第七节 人事档案管理制度

4-7-1 人事档案管理制度示例

××制造厂有限公司人事档案管理制度

第一章 总则

第一条 制定依据

为规范人事档案管理，使人事档案管理程序化、流程化，特制定本制度。

第二条 保密原则

档案管理部门应保守档案机密。对人事档案进行妥善管理，能有效地保守机密。

第三条 完整原则

维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是人事档案管理的主要任务。

第四条 信息化及便利原则

档案管理以纸质为基础，辅以计算机信息化技术。信息化技术可以便于查找档案材料并长期保存。

第二章 人事档案的编码

第五条 编码原则

人事档案编码采用八位数，格式为×××× ××××。

第六条 编码数字说明

第一位数字表示企业分支机构代码，第二位数字表示工作性质代码，第三、四位数字表示部门代码，第五位至第八位数字为流水号。

人事档案编码数字规定

（续表）

第三章 人事档案的保管

第七条 人事档案类型

人事档案的保管大致包括材料归档、检查核对、转递、保卫保密、档案统计5部分。

第八条 材料归档

新形成的档案材料应及时归档，归档的大致程序如下：

（1）对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

（2）按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；

（3）在人事档案目录上补登材料名称及有关内容；

（4）将新材料放入档案。

第九条 检查核对

人事档案检查的内容既包括对人事档案本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等；也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行，但在下列情况下，也要进行检查核对：

（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；

（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；

（3）发现某些损害之后，如发现材料霉变、虫蛀等。

第十条 转递

人事档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

转递的大致程序如下：

（1）取出应转走的档案；

（2）在档案底账上注销；

（3）填写转递人事档案材料的通知单；

（4）按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案、核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第十一条 保卫保密

保卫保密的具体工作要求如下：

（1）对于较大的公司，一般要设专人负责档案的保管，应具备必要的存档设备；

（2）库房备有必要的防火、防潮器材；

（3）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品；

（4）任何人不得擅自将人事档案材料带到公众场合；

（5）无关人员不得进入库房，严禁吸烟；

（6）离开时关灯、关窗、锁门。

第十二条 档案统计

人事档案统计的工作内容包括以下几点：

（1）人事档案的数量；

（2）人事档案材料收集补充情况；

（3）档案整理情况；

（4）档案保管情况；

（5）档案利用情况；

（6）人事档案工作人员情况。

第四章 人事档案的利用

第十三条 档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第十四条 人事档案的利用有多种方式：

（1）设立阅览室

阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调阅和管理。

（2）借出使用

借出使用仅限于某些特殊情形，如领导需要查阅人事档案或公安机关、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

（3）出具证明材料

出具的证明材料可以是人力资源部按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复印件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

第十五条 查档手续

查档手续包括以下几个步骤：

（1）由申请查档者写出查档报告，报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人概况等；

（2）查阅单位（部门）在查档报告上盖章，负责人签字；

（3）由人事档案专员进行审核、批准，若理由充分、手续齐全，则给予批准。

第十六条 外借手续

外借手续包括以下几个步骤：

（1）借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似；

（2）借档单位（部门）在借档报告上盖章，负责人签字；

（3）人事档案专员进行审核、批准；

（4）进行借档登记，把借档时间、材料名称、材料份数、借档理由等填清楚，并由借档人员签字。

（5）归还时，及时在外借登记上注销。

第十七条 出具证明材料的手续

出具证明材料手续包括以下几个步骤：

（1）首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；

（2）人事档案专员按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

（3）证明材料由人事档案专员提交有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第五章 附则

第十八条 本制度由人事档案专员拟订，人事事务主管审核，修改权和解析权属人力资源部。

第十九条 本制度自批准公布之日起实施。

4-7-2 合理性解析及关联法规

合理性解析

对大部分外资企业和民营企业而言，人事档案往往是通过人才服务机构进行代管，与入职录用、职称评定、离职手续相关事项均委托人才服务机构处理。不过，对大部分国有企业和事业单位而言，人事档案管理仍是用人单位人力资源管理中非常重要的组成部分。在进行人事档案管理时，应注意以下一些常见的问题：

（1）档案法与档案管理。根据档案法的相关规定，档案管理单位应当妥善保管档案，防止档案的不当灭失。对于因管理责任导致档案灭失的，应当承担法律责任。另外，涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

（2）劳动法与档案管理。根据劳动法的相关规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续；若因用人单位原因导致档案无法及时转移造成员工损失的，用人单位应当承担赔偿责任；对于用人单位扣押员工档案的，还可以依法进行行政处罚。

（3）档案管理相关劳动争议。档案管理相关的劳动争议主要表现在离职时用人单位以违约金等理由扣押或拒绝转移人事档案。此种情形下，尤其要提醒用人单位注意的是，员工解除劳动合同本身是否合法与单位扣押或拒绝转移人事档案之间并不存在法律上的关联关系。即便是员工违法解除劳动合同，用人单位仍应及时转移人事档案，并按照劳动仲裁或诉讼途径另行向违法解除劳动合同的员工主张权利和赔偿。

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[1] 实务中，很多企业HR问到用餐时间是否会被认定为劳动时间、休息时间是否包含用餐时间等问题。通常而言，如果企业规章制度和劳动合同明确规定或约定用餐时间剔除在工作时间之外且休息时间包含用餐时间的，劳动行政部门、仲裁机构和法院一般予以认可。但值得注意的是，对于部分制造型企业在用餐完毕后未安排休息时间（通常在30分钟以内）而直接上班的，其用餐时间通常会被实务部门认定为必要用餐时间（为履行正常劳动而进行必要的体力补充）而计入工作时间。建议企业在规章制度中将用餐时间和休息时间放在一起并明确予以规定。

[2] 对于加班费计算基数是否可以约定，目前各地法规有着不同的规定。上海、江苏等地的工资支付条例规定，加班费计算基数可以自由约定。上海的地方性规定基于对工资构成约定俗成的理解，进一步明确，如果企业与员工就加班费计算基数没有约定，则统一按照本岗位正常出勤工资的70%进行折算。

[3] 关于探亲假是否属于强制假，目前实务界有着不同意见。一种意见认为探亲假是针对所有用人单位的法定假期，另一种意见则认为探亲假只是国有企业才需要执行的假期。目前第二种意见为多数意见，但实务中还是出现了一些民营企业和外资企业被劳动仲裁部门或法院要求执行探亲假的少量案例。

[4] 第一种观点主要是认为员工保守商业秘密应当作为合同义务来理解，只有劳动合同有约定的情况下，员工才存在保密义务。相对应，员工履行保密义务的同时，用人单位应当支付保密费等相应对价。第二种观点则认为，商业秘密应当作为劳动合同的附随义务来理解。附随义务是为履行给付义务或保护当事人人身或财产的利益，于契约发展过程中基于诚信原则而产生的义务。作为保密义务的附随义务，无须明文约定也必须遵守，这一义务即便在劳动者离职后也不得免除。按此观点，员工履行保密协议并不需要支付保密费。

[5] 当然，不同地方对于保密协议存在着不同的地方性规定，企业还需要主动了解企业所在地对于保密事项的相关规定，从而避免保密管理制度违反相关规定而无效带来的法律风险。

[6] 《企业职工奖惩条例》废止后，实务界关于企业能否设置经济处罚（罚款）的问题有不同意见。第一种意见认为，既然《企业职工奖惩条例》废止了，经济处罚就失去了法规依据，所以企业不能对员工进行经济处罚。第二种意见认为，虽然《企业职工奖惩条例》废止了，但并不意味着企业进行经济处罚就意味着违法。通常认为，程序合理并经由法定的民主程序和公示程序的经济处罚制度是法律所不禁止的。第二种意见目前是主流意见。

[7] 规章制度在设置企业处罚权时，应特别注意合理性原则。企业设定处罚权，一般不要涉及劳动合同的变更或解除。企业的处罚权本为内部自主管理权之一，但是如果这种内部自主管理权涉及劳动合同的变更或解除，该处罚性质就从内部管理范畴转移到法律限制的范围。如果员工提起申诉或诉讼，劳动仲裁机构或法院就可以介入审查变更或解除劳动合同是否具有充分的合理性。比如，上海市高级人民法院《关于审理劳动争议案件若干问题的解答》（沪高法民一〔2002〕6号）第5条规定：“用人单位与劳动者之间因单位处分发生争议的，是否作为劳动争议案件应区分情况：单位处分虽涉及经济扣罚等内容，但属于特定性、阶段性的，不涉及劳动合同的解除、变更的，单位有权对劳动者进行管理，不宜作为劳动争议案件；用人单位作出的处分涉及劳动合同的变更或解除的，或者经济扣罚影响劳动者基本生活的，则因此类处分引起的争议可作为劳动争议案件。”

[8] 《档案法》由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日修订通过，现予公布，自2021年1月1日起施行。