3.3　设置数据格式

在单元格中输入数据后，为了让数据的含义更清晰，可以为数据设置特定的格式改变数据的显示外观，例如更改数据的字体格式、为表示金额的数据添加货币符号、将数据在单元格中居中对齐。用户还可以使用单元格样式一次性为数据设置多种格式。

3.3.1　设置字体格式

字体格式包括字体、字号、字体颜色、加粗、倾斜等多种格式，可以为单元格中的数据设置一种或多种字体格式。选择要设置字体格式的单元格，或者在单元格的编辑模式下选择单元格中的部分内容，然后使用以下方法设置字体格式：

·　在功能区的“开始”选项卡的“字体”组中设置字体格式，如图3-33所示。

·　在功能区的“开始”选项卡中单击“字体”组右下角的对话框启动器，然后在打开的“设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡中设置字体格式，如图3-34所示。

·　使用浮动工具栏设置字体格式。

在单元格中输入内容后，即使不设置字体格式，单元格中的内容也会具有某种字体，将这种由Excel自动设置好的字体称为“默认字体”。不同版本的Excel具有不同的默认字体，例如Excel 2019的默认字体为“等线”，默认字号为11号。

如果经常需要将单元格中的数据设置为某种特定的字体，可以修改Excel的默认字体。单击“文件”按钮并选择“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，在“常规”选项卡中的“使用此字体作为默认字体”和“字号”两项用于设置默认字体，如图3-35所示。

3.3.2　设置数字格式

在单元格中输入一个数字后，该数字在不同场合下有不同的含义。例如，在销售分析表中，该数字可能表示商品的总销量；在员工信息表中，该数字可能表示一个员工的月工资；在财务报表中，该数字可能表示一个日期。如果为数字设置特定的数字格式，可以让数据的含义更清晰。如图3-36所示是为同一个数字设置3种不同数字格式后的效果，设置数字格式后的数字含义显而易见。

Excel内置的数字格式主要用于设置数值的格式，如表3-2所示。如果要为文本设置数字格式，需要创建自定义格式代码。为数据设置的数字格式只改变数据的显示外观，不会改变数据本身的值和数据类型。Windows操作系统中的设置会影响数字格式的默认样式。

选择要设置数字格式的一个或多个单元格，然后使用以下方法为选中的数据设置数字格式：

·　在功能区的“开始”选项卡中打开“数字格式”下拉列表，然后选择所需的数字格式，如图3-37所示。

·　使用功能区的“开始”选项卡中的“数字”组中的5个格式按钮，从左到右依次为：会计数字格式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数位数、减少小数位数，如图3-38所示。

·　打开“设置单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择一种数字格式类型，然后在右侧设置数字格式的相关选项，“示例”区域显示当前设置的数字格式的预览效果，如图3-39所示。

提示：无论为单元格设置了哪种数字格式，在编辑栏中始终显示单元格中的内容本身。

3.3.3　设置数据在单元格中的对齐方式

数据在单元格中的对齐方式是指数据在单元格中水平和垂直两个方向上的对齐位置。水平对齐包括常规、靠左、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐等对齐方式；垂直对齐包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐等对齐方式。

在功能区的“开始”选项卡的“对齐方式”组中只提供了常用的水平对齐和垂直对齐方式，如图3-40所示。如果想要访问所有的对齐方式，需要使用“设置单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，在“水平对齐”和“垂直对齐”两个下拉列表中可以找到所有的对齐方式，如图3-41所示。

用户在单元格中输入的数据默认使用“常规”水平对齐方式，该对齐方式的效果由输入的数据类型决定：文本型数据自动左对齐，数值型数据自动右对齐，逻辑值和错误值自动居中对齐。所有类型的数据的垂直对齐方式默认为“居中”，增加单元格的高度才能看到垂直居中对齐的效果。

在所有的水平对齐方式中，“填充”和“跨列居中”两种对齐方式的效果比较特殊。

·　填充：如果需要在单元格中输入重复的多组内容，则可以使用“填充”对齐方式，该对齐方式会自动重复单元格中的内容，直到填满单元格或者单元格的剩余空间无法完全显示内容为止，如图3-42所示。

·　跨列居中：“跨列居中”的效果与使用合并单元格中的“合并后居中”类似，但是前者并未真正合并单元格，而只是在显示方面实现了合并居中的效果。如图3-43所示为将A1:E1单元格区域设置为“跨列居中”对齐方式后的效果，内容位于A1单元格中，然而看起来就像将A1:E1这5个单元格合并在一起。

3.3.4　使用单元格样式快速设置多种格式

如果使用过Word中的“样式”功能，则很容易理解Excel中的“单元格样式”。使用“单元格样式”功能可以快速为单元格设置多种格式，这些格式就是“设置单元格格式”对话框中包含的6个选项卡的格式，即数字、对齐、字体、边框、填充、保护。单元格样式将这6种格式组合在一起，利用单元格样式可以为单元格一次性设置这6种格式中的一种或多种。

Excel内置了一些单元格样式，用户可以直接使用这些内置的样式为单元格设置格式。首先选择要设置格式的一个或多个单元格，然后在功能区的“开始”选项卡中单击“单元格样式”按钮，打开单元格样式列表，如图3-44所示。将鼠标指针指向某个样式时，选中的单元格会自动显示应用该样式后的预览效果。如果确定要使用某个单元格样式，单击该样式即可。

如果内置单元格样式无法完全满足格式上的要求，则可以修改内置单元格样式，有以下两种方式：

·　在单元格样式列表中右击要修改的样式，然后在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“样式”对话框，其中显示了单元格样式包含的6种格式，复选框处于选中状态的格式表示当前正在使用的格式，如图3-45所示。单击“格式”按钮，在打开的“设置单元格格式”对话框中可以修改6种格式。

·　在单元格样式列表中右击要修改的样式，然后在弹出的菜单中选择“复制”命令，在打开的“样式”对话框中为复制后的样式设置一个名称，然后单击“格式”按钮修改样式中的格式。

直接修改内置单元格样式时，无法更改样式的名称。如果要为单元格样式指定一个名称，并从头开始设置单元格样式中的格式，那么用户可以创建新的单元格样式。只需在单元格样式列表中选择“新建单元格样式”命令，在打开的“样式”对话框中为单元格样式设置一个名称，并在下方选中相应的复选框来启用所需的格式，然后单击“格式”按钮对每一种格式进行具体设置。创建好的单元格样式显示在单元格样式列表的“自定义”类别中，如图3-46所示。