1.1 认识PPT

PPT是指由PowerPoint软件制作的演示文稿，被普遍应用于现代办公领域。本节将带领读者全面地认识PPT。

1.1.1 PPT的应用领域

PPT的应用领域很广泛，各行各业都会使用到。例如，政府机构需利用PPT制作相关的工作报告；各企业需利用PPT制作产品推介、企业宣传等演讲稿；设计类公司需利用PPT制作项目竞标文稿、项目方案；而各类学校、培训机构则需利用PPT来制作教学课件；学生需利用PPT制作毕业答辩文稿、求职简历等。

图1-1所示为疫情防控宣传PPT；图1-2所示为WPS Office精品课的PPT。

1.1.2 PPT的组织结构

一个完整的PPT一般由5个部分组成，分别为封面页、目录页、过渡页、内容页及结尾页。

1.封面页

封面页在PPT中有着举足轻重的作用，其设计直接影响着PPT的整体品质。在制作封面页时，要尽量保持页面简洁大方、主题突出，如图1-3所示。

2.目录页

目录页位于封面页之后，用来展示PPT的整体结构，即内容大纲，使PPT更具条理性，如图1-4所示。通过目录页，观者可以对PPT内容有一个大致的了解。在制作PPT时，需注意目录页与封面页风格应统一。

3.过渡页

过渡页在PPT中起着承上启下的作用，能够使各部分内容很好地进行衔接，如图1-5所示。过渡页比较适用于页数较多的PPT。在制作过渡页时，需注意：过渡页中的内容应与目录页中的内容保持一致，风格也应统一，页面版式可稍有变化。

4.内容页

内容页是整个PPT中非常重要的一部分，其表现形式有很多种，用户可以根据自己的需求用不同的形式来传递观点或内容，如图1-6所示。

5.结尾页

结尾页位于PPT末尾，在结尾页中可以写对工作团队表示感谢的话语，也可以写一些励志的话语或祝福语点明PPT主题，起到总结全文、强化影响的作用，如图1-7所示。

1.1.3 PPT的常见文件格式

PPT的文件格式有多种，常见的有.pptx、.ppt和.ppsx这3种。

●.pptx格式是由PowerPoint 2007或以上版本生成的文件格式。当对PPT执行保存操作时，系统将默认以该格式保存。该文件格式只能用PowerPoint 2007及以上版本打开。

●.ppt格式是由PowerPoint 2003版本生成的文件格式。对于PowerPoint 2003之前版本生成的文件，系统会以兼容模式打开，但很多新的特效将不能展示。

●.ppsx格式为PPT放映格式，双击该文件格式，系统将以PPT放映模式来展示文件内容。在该模式下，用户无法对文件内容进行编辑。

[实操1-1] 将入职培训PPT保存为兼容模式

[实例资源] 第1章\例1-1

一般来说，高版本的PowerPoint可以打开低版本PowerPoint生成的PPT，但低版本的PowerPoint无法打开高版本PowerPoint生成的PPT。当因版本问题无法打开PPT时，将PPT保存为兼容模式即可。

STEP 1 打开“入职培训.pptx”素材文件，选择“文件”选项卡，选择“另存为”选项，打开“另存为”对话框，单击“保存类型”下拉按钮，从列表中选择“PowerPoint 97-2003演示文稿”选项，如图1-8所示。

STEP 2 单击“保存”按钮，保存好后，文档的标题栏中就会显示“兼容模式”字样，如图1-9所示。此时的文档就可在PowerPoint 2007以下版本中打开了。

新手提示

在保存为兼容模式时，系统会弹出提示对话框，告知用户更改为兼容模式后，文档中哪些特效或功能将不被支持。一般情况下只需单击“继续”按钮，如有特殊要求，用户可以按照“摘要”列表框中的说明逐个修改。提示对话框如图1-10所示。

1.1.4 PPT的制作软件

目前主流的演示文稿制作软件有PowerPoint和WPS演示两款。PowerPoint是Microsoft Office中的一款组件，如图1-11所示；而WPS演示是WPS Office中的一款组件，如图1-12所示。这两款软件各有千秋，用户根据自己的使用习惯选择即可。下面对这两款软件的优缺点进行总结归纳。

1.功能

PowerPoint和WPS演示的基本功能几乎是相同的，完全能够满足用户日常制作PPT的需求。但从一些比较专业的方面来说，WPS演示稍有欠缺。例如动画功能，PowerPoint内置了多种动画效果，动画属性设置很全面，动画效果更为连贯、真实；WPS演示虽然也有多种动画效果，但在动画细节的处理上有所欠缺。这也是PPT爱好者倾向于选择PowerPoint来制作PPT的关键所在。

2.文件兼容性

与PowerPoint相比，WPS演示的兼容性稍微差一些。利用WPS演示制作的文档，其文件格式为.dps。将.dps文件导入PowerPoint后，系统会以兼容模式来显示，说明两款软件的某些功能是不兼容的。用户可以在保存文件时，将文件类型设置为“Microsoft PowerPoint文件(*.pptx)”，如图1-13所示。

3.资源

从软件资源方面来说，WPS演示比较占优势，为用户提供了资源下载平台，该平台有大量的免费资源，用户下载后即可使用，操作非常方便。此外，WPS演示的云存储功能也很强大，可以轻松实现多人在线编辑文档的操作。PowerPoint在这方面稍有欠缺。