2.4.3 设置打印的内容
一般在打印工作表数据时经常需要控制打印的内容，比如只打印部分区域中的数据。对于特定内容的打印，可以按照下面的方法进行操作。
1．只打印部分行列的内容
如果只打印工作表中的部分单元格区域，就需要对打印区域进行设置。下面介绍设置打印区域的操作方法。
（1）在工作表中选择需要打印的单元格区域，在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“打印区域”按钮，在打开的下拉列表中选择“设置打印区域”选项，如图2.66所示。
图2.66 选择“设置打印区域”选项
（2）此时所选单元格区域会被虚线框环绕，虚线框中即为设置的打印区域，如图2.67所示。
图2.67 显示打印区域
注意
在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“打印区域”按钮，在打开的下拉列表中选择“取消打印区域”选项，则设置的打印区域将被取消。
（3）完成设置后，在“文件”菜单中选择“打印”选项即可预览打印效果，如图2.68所示。
图2.68 预览打印效果
2．通过隐藏行列来设置打印区域
要实现只打印工作表中特定的行列，可以将不需要打印的行列隐藏，然后对工作表进行打印。为了方便在不打印时能够查看隐藏的行列，可以在“视图管理器”对话框中分别为打印和平时的编辑操作创建不同的视图。下面介绍具体的操作方法。
（1）在“视图”选项卡中的“工作簿视图”组中单击“自定义视图”按钮，打开“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，如图2.69所示。在打开的“添加视图”对话框的“名称”文本框中输入视图名称，如图2.70所示。完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框。
图2.69 打开“视图管理器”对话框
图2.70 在“添加视图”对话框中输入名称
（2）在工作表中选择不需要打印的列将其隐藏，如图2.71所示。使用步骤（1）相同的方法打开“添加视图”对话框，设置当前视图名称，如图2.72所示。完成设置后关闭对话框。
图2.71 隐藏选择的列
（3）当需要打印特定的数据时，打开“视图管理器”对话框，选择对话框中包含需要打印数据的视图，单击“显示”按钮显示该视图，如图2.73所示。在“文件”菜单中选择“打印”选项预览打印效果，单击“打印”按钮即可打印，如图2.74所示。
图2.72 设置视图名称
图2.73 选择显示视图
图2.74 预览打印效果
注意
在工作表中选择需要打印的单元格区域，在“文件”菜单中选择“打印”选项。在“设置”下拉列表选择“打印选定区域”选项，也可以实现对选定区域的打印，但这种方法只对当次打印有效，下次打印时还需要重新设置需要打印的单元格区域。
3．在每页打印标题行
为了方便文档的阅读，在进行打印时可以在各页打印标题行。下面介绍打印标题行的设置方法。
（1）打开需要打印标题行的工作表，在“页面设置”选项卡的“页面设置”组中单击“打印标题”按钮，如图2.75所示。
图2.75 单击“打印标题”按钮
（2）打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，在“顶端标题行”文本框中输入需要作为标题行打印的单元格地址，如图2.76所示。
图2.76 指定标题行单元格地址
注意
选中“网格线”复选框，打印时将打印网格线。如果使用黑白打印机，则应选中“单色打印”复选框，对于彩色打印机来说，选中该复选框能够节省打印时间。选中“草稿质量”复选框，可以减少打印时间但会降低打印的品质。选中“行号列标”复选框，则打印时将包括工作表的行号和列标。在“注释”下拉列表中可以选择是否打印注释及注释的打印位置。“打印顺序”选项组中的单选按钮用于设置工作表的打印顺序。
（3）在“页面设置”对话框中单击“打印预览”按钮预览标题行效果，此时可以看到第2页以后所有的页都包含了设置的标题行，如图2.77所示。
图2.77 打印时包含标题行
4．不打印单元格填充颜色
一般情况下，在打印工作表时，单元格中的设置（如文字颜色、颜色或底纹填充）都将被打印出来。这些彩色文字、单元格颜色和底纹的打印将影响到打印速度，有时打印出来也不美观。此时，可以通过采用单色打印的方式使这些设置不打印出来，具体操作方法如下。
（1）在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，在“工作表”选项卡中选中“单色打印”复选框，单击“确定”按钮，如图2.78所示。
图2.78 选中“单色打印”复选框
（2）预览打印效果可以看到，工作表中的标题行原来是使用了颜色填充的，但在打印时填充颜色则不会被打印出来，如图2.79所示。
图2.79 不打印单元格填充颜色
5．不打印工作表中的图表对象
在一些图文混排的表格中，往往包含各种图片、图形或图表等对象，通常在校对工作表数据时，为了节约打印的时间和纸张，并不需要打印出这些对象。用户可以使用两种方法来解决：一种方法是以草稿质量打印工作表；另一种方法是将图片的属性设置为非打印对象。下面分别对这两种方法进行介绍。
（1）打开“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡，选中“草稿质量”复选框，如图2.80所示。单击“确定”按钮关闭“页面设置”对话框，预览打印效果。此时可以看到工作表中的图表没有被打印，如图2.81所示。
图2.80 选中“草稿质量”复选框
图2.81 不打印工作表中的图表
注意
以草稿质量打印工作表时，将忽略格式、插入工作表的各种图片对象、图形对象以及边框和填充颜色等。使用草稿质量打印工作表能够提高打印速度。
（2）对于工作表中的图片、图形和图表等对象，要使其不被打印出来，还可以使用下面方法进行操作。在工作表中鼠标右击对象，如这里的图表对象，选择快捷菜单中的“设置图表区域格式”命令，在打开的“设置图表区格式”窗格中选择“属性”选项，撤选“打印对象”复选框，如图2.82所示。
图2.82 撤选“打印对象”复选框
6．打印工作表的行号列标和网格线
在默认情况下，Excel是不会打印工作表的行号列标和工作表网格线的。如果需要打印网格线和行号列标，可以使用下面的方法进行操作。
打开“页面设置”对话框，在“工作表”选项卡中选中“网格线”复选框，如图2.83所示。单击“打印预览”按钮，可以预览打印网格线的效果，如图2.84所示。
图2.83 选中“网格线”复选框
图2.84 预览打印网格线效果
注意
在打印工作表时，为了美观设置了比内边框线更粗的外边框线。但在实际打印中，往往会出现第一页下边框线和第二页的上边框线没有加粗的现象。此时，可以先取消边框，然后设置打印网格线，则打印时每页都会有比内边框线粗的外边框线了。
7．不打印工作表中的出错值
在对工作表数据进行处理时必将用到公式，而使用公式难免会出现一些错误信息。如果不希望在打印时将这些信息也一起打印出来，可以使用下面的方法进行设置。
（1）启动Excel并打开需要打印的工作表，该工作表的“工资总额”栏中出现了错误提示。打开“页面设置”对话框，在“工作表”选项卡中打开“错误单元格打印为”下拉列表，选择相应的选项，设置打印时错误单元格中显示的内容，如选择“空白”，如图2.85所示。
图2.85 设置错误单元格的打印方式
（2）单击“确定”按钮关闭“页面设置”对话框，在“文件”菜单中选择“打印”选项预览打印效果。打印工作表，出错单元格将被打印为空白单元格，如图2.86所示。
图2.86 出错单元格被打印为空白单元格