银行汇票、银行汇票挂失电报等，商业汇票结算方式的结算凭证包括商业承兑汇票、银行承兑汇票、银行承兑汇票协议、贴现凭证等。尽管各种结算凭证的格式、联次和办理程序不同，其具体内容也有较大差别，但各种结算凭证的基本内容大致相同。
银行汇票的基本格式如图3-5所示。
图3-5 银行汇票的基本格式
收款凭证是根据现金和银行存款收取业务的原始凭证编制的、专门用来填列收款业务会计分录的记账凭证。收款凭证的常见格式如图3-6所示。
图3-6 收款凭证的常见格式
付款凭证是根据现金和银行存款付出业务的原始凭证编制的、专门用来填列付款业务会计分录的记账凭证。根据现金付出业务的原始凭证编制的付款凭证，称为现金付款凭证；根据银行存款付出业务的原始凭证编制的付款凭证，称为银行存款付款凭证。付款凭证既是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细分类账、总分类账的依据，也是出纳人员付出款项的依据。付款凭证的基本格式如图3-7所示。
图3-7 付款凭证的基本格式
转账凭证是根据转账业务（即不涉及现金和银行存款收付的各项业务）的原始凭证填制或汇总原始凭证填制的，用于填列转账业务会计分录的记账凭证。转账凭证是登记有关明细账与总分类账的依据。转账凭证的基本格式如图3-8所示。
图3-8 转账凭证的基本格式
原始凭证是在经济业务发生或完成以后取得或填制的，用以明确经济责任，载明经济业务的具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。例如，各种报销单、发票、银行结算凭证等都是原始凭证。
记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，按记账的要求归类整理而编制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。各种收款凭证、付款凭证、转账凭证等都属于记账凭证。
【小贴士】怎样根据会计业务的特点书写摘要
会计凭证中有关经济业务的内容的摘要必须真实。在填写摘要时，既要简明，又要全面、清楚，应以说明问题为主。写物要有品名、数量、单价；写事要有过程；银行结算凭证，要注明票据号码、去向；送存款项，要注明现金、票据类型等。遇有冲转业务，不应只写冲转，应写明冲转某年、某月、某日、某项经济业务和凭证号码，也不能只写对方科目。摘要应能够正确、完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉，切忌含糊不清。
3.1.4 会计凭证的传递
1.会计凭证传递的作用
会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得时起到归档保管时止，在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务、明确经济责任、实行会计监督具有重要作用。
2.会计凭证如何传递
各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，其涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证的传递应考虑以下基本要求。
（1）会计凭证的传递路线，既要保证会计凭证经过必要的环节，以便有关部门（工作人员）进行处理和审核，又要尽量减少不必要的重复，以加快传递速度和提高工作效率。
（2）会计凭证的传递时间，要根据各个环节的工作内容和工作量，规定各种凭证在每个部门和业务环节停留的最长时间，以保证会计核算的及时性。
3.1.5 会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求。
（1）会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。若确实无法取得证明，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
（2）会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
（3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位的会计部门负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
（4）原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时应在所属的记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。
（5）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。