1.1　Excel简介

本节将对Excel的基本情况进行简要介绍，包括Excel的发展历程、Excel涵盖的功能、Excel的学习方法等内容，了解这些内容将有助于更好地学习Excel。

1.1.1 　Excel发展历程

微软公司在1985年发布了Excel的第一个版本，它只能在苹果计算机上使用；在1987年又发布了捆绑在Windows 2.0操作系统中的Excel的第二个版本（Excel 2.0）。此后每隔2～3年，微软公司都会发布新的Excel版本，以便不断增强Excel的功能并修复其自身存在的问题。

Excel从1993年开始支持VBA（Visual Basic for Applications），VBA是一个嵌入在Excel内部的独立编程环境。用户通过编写VBA代码，不但可以让Excel中的操作自动完成，而且可以增强和扩展Excel的功能。同年，微软公司将Excel捆绑在Office办公套件中，使其成为该套件中的一员。

至今已经过去了几十年，Excel的版本不断更替。本书编写期间的Excel最新版本是Excel 2019。与最初的Excel版本相比，无论是界面环境还是内部功能，Excel 2019都已经脱胎换骨、焕然一新。图1-1所示为Excel不同历史版本的启动界面。

图1-1　Excel不同历史版本的启动界面

1.1.2 　Excel涵盖的功能

Excel主要用于表格数据的存储、计算、分析和呈现，可以完成从只存储固定数据的静态表格，到包含公式、函数与数据分析工具的动态表格的制作与处理。具体来说，用户可以使用Excel制作以下几种类型的表格。

◉ 数据存储类表格：这类表格主要用于存储数据和信息，其中不包含任何用于计算的公式或其他可自动更新的功能，如员工信息表。

◉ 数据计算类表格：这类表格主要用于对数据进行计算，使用公式和函数对数据进行所需的计算和处理，如汇总求和、计算平均值、统计数量、提取文本中的特定部分、计算财务数据等。

◉ 数据分析类表格：这类表格主要用于对数据进行分析，可以对数据进行排序、筛选和分类汇总，以便进行简单的分析；可以使用数据透视表快速汇总数据，并从不同的角度查看和分析数据，还可以使用模拟分析、规划求解等高级工具对数据进行更专业的分析。

◉ 数据呈现类表格：这类表格主要通过图表、迷你图、图片、形状等图形化方式来直观呈现数据的含义，如使用图表分析和预测销售趋势。

◉ 功能定制类表格：这类表格主要用于根据用户的需求来对表格的功能进行自定义设置，一般需要通过编写VBA代码来开发可以增强或扩展Excel功能的插件，包括为用户定制的表格操作方式、针对特定需求的计算、新的界面环境和菜单命令等。

根据上面列出的使用Excel可以制作的表格类型及其实际用途，可以将Excel涵盖的功能划分为表1-1所示的几个部分。还有其他一些Excel功能没有在表格中列出，包括工作簿和工作表的基本操作、窗口和视图、审阅和批注，以及安全设置等。

表1-1　Excel涵盖的功能

1.1.3 　Excel的学习方法

正所谓人外有人，一个人的学习之路永无止境。每一位拥有丰富Excel使用经验的用户都是从茫然和困惑一步步走过来的。很多Excel用户都经历过或正经历着下面这些操作。

◉ 手动输入一系列自然数或连续的日期。

◉ 对多个单元格中的数据求和时，在公式中逐个输入单元格的地址。

◉ 在需要输入多个相似公式时，手动输入这些公式。

◉ 发现工作表中多个位置上的相同数据有错误时，逐个在这些位置修改错误。

◉ 创建多个格式相似的工作表时，重复从原工作表中复制数据和格式到新的工作表。

◉ 在资料表中输入身份证号码后，手动输入每个人的出生日期和性别。

◉ 通过排列和堆叠多个形状来模拟数据的可视化效果。

◉ 手动为符合条件的数据设置特定的格式，如字体、字体颜色或单元格的填充色。

上面列出的操作在Excel中都有更简捷、更高效的实现方法，纠正不规范的操作习惯是成为“Excel高手”的必经之路。只有掌握正确的操作方法，才能真正发挥Excel的强大功能。下面介绍的一些学习方法有助于读者更好地学习Excel。

1．使用Excel帮助系统

学习Excel最简单的方法是使用Excel提供的帮助系统。启动Excel程序后，在Excel主界面中按【F1】键，或者在功能区的【帮助】选项卡中单击【帮助】按钮，如图1-2所示，将打开图1-3所示的【帮助】窗口，可以按目录浏览帮助内容，也可以在搜索框中输入要查找的关键字，以便快速找到想要了解的内容。

图1-2　单击【帮助】按钮

图1-3　【帮助】窗口

除了使用【F1】键和【帮助】按钮之外，还可以在打开的对话框中单击右上角的问号按钮，如图1-4所示，将打开当前对话框的上下文帮助。

图1-4　单击问号按钮打开上下文帮助界面

2．在网上搜索答案

用户可以通过搜索引擎在网上搜索使用Excel时遇到的特定问题，这种方式可以直接针对自己遇到的问题获得一些答案，可能是解决问题的最快途径。但是由于网上内容参差不齐，答案是否正确需要自己去鉴别，因此，有时也会给用户带来一些误导。除此之外，用户还可以浏览一些专注于Excel技术的网站或论坛中的技术帖或在其中提问，这也是一种学习和解决问题的方法。这样带着问题去学习所获得的知识通常记忆最深刻。

3．购买纸质图书

在电子产品迅猛发展的今天，很多人都在使用各种类型的移动设备浏览电子书，但纸质图书仍具有不可替代性。这主要是因为纸质图书具有质感和仪式感，读者在静心阅读的同时，不仅可以享受书香气息，而且可以做笔记、划重点。因此，购买纸质图书仍是大多数想学习Excel的用户的主要选择。

4．善于总结

对于在使用Excel时遇到的问题，在解决问题后应对问题产生的原因和解决方法进行总结。总结问题的过程相当于再次重现问题，并在大脑中重新回顾和思考解决问题的方法和步骤，这样做能够加深记忆。通过日积月累的总结，你将会逐步提高对问题的分析思考能力。

5．勤于练习

Excel帮助系统中的内容和书籍看得再多，始终都是纸上谈兵。只有在计算机上实际操作演练一番，才能真正理解并记住所学内容。很多人都会遇到这种情况，看书时感觉理解得很清晰、透彻，但是在实际操作过程中却遇到或多或少的问题。实际上，操作中的很多细节和注意事项只有在自己实际操作时才会遇到并加以注意。只看不做，Excel水平很难有实质性的提升。

6．步步为营

无论学习哪种技术，都需要先打好基础，然后逐步增加学习的难度。对于Excel的学习，首先应了解Excel界面的组成结构和使用方法，掌握工作簿、工作表和单元格的操作方法，然后再学习Excel的其他功能。切忌在Excel基本操作还没有熟练掌握的情况下就急于学习难度较大的操作，这样只会消磨自己学习Excel的热情和信心。