1.4　为什么升级到Microsoft 365

从单机版Office升级到Microsoft 365不仅仅是软件平台的升级，更是用户观念的根本性转变过程，根据我多年来参与企业Office升级培训的经验，在课堂上学员基本上分为两个群体。

左边一群人对公司花钱购买了新的软件平台欣然接受，并积极参与新平台的学习，来学习的人大多会关心以下几个问题。

（1）新的平台可以给他工作上带来的改变是什么？

（2）如何快速的熟悉这个应用？

（3）新平台可以提高多少工作效率？

（4）文件存储到云端会安全吗？

右边一群人对公司花钱购买了新的软件平台不理解，甚至不配合学习，来到培训现场也相对没有那么配合，他们的抱怨大多会关于以下几个问题。

（1）为什么要升级Microsoft 365？

（2）我现在用得好好的软件给我换了，我不熟悉又要花很多时间去学它，我已经很熟悉现在的模式了为什么要再换一个啊？

（3）这个平台的不足之处在哪儿？

（4）它与我现在的软件兼容吗？

他们更关心的是软件升级后的影响。

无论是左边的人群还是右边的人群，他们的问题都有一定的意义，值得我去深思，他们为什么会有这些问题，企业用户邀请我来上课相信不仅仅是希望我把软件平台介绍下功能就好了，更是希望我把产品理念及新工作方式传递给用户，尤其是如何让右边的人群拥有安全感并接受这个平台。

此时我会先告诉右边的群体：“我今天来介绍一下这个平台，感谢大家在百忙中放下手头工作来支持我，我觉得左边的问题‘新的平台可以给我们工作上带来的改变是什么’是大家都比较关心的。”右边虽然没有提出这个问题，但对讨论这个问题他们也不会太反感，我相信他们也想知道。

首先，新的平台可以给我们工作上带来的改变是什么？例如，你们会有多人一起编辑Excel文件的需求吗？按照Office单机版情况统计，很多公司有文件服务器，你们是不是喜欢把文件放到文件服务器上？我相信你们会碰到一个人在编辑公共文件时，另外一个人是不能同时打开公共文件编辑的情况，必须一个人编辑好了关闭保存，另外一个人才可以打开编辑。这样的工作方式是串行的，一个接一个有序进行看起来很好，但会降低工作效率，而升级到Office 365后，你们可以同时编辑一个文件，这样子的工作就是并行的，我相信大家都想提高效率准点下班对吧？

这时会议室哄堂大笑，没有人真正想加班，加班有些是活真多没办法，有些是效率低没办法。

此时，我会继续说：“不能说升级到Microsoft 365后一定不用加班了，如果大家把Microsoft 365的团队协作理念真正落地用起来后，就能实现不再为无技术含量的工作而加班。”

如果你们在全国10个主要城市都没有服务站，每天每个城市都需要向总部传送服务站数据，总部经理就要在每天下班前收到10城市用邮件发来的Excel数据表，这样他必须打开10个附件文件，然后分别复制粘贴到一张Excel表格中。其实总部服务站经理可以把每日需要统计的数据文件存储在云端OneDrive或SharePoint上，通过共享文件，授予10个城市的负责人编辑权限，等下班时大家通过授权链接打开Excel文件往表格里输入数据，数据直接保存在总部经理的表格里，这样总部经理就节省了10个复制粘贴的工作量，如果把每次的复制粘贴估算3分钟的话，这样并行的工作至少节省30分钟，这样效率直接提高了。左边的人觉得很好，现在就要试试如何共享？演示效果如图1-4所示。

这时右边的人开始说，老师那这10个人乱填数据怎么办呢？虽然通过邮件发送的文件数据比较乱，但我能知道是谁发的邮件，在云端了怎么看呢？其实无论在OneDrive还是在SharePoint上都有版本的管理，软件每几分钟就会保存一个版本，真要追溯乱填乱删除问题可以在版本管理看出来。除此之外，总部经理也可以在他们填数据的时候打开表格异地监控填写，每个人登录表格时会提示谁在线及用不同的颜色显示，谁编辑了总部经理可以看到他们的鼠标光标在移动，相信大家也会遵守规则。

如果你担心这10个人把表格发给别人怎么办呢？OneDrive或SharePoint在共享文件时可以授权特定的用户，只有授权用户可以打开，非授权用户就是拿到文件链接也不能打开文件。我们可以选择企业内部共享，对于企业外部共享，可以指定共享特定的人，但是给其编辑权，阻止其下载文件，如图1-5所示。我们可以根据文件安全性需要灵活设置权限。

升级到Microsoft 365后，我们的工作方式确实是要改变了，尤其是2020年以来新冠病毒疫情席卷全球，我们的工作生活受到了很多的改变，我在2020年全年直播上课近100场次，根据每家企业的环境不一样，直播平台可以选择多样化，在Microsoft 365中企业会议平台有Teams和Skype，Microsoft 365世纪互联版有Skype。Skype比较简单而且也不是一个更新性产品了，微软决定未来的世纪互联版用Teams代替Skype，本书对Skype就不做介绍了。Microsoft 365国际版有Teams，我们在第9章将重点讲Teams。