2.4　保存数据

在Excel中输入或导入数据后，为了便于以后编辑和使用，需要将数据以文件的形式保存到计算机中。Excel支持将数据保存为多种文件格式，用户可以指定保存文件时的默认格式。为了减少由于意外关闭Excel程序而导致数据损失，用户还可以设置创建用于恢复工作簿的临时备份文件的时间间隔。

2.4.1　Excel支持的工作簿类型

“工作簿”是Excel文件的特定称呼，每个工作簿就是一个文件，它们存储在计算机磁盘中。Excel支持的工作簿类型分为普通工作簿、模板、加载宏3类。普通工作簿是用户在大多数情况下使用的工作簿，在其中可以输入所需的数据、对数据进行计算和分析、创建图表展示数据等。模板是用于快速创建大量具有相同或相似格式和内容的工作簿。加载宏是一种扩展和增强Excel功能的工作簿，其中包含用于实现一个或多个功能的VBA代码。

以上3类工作簿都有两种不同Excel版本的文件格式，Excel版本以Excel 2007作为分界线。以普通工作簿为例，Excel 2007之前的Excel版本工作簿的文件扩展名为.xls，而从Excel 2007开始的Excel版本工作簿的文件扩展名都改为.xlsx。

前两类工作簿还可细分为包含VBA代码和不包含VBA代码的文件版本。在Excel 2003中，无论工作簿是否包含VBA代码，都使用同一种文件格式存储数据。在Excel 2007及更高版本的Excel中，将根据工作簿是否包含VBA代码来使用不同的文件格式存储数据。表2-2列出了Excel支持的工作簿类型。

2.4.2　将数据保存为Excel工作簿

为了以后随时查看和编辑工作簿，需要将工作簿中的内容保存到计算机中，有以下两种方法：

·　单击快速访问工具栏中的“保存”命令，或按Ctrl+S快捷键。

·　单击“文件”按钮并选择“保存”命令。

执行以上任意一种方法都将进入“另存为”界面，如图2-58所示。选择一个保存位置，将打开“另存为”对话框，如图2-59所示，输入工作簿的名称并单击“保存”按钮，即可保存工作簿。

如果已将工作簿保存到计算机中，则在执行保存操作时，会将上次保存后的最新修改直接保存到当前工作簿中，而不会显示“另存为”界面和“另存为”对话框。

2.4.3　设置保存工作簿的默认格式

在Excel 2007及更高版本的Excel中，每次保存工作簿时的默认格式为“Excel工作簿”，文件扩展名为.xlsx。如果经常需要将工作簿保存为其他类型的文件格式，一种方法是执行“另存为”命令，然后在“另存为”对话框中选择所需的文件格式。另一种方法是设置保存工作簿的默认格式，以后每次保存新建的工作簿或另存工作簿时，都会默认以该格式保存。设置保存工作簿的默认格式的操作步骤如下：

单击“文件”按钮并选择“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，在“保存”选项卡的“将文件保存为此格式”下拉列表中选择所需的文件格式，然后单击“确定”按钮，如图2-60所示。

2.4.4　设置自动恢复工作簿的保存时间间隔和位置

默认情况下，Excel程序每隔10分钟自动保存当前打开工作簿的一个临时备份。当Excel程序意外关闭时，可以在下次启动Excel程序时，使用临时备份文件恢复在上次意外关闭Excel程序时处于打开状态的工作簿。为了减少数据损失，可以将保存临时备份文件的时间间隔缩短，操作步骤如下：

单击“文件”按钮并选择“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，在“保存”选项卡中选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，然后在右侧的文本框中输入以“分钟”为单位的数字，表示保存临时备份文件的时间间隔。还可以在下方的“自动恢复文件位置”文本框中设置临时备份文件的保存位置。设置后单击“确定”按钮，如图2-61所示。