单元一 企业常用公务文书

项目1 制作公文格式

任务1-1 制作公文文件格式

知识目标

1.了解党政机关公文处理基本知识

2.理解党政机关公文文件格式的要素及要求

3.掌握党政机关公文行文规则

技能目标

1.掌握党政机关公文文件格式制作技巧

2.根据给定材料制作公文文件格式

【项目任务背景A】

（1） 广州××贸易总公司，为总结经验，表彰先进，推动公司又好又快发展，经总公司办公会议决定评选 “2013年度优秀团队和优秀员工”，并于2014年1月8日上午9：00～11：30在总公司办公楼8楼会议室召开2013年度总结表彰大会，要求董事会成员，事业部、分公司和培训中心正副职负责人，总公司直属部门正副职负责人，优秀团队代表和优秀员工出席大会。参加大会的人数为100人。

（2） 根据 《广州××贸易总公司关于实施目标管理的考核办法》，经有关部门严格考核和各方代表认真评选，培训中心、企划部、销售部、产品研发部、佛山分公司等5个单位，锐意创新，团结合作，业绩突出，被总公司授予 “2013年度优秀团队” 称号；该公司李青等20 位员工，爱岗敬业，用心做事，表现出色，成绩优秀，被总公司评为 “2013年度优秀员工”。

（3） 总结表彰大会的主要内容：

①刘××总经理作广州××贸易总公司2013年度实施目标管理工作总结。

②曾××副总经理宣读表彰文件。

③黄××董事长为2013年度优秀团队和优秀员工颁奖。

④培训中心主任张××代表优秀团队发言。

⑤新产品开发部高级工程师鲁××代表优秀员工发言。

⑥副董事长李××代表董事会为此次大会作总结，并宣布总结表彰大会结束。

⑦会后总公司领导与优秀团队代表和优秀员工在公司食堂共进午餐。

（4） 写公文请示的材料如下：

①主送机关总公司。

②发文时间为2014年1月6日。

③发文机关是广州××贸易总公司办公室。

④印发机关是广州××贸易总公司办公室。

⑤印发时间与发文时间相同。

⑥会议经费预算：优秀团队，每个单位奖励10 000 元，共50 000 元；优秀员工每人奖励1 000元，共20 000元；午餐10席，每席1 000元 （包括酒水），共10 000元。合计80 000元。

（5） 总公司办公室需写一篇请示，请求拨款8万元人民币，作为总结表彰大会的经费。

（6） 请你代广州××贸易总公司制作公文上行文文件格式一款和代该公司办公室撰写一篇公文——请示。

【项目任务背景B】

（1） 在 【项目任务背景A】 的基础上，补充如下材料：

①主送机关是各事业部、分公司、总公司直属各部门。

②发文时间为2014年1月6日。

③发文机关是广州××贸易总公司办公室。

④印发机关是广州××贸易总公司办公室。

⑤印发时间与发文时间相同。

（2） 总公司要求办公室以广州××贸易总公司的名义写一篇公文——会议通知。

（3） 根据 【项目任务背景A】 和 【项目任务背景B】 给定的材料，请你代广州××贸易总公司办公室制作下行文文件格式一款，并代广州××贸易总公司写一篇公文——会议通知。

一、任务分析

（1） 根据 【项目任务背景A】 给定的材料，代广州××贸易总公司制作公文上行文文件格式一款，并代广州××贸易总公司办公室写一篇公文——请示。

（2） 根据 【项目任务背景B】 给定的材料，代广州××贸易总公司制作公文下行文文件格式一款，并代广州××贸易总公司写一篇公文——会议通知。

（3） 要完成上述任务，必须掌握公文上行文文件格式与下行文文件格式的基本知识和制作技能，掌握公文请示与会议通知的结构形式与写作方法 （见项目4-任务4-1和项目2-任务2-1中的 “技能演练”）。

二、范文借鉴

（一） 上行文文件格式范文

1.范文

上行文文件格式范文，见范文1-1。

2.评析

这篇公文有如下几点值得借鉴：

（1） 公文格式选用正确。请示，属于上行文，采用上行文文件格式行文，正确。

（2） 格式要素选用合理。

①此文内容没有秘密可言，故不必标注公文份数序号、秘密等级和保密期限。但此文内容涉及事项特别急，影响到该公司所有部门的工作，标注 “特急”，合理。

②请示必须有 “附注” 这一格式要素，标识在成文日期下一行，正确。

（3） 字体字号选用正确。请示的版头须有 “签发人” 这一格式要素，“签发人” 三个字用3号仿宋体，签发人的姓名用3号楷书体，正确。

（4） 版面尺寸定位准确。

（5） 发文字号编立正确。

（6） 页码标注位置正确。

（7） 文本排版符合规范。

（二） 下行文文件格式范文

1.范文

下行文文件格式范文，见范文1-2。

2.评析

这篇公文有如下几点值得借鉴：

（1） 公文格式选用正确。

批复，属于下行文，采用下行文文件格式行文，正确。

（2） 版面尺寸定位准确。

版面尺寸定位符合下行文文件格式的要求。

（3） 格式要素选用合理。

此文内容没有秘密可言，故不必标注公文份数序号、秘密等级和保密期限。但此文内容涉及事项比较急，故需要标注紧急程度。

（4） 字体字号选用正确。

选用字体字号符合下行文文件格式的要求。

（5） 发文字号编立正确。

此文发文字号符合公文发文字号编立规则。

（6） 页码标注位置正确。

此文页码标注符合 “单页码居右且右空一个字；双页码居左且左空一个字” 的规则。

（7） 文本排版符合要求。

正文排版符合 《标准》 的要求。

三、知识点拨

要制作公文格式，首先要了解公文的基本知识，掌握制作公文格式的技能。

目前我国党政机关公文，执行中共中央办公厅、国务院办公厅于2012 年4 月12 日联合发布的自2012年7月1日起施行的 《党政机关公文处理工作条例》 （中办发 〔2012〕 14号） （以下简称新 《条例》），现行的1996 年5 月3 日中共中央办公厅发布的 《中国共产党机关公文处理条例》 （以下简称旧 《条例》） 和2000 年8 月24 日国务院发布的 《国家行政机关公文处理办法》 （以下简称旧 《办法》） 停止执行。

制作公文格式执行 《党政机关公文格式 （GB/T9704-2012）》 （以下简称新 《标准》），新 《标准》 代替了 《国家行政机关公文格式 （GB/T9704-1999）》 （以下简称旧《标准》）。

新 《条例》 在第四十条中规定：“其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。” 新 《标准》 在 “范围” 中强调：“本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。”

本单元介绍党政机关公文的有关知识，参照新 《条例》 和新 《标准》 的规定，制作各行各业适用的公文格式和撰写各行各业常用的公文。

（一） 公文概念

1.广义的公文概念

广义的公文是指社会组织用于公务上的文书，简称公文。

2.狭义的公文概念

狭义的公文是指法定公文，俗称文件，是党政机关以法规形式确立、为处理党政机关公务、具有特定格式和处理程序的文书。

（二） 党政机关公文概念

新 《条例》 在第三条中规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

（三） 党政机关公文种类

1.按适用范围分

根据新 《条例》 第二章规定，党政机关公文种类有15种：

决议、决定、命令 （令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2.按行文方向划分

（1） 上行文：请示、报告、意见、纪要。

（2） 平行文：函、议案、 意见、纪要。

（3） 下行文：决议、决定、命令 （令）、公报、公告、通告、 意见、纪要、 通知、通报、批复。

意见和纪要是比较特殊的文种，三个方向都可以行文。

3.按缓急程度划分

①特急；②加急；③平件 （不标注）。

电报分为特提、特急、加急、平急和一般文件 （不标注）。特提件在发出前要通知对方注意接收，接到文件后要打破常规速度办理；特急件一般要求在一天内办结；加急件一般要求在两三天内办结；平急件是指时限稍缓的事项。

4.按秘密级别划分

（1） 绝密文件。绝密文件是指涉及党和国家最高核心机密的文件。

（2） 机密文件。机密文件是指涉及党和国家重要机密的文件。

（3） 秘密文件。秘密文件是指涉及党和国家一般秘密的文件。（4） 普通文件。

绝密、机密、秘密文件的保密期限要根据国家保密局发布的 《国家秘密保密期限的规定》 确定。秘密一般不超过10 年；机密一般不超过20 年；绝密一般不超过30 年；特殊情况为 “长期”。

（四） 党政机关公文特点

1.广泛的实用性

党政机关公文属于应用文，实用性是党政机关公文的价值所在、生命所在和根本性特征。

2.鲜明的政策性

各级党政机关公文是用来贯彻执行党和国家的方针、政策，执行国家的法律法规，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道，具有鲜明的政策性。

3.法定的权威性

党政机关公文是法定公文，一经发布，对有关单位或个人都有约束力，有关单位或个人必须严格遵守和执行。另外，在处理公务时，必须以党政机关公文为依据。可见，党政机关公文具有法定的权威性。

4.确定的对象性

党政机关公文有确定的受文对象，有些公文不是谁都可以看的，具有明确的受文对象。如有些机密文件只能传达到县团级或厅局级。

5.严格的体式性

党政机关公文中请示、报告属于上行文，必须按上行文文件格式发文；通告、通知、通报、决议、决定等属于下行文，则应使用下行文文件格式发文；函作为平行文必须用信函格式发文；命令则必须按命令格式发文；纪要必须用纪要格式行文。

6.规范的程序性

我国自2012年7月1日起各级行政党政机关和各行各业制发公文均执行新 《条例》和新 《标准》 的有关规定。党政机关公文发文办理主要程序是：

（1） 复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（2） 登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并做好详细记录。

（3） 印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（4） 核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

7.突出的时效性

党政机关公文讲究时间与效果，绝不允许延缓和拖拉，否则会耽误问题的解决。严重的会导致犯罪，即渎职罪。

（五） 党政机关公文行文规则

（1） 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（2） 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（3） 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

①原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

②党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项时，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

③下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

④请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

⑤除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。

⑥受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（4） 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

①主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

②党委、政府的办公厅 （室） 根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

③党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

④涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

⑤上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（5） 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅 （室） 外不得对外正式行文。

（六） 党的机关公文的发文机关标志

党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加 “文件”二字。

范例1：“中国共产党广东省委员会” （全称） 的规范化简称为 “中共广东省委员会”。

范例2：“中国共产党广东××集团总公司委员会” （全称） 的规范化简称为 “中共广东××集团总公司委员会”。

范例3：“中国共产党广东××职业技术学院委员会” （全称） 的规范化简称为 “中共广东××职业技术学院委员会”。

（七） 国家行政机关公文和其他机关单位的发文机关标志

国家行政机关公文的发文机关标志由 “发文机关全称+文件” 组成。

范例1：国务院文件。

范例2：××省人民政府文件。

范例3：广东××汽车集团总公司文件。

范例4：广东××职业技术学院文件。

（八） 公文格式概述

1.公文文件格式组成要素

新 《标准》 将版心内的公文文件格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头 （旧 《办法》 称眉首）；公文首页红色分隔线 （不含）以下、公文末页首条分隔线 （不含） 以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。此外页码位于版心外。

2.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2 ～80 g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。

（1） 公文用纸幅面尺寸。

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

（2） 公文页边与版心尺寸。

天头 （上白边） 为：37 mm±1 mm；地脚 （下白边） 为：35 mm±1 mm。

订口（左白边）为：28 mm±1 mm；翻口（右白边）为：26 mm。

版心尺寸为：156 mm×225 mm （不含页码）。

如图1-1所示。

3.字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

4.行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

四、技能演练

（一） 上行文文件格式版头组成要素

新 《标准》 规定，公文上行文文件格式的版头一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等组成。

图 1-1

1.份号

份号是指公文印制份数的顺序号。新 《条例》 规定，涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

一般来说，公文份数序号与公文的密级和保密期限有关系，有密级的公文才有公文份数序号。没有密级的公文一般不标注公文份数序号，特殊情况例外。如国务院文件大多数标注公文份数序号。

2.密级和保密期限

密级是指公文的秘密等级。新 《条例》 规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密” 和保密期限。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间用 “★” 隔开，密级中的两个字之间空一个字。范例：机 密★3年。

3.紧急程度

紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。非紧急公文不标注紧急程度。

如需标注紧急程度，一般用3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加 “文件” 二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，发文机关标志上边缘距上页边为72 mm （37 mm+35 mm=72 mm）。推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有 “文件” 二字，应当置于发文机关名称的右侧，以联署发文机关名称为准，上下居中排布。

5.发文字号

新 《条例》 规定，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

年份用阿拉伯数字标注且应标全称，用六角括号 “〔〕” 括入；发文顺序号不加 “第”字，不编虚位 （即1不编为01），在阿拉伯数字后加 “号” 字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人

新 《标准》 规定，上行文应当标注签发人姓名。由 “签发人” 三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行的位置。“签发人” 三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时要与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二） 上行文文件格式的主体组成要素

新 《标准》 规定，公文上行文文件格式的主体一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等组成。

1.标题

新 《条例》 规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行的位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍需顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记 “抄送” 的位置上，与主送机关的标注方法相同。

3.正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称的下一行，每个自然段开头左空两个字间距，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用 “一、”、“（一）”、“1.”、“（1）” 标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

附件说明是指公文附件的顺序号和名称。

如有附件，在正文下空一行左空两个字编排 “附件” 二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号 （如 “附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名是署发文机关全称或者规范化简称。

成文日期是署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

新 《条例》 规定，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（1） 加盖印章的公文。

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文 （或附件说明） 一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文 （或附件说明） 一行之内。

（2） 不加盖印章的公文。

单一机关行文时，在正文 （或附件说明） 下空一行右空两个字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两个字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两个字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

党政机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。新 《条例》 没有将“纪要” 列入不加盖印章的情形和文种，因此，“纪要” 应加盖印章，这与旧 《办法》不同。

（3） 加盖签发人签名章的公文。

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文 （或附件说明） 下空两行右空四个字加盖签发人签名章，签名章左空两个字标注签发人职务，以签名章为准，上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四个字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称，签名章一般用红色。

（4） 成文日期中的数字。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位 （即1不编为01）。

（5） 特殊情况说明。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

6.附注

附注是公文印发、传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空两个字加圆括号编排在成文日期的下一行。新 《条例》 规定，“请示” 件应在附注处注明联系人姓名和联系电话。

7.附件

附件是对公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件” 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 “附件” 二字及附件顺序号。

（三） 上行文文件格式版记组成要素

新 《标准》 规定，公文上行文文件格式的版记要素一般由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。

1.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线 （推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线 （推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关

抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送” 二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

公文首页必须显示正文。如果主送机关较多，首页不能显示正文时，需把主送机关移至版记处，除将 “抄送” 二字改为 “主送” 外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关的上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期

印发机关是公文的送印机关；印发日期是公文的送印日期。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位 （即1不编为01），后加 “印发” 二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

4.上行文文件格式的页码

公文格式的页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（四） 制作上行文文件格式的操作步骤

制作上行文文件格式应在电脑上操作，要用圆括号注明版面尺寸、字体字号和颜色。

1.选择合格公文用纸

根据新 《标准》 规定，公文用纸一律使用国际标准A4型纸，纸张定量建议用为80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸为好，因为公文文本应双面打印。

2.准确定位版面尺寸

根据新 《标准》 规定，确定公文的版面尺寸，如图1-1所示。

天头 （上白边） 为：37 mm±1 mm；地脚 （下白边） 为：35 mm±1 mm。

订口 （左白边） 为：28 mm±1 mm；翻口 （右白边） 为：26 mm。

版心尺寸为：156 mm×225 mm （不含页码）。

3.选用规定字体字号

根据新 《标准》 规定，正确选用字体字号。

（1） 文中结构层次序数依次可以用 “一、”、“（一）”、“1.”、“（1）” 标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（2） 抄送机关，一般用4号仿宋体字；印发机关一般用4号仿宋体字；印发日期使用阿拉伯数字的4号仿宋体字。

（3） 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，用3号仿宋体字。

（4） “签发人” 三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

（5） 公文正文中的份号、密级和保密期限、紧急程度等使用3号黑体字。

（6） 发文机关标志使用初号小标宋体字；公文标题使用2号小标宋体字。

（7） 公文格式的页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字。

（8） 其他没有特别说明一律使用3号仿宋体字。

4.合理选用各部要素

一般来说，公文份数序号与公文的密级和保密期限有关系，有密级的公文才有公文份号。没有密级的公文一般不标注公文份号，特殊情况例外，如国务院文件大多数有公文份号。内容非保密的公文不标注密级和保密期限；内容非紧急的公文不能标注紧急程度。

5.正确编立发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 “〔〕” 括入；序号不编虚位，不加 “第” 字，即1不编为第001号。

范例1：广州市人民政府于2014年发的第68号函件。

发文字号为：穗府函 〔2014〕 68号

范例2：广东省人民政府办公厅于2014年发的第8号文件。

发文字号为：粤府办 〔2014〕 8号

范例3：广东轻工职业技术学院教务处于2014年发的第18号文件。

发文字号：粤轻院教 〔2014〕 18号

范例4：广东速达物流总公司于2014年发的第28号函件。

发文字号：粤速达总函 〔2014〕 28号

特别提醒：公司代字应连写两个字。如广东速达物流总公司，其公司代字应是 “粤速达总”，而不是 “粤速物总”。如发的是函件，其公司代字应加上一个 “函” 字，即 “粤速达总函”。

6.规范排版文本内容

发文机关标志的排版：单一机关发文，发文机关标志不论字数多少，只能排一行；两个或两个以上机关联合发文，发文机关标志中的 “发文机关名称” 分两行或两行以上并列排版，“文件” 两个字居发文机关名称右边，并居于两行的中间或多行中的中间一行，字体稍大。

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

当正文排版后所剩下空白处不能盖上印章时，应采用调整行距、字距方法进行技术处理，务必使印章与正文在同一个页面上，不能采用 “此页无正文” 的方法来解决。

版记位于 “双数页码” 上部，最后一条黑色反线距下页边35 mm±1 mm。7.正确标注文本页码

文本页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字标注，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

8.套红双面打印文本

发文机关标志、红色分隔线、印章用红色套印，其他格式要素如没有特别说明，均为黑色；公文文本应双面打印。

9.正确装订公文文本

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2 mm，四角成90 °，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

（1） 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4 mm。

（2） 无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

（3） 骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3～5 mm。

包本装订公文的封皮 （封面、书脊、封底） 与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（五） 制作下行文文件格式

1.下行文文件格式与上行文文件格式比较

下行文格式与上行文格式比较有如下不同：

（1） 下行文文件格式没有签发人。

（2） 下行文文件格式的发文字号编排在发文机关标志下空两行的位置，居中排布。

（3） 下行文文件格式没有附注。

下行文文件格式除以上三点不同之外，其他的格式要素与上行文格式要素完全相同。

2.制作下行文文件格式的技能和步骤 （与制作上行文文件格式完全相同，在此不作赘述）

五、病文诊治

（一） 病文

下行文病文，如病文1-1所示。

（二） 诊治

这篇批复存在的毛病比较多，诊治如下：

（1） 发文机关标志错误。发文机关标志不能只写发文机关名称，应改为：佛山××集团总公司文件。

（2） 发文字号编立错误。机关代字不正确，年份不能用方括号括入，应使用六角号，序号不能编虚位，应改为：禅××总 〔2014〕 7 号。正文中 “梅分司 [2014] 03 号” 犯有同样的错误，应改为：梅分司 〔2014〕 3号。

（3） 字体字号多处错误。发文机关标志的字体不对，应使用初号小标宋体，而不是黑体字；公文标题字体字号不对，应使用2 号小标宋体；正文字体不对，应使用3 号仿宋体。

（4） 成文日期书写错误。公文成文日期数字不能使用汉字小写，应使用阿拉伯数字，这与旧 《标准》 刚好相反；单一机关发文的成文日期的 “日” 字右边应空四个字。

（5） 没有落款。单一机关发文要落款，即写发文机关名称，不能直接加盖印章，这与旧 《标准》 刚好相反。

（6） 印章的位置不对。印章与正文必须在同一个页面上，不能是空白章。应作技术处理，拉开正文的字距和行距，使第二页至少有两行正文。

（7） 页码位置标注错误。页码标注违反 “单页码居右空一字，双页码居左空一字”的规则。

（8） 印发机关位置错误。印发机关左边不能顶格书写，应左空一字。

（9） 印发日期位置错误。印发日期右边不能顶格书写，应右空一字。

（10） 版面尺寸定位错误。发文机关标志上边缘距版心上边缘没有35 mm；发文机关标志下没有空两行，应在发文机关标识下两行，书写发文字号，每行以3号仿宋体大小为标准；红色反线下面没有空两行，应在红色反线下面空两行，书写公文标题，每行以3号仿宋体大小为标准。

（11） 结束语位置错误。公文结束语应另起一行左空两个字书写。

（12） 版记多了主题词。新 《标准》 的版记没有主题词，这与旧 《标准》 刚好相反。

六、相关知识拓展

（一） 我国四种法定公文

（1） 中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月12日联合发布的自2012年7月1日起施行的 《党政机关公文处理工作条例》 （中办发 〔2012〕 14 号） 规定的15 种党政机关公文。

（2） 由全国人大常委会办公厅2000 年11 月15 日印发的 《人大机关公文处理办法》规定的19种人大机关公文。

（3） 由中央军委办公厅1992 年3 月30 日印发的 《中国人民解放军机关公文处理条例》 规定的13种军队机关公文。

（4） 由最高人民法院1996年4月9日印发的 《人民法院公文处理办法》 规定的13种人民法院公文。

（二） 公文格式常见的错误

（1） 版面尺寸不准确。

（2） 格式要素选用不合理。

（3） 没有发文机关标志。

（4） 发文字号编立不正确。

（5） 上行文 （请示、报告） 没有签发人。

（6） 公文标题缺少要素、用词不当。

（7） 字体字号选用不正确。

（8） 正文排版不正确。

（9） 结束语选用不当。

（10） 文种选用错误。

（11） 附件格式不规范。

（12） 成文日期格式不规范。

（13） 抄送不规范 （乱抄送或抄送领导个人等）。

（14） 版记要素不全或多余。

（15） 页码标注错误。

（16） “请示” 文种缺附注。

（17） 信函格式首页显示页码。

（18） 印章、成文日期与正文不在一个页面上。

（三） 新 《标准》 与旧 《标准》 公文格式变化

七、模拟写作实训

（一） 实训任务

根据 【项目任务背景A】 和 【项目任务背景B】 给定的材料，请你代广州××贸易总公司制作公文下行文和上行文文件格式一套，并写两篇公文——请示和会议通知。

（二） 实训要求

（1） 版面尺寸定位准确。

（2） 各部要素选用合理。

（3） 字体字号选用正确。

（4） 发文字号编立正确。

（5） 页码标注位置正确。

（6） 文本排版符合要求。