绪论

当代职业秘书的主要工作是 “三办”，即办文、办会、办事。然而，秘书要做好 “三办” 工作，则离不开应用文写作。因此，高职院校把 “当代企业应用文写作” 作为文秘专业工学结合的核心课程，目的是培养文秘专业学生的应用写作能力，为毕业后从事秘书岗位工作奠定坚实的基础。

要学好应用文写作，首先必须了解有关应用文写作的基本知识。

一、应用写作学与应用文写作的概念

（一） 应用写作学的概念

应用写作学是研究应用文写作的产生与发展、方法和规律的一门学科。它从属于写作学，是写作学的一个分支，是指导应用文写作的基本理论。

（二） 应用文写作的概念

应用文写作，简称 “应用写作”，是一门综合性和实践性很强的基础课程，是以拟写应用文为目的的写作实践活动。

由此可见，应用写作学与应用文写作两者有本质的区别。

二、应用文的概念

应用文是指单位或个人为办理公务或私务、传播信息、沟通关系、表达意愿等所形成并使用的，具有直接实用价值和惯用格式或规定程式的文体。

三、应用文的特点

（一） 使用范围的广泛性

应用文是社会组织或个人赖以处理公务或私务、传递信息、沟通关系、表达意愿的书面工具，是使用范围最广泛的文体。

（二） 解决问题的实用性

应用文是为解决组织或个人的实际问题而写的。实用性是应用文的价值所在、生命所在，是应用文的根本性特征。

（三） 约定或法定的程式性

应用文具有约定或法定的格式和处理程序。应用文的惯用格式是人们在长期的实际使用过程中所形成的，是约定俗成的。有些应用文如公务文书则具有法定的格式和处理程序。

（四） 反映事物的真实性

应用文写作不同于文学创作，文学创作为了塑造人物形象，可以虚构；应用文却不能虚构，必须实事求是，反映事物要真实、可靠。

（五） 功能作用的时效性

应用文必须有成文日期、实施时间或生效时间；应用文的写作要讲究时间与效果，绝不允许延缓拖拉，否则会耽误问题的解决，甚至会导致重大的损失。可见，应用文的功能作用具有很强的时效性。

（六） 语言运用的简洁性

应用文应采用事务语体，一般不使用富于描绘性、形象性的词语。用语力求简洁明了，行文要求惜字如金。

四、应用文的语言要求

（一） 准确贴切

应用文要求使用含义确定、清楚明白、通俗易懂的词语。既不能使用模棱两可、容易产生歧义的词语，也不能使用过时的、冷僻的词语，更不能生造词语。

（二） 简洁明了

应用文要求叙事说理，开门见山；遣词造句，惜字如金。

（三） 朴实得体

应用文的朴实是指语言朴实无华，强调直接叙述，不求辞藻华丽，也不追求形象描写，并且不使用含蓄、虚构的写作技巧。

应用文的得体是指根据不同文种的需要，用语讲究分寸，措辞适度得体，一般不使用语气词、感叹词、儿化词以及富于描绘性、形象性的词语。

（四） 庄重规范

庄重含端庄、郑重之意，是指企业发文处理有关事件的严正立场和严肃态度。企业的公务文书、经济法律文书、经济契约文书、规章制度文书等庄重性尤为突出。

应用文要求用语规范，使用规范的书面语言和专业术语，如经济合同要使用 “定金”而不能使用 “订金”。此外，应用文不能使用口语和方言词语，不能使用简称和略语。

五、应用文写作的基本要求

（一） 观点正确鲜明

观点正确是指应用文写作的观点必须符合党和国家的方针政策、法律法规，符合事物的发展规律，符合本单位、本部门的实际情况，提出的办法、措施或建议切实可行，能够解决本单位、本部门存在的问题并具有现实的指导意义。

观点不仅要正确，而且要鲜明，即赞成什么，反对什么，态度鲜明，不能含糊其辞；对应负的责任不推诿。

（二） 材料真实准确

应用文的写作材料是本单位、本部门作出决策或处理有关事件的依据，必须真实可靠，准确无误。

（三） 文风朴实严谨

应用文的写作提倡朴素平实的文风，坚持 “文质相称，语无旁溢” 的原则。叙事要求直截了当；说理要求平实严谨；说明要求质朴明快；遣词要求通俗易懂。

（四） 语言简洁得体

应用文的语言不但要求简明扼要，惜字如金，而且要求语气得体，表达适度。

六、应用文的主旨

（一） 应用文主旨的含义

应用文主旨是指作者在文章中通过全部材料表现出来的基本思想和主要观点。它体现了作者的写作意图，反映了作者对所写事物的基本看法和评价。

（二） 应用文主旨的作用

（1） 主旨是文章的灵魂。应用文与其他文体一样不能没有主旨，否则，文章就丧失了精神元气，就失去了存在的价值，成为文字垃圾。

（2） 主旨是文章的统帅。应用文主旨决定了材料的取舍、结构的安排、表达方式和语言的运用。

（三） 应用文主旨的要求

（1） 正确。正确是指应用文的主旨必须符合党和国家的方针政策、法律法规；符合事物发展规律；符合本企业、本部门的实际情况；提出的办法、措施或建议切实可行，能够解决本单位、本部门的各项活动中存在的问题和具有现实的指导意义。

（2） 鲜明。鲜明是指应用文的主旨赞成什么，反对什么，态度鲜明，不含糊其辞；对应负的责任不推诿。

（3） 深刻。深刻是指应用文的主旨应揭示事物的本质及其发展规律，提出具有创造性的办法和主张，提出切实可行的措施或建议等。

（4） 集中。集中是指应用文的主旨单一，一般要求一文一旨。

七、应用文的材料

（一） 应用文材料的含义

凡是用来表现应用文主旨的事实和理论，均可称为材料。它包含两个层面：一是指作者写作前收集和积累的材料，一般称之为原始材料或素材；二是指作者经过加工筛选写进文章中的材料，一般称之为写作材料。写作材料又有事实材料和理论材料之分。

（二） 应用文材料的作用

（1） 材料是应用文主旨形成的基础。应用文的主旨应在事实材料和理论材料的基础上，经过分析研究而形成。

（2） 材料是应用文的血肉。如果说主旨是应用文的灵魂，那么材料就是应用文的血肉。没有血肉的文章是没有生命力的，至少没有说服力。

（3） 材料是应用文主旨的支撑。应用文的主旨一旦形成，就必须依靠材料来表现、来支撑，而且要求主旨与材料必须统一。主旨来自材料，主旨又统率材料，写作时必须围绕主旨进行选材和剪裁。

（三） 应用文材料的要求

（1） 明旨。即要选择最能说明应用文主旨的材料。

（2） 真实。即应用文的材料必须真实可靠，准确无误。材料的真实是应用文的生命。只有用真实可靠和准确无误的材料写成的应用文才能得出正确的结论，才有现实的指导意义。

（3） 典型。即应用文的材料应具有典型性，能够反映事物的本质特征，能够揭示事物的发展规律。选择具有代表性和说服力的典型材料，通过个别反映一般、个性反映共性，符合人们的认识规律，能够把应用文主旨表现得更加深刻。

（4） 新颖。即应用文的材料应是最近发生的事实材料和理论材料。如新事物、新情况、新问题、新观念或新理论等，具有较强吸引力，能够预示事物发展的趋势。当然，旧材料也可以用新视角去挖掘其新的内涵，从而成为新的材料。