1.12 如何监控费用支出状况

解读与分析

企业的费用支出每天都在发生，能否对其进行全面完整的监督和核查将直接影响预算工作的顺利进行。企业在监控费用支出状况时，可以根据以下几个方面定期逐项进行。

1．确定费用支出的类型

费用支出的类型是由具体的预算内容决定的。在实际工作中确定费用支出的类型时，预算管理人员需注意以下三点。

（1）确定费用的子标题及其分类。较为通用的有“启动费用”“直接费用”“间接费用”“固定资产费用”等，同时预算管理人员也可以根据工作需要对子标题进行细分，采用更多的子标题。

（2）预算管理人员要迅速、认真负责地做好各项费用记录，并按要求及时收集发票和收据等资料，完成后立即将其中的关键数据填写到工作费用单、生产报告、每周现金记录、支票记录及银行转账记录中去。

（3）为了方便查找，预算管理人员可以在记录页的显著位置贴上指示此页内容的标签。

2．确定费用数额

对于每天发生的不同数额的费用，预算管理人员必须对费用的直接来源和二级来源进行严格监督。

（1）每天、每周或每月记录各项费用实际发生的数额并进行汇总，然后把实际费用数额与预测费用数额进行比较，计算差异值，将所计算的差异值填入预算表的“差异”栏中。

（2）预算部门成员可以自行解决那些不会对企业业务有深远影响的差异，无须向上级汇报。

3．分析费用发生时间

费用发生时间对费用差异有巨大影响。预算管理人员核查费用差异时，要注意将其与费用数额造成的差异区分开。虽然费用发生时间可能不会对企业利润水平产生影响，但会对现金流量产生负面影响。明确发生时间造成的费用差异，有利于企业顺利地进行预算管理。

4．核查费用支出的要点

企业可以根据以下问题对费用支出进行核查。

（1）是否对启动费用、原材料费用、人工费用、租金、保险费等各项费用全面地进行了核查？

（2）是否查看了提款数额？

（3）是否查看了费用说明书、新编说明书、新印刷材料？

5．针对差异采取措施

企业要定期召开分析会，对预算指标的完成情况，及费用预算中存在的问题和差异进行分析，以确定哪些费用控制上还存在问题，找到问题和差距后，进一步落实责任，加强考核。由于产生费用差异的原因不同，企业性质及其具体情况也不同，因此很难确定一种“放之四海而皆准”的通行方法，企业必须根据自己的实际情况找到适合自己的方法。

费用支出的情况比较复杂，企业要想进行全面的监控，就必须从以上几个方面对各项支出进行仔细、定期、逐项核查，以保证预算管理工作的顺利进行。