第5章 最会抓住要点的报告
身为部属，如果想要在向上司报告工作进度时，获得高度的评价和肯定，并享誉“最会报告的最佳员工”之称谓，应该牢记以下几点原则：
先说结论
区分事实与主观
口头报告必须简单扼要
不好开口的事要先开口
不要为失误或失败过多辩解
所谓职场组织，就是为了实现远大的目标，集合众人，以具体的工作分配，做到每日顺利经营的团体。组织中每个人的工作如果都能顺利进行，再大的目标也能达成。
基于这项理由，每个组织便赋予领导者管理、统御之责，通过部属向领导者“报告、联系”的形式，来掌握每位成员的工作进展。
身为部属，如果想要在向上司报告工作进度时，获得高度的评价和肯定，应该牢记以下几点原则。
报告时的注意事项
①报告会让上司的工作中断，所以事前一定要先取得许可。你可以这样询问：“您现在方便吗？”（停顿一两秒后）“想跟您报告有关××的事。”
②匆忙做出或没考虑到时效的报告，是最愚蠢的报告。这种报告绝对会引起上司不快。
③报告时要先提重点，接下来的部分如果也报告得好，就很容易取得上司的认同。冗长繁琐的报告、不得要领的报告、结论放在最后的报告、偏离重点的报告，以及不举事实只陈述个人意见的报告，都令人讨厌，应该要小心避免。
如何提出坦白认错的报告
谁都不想提出带有坏消息的报告，但如果真的发生这种状况，可以依照下列要点小心应对。切记，这类报告一定要小心处理，否则一有疏忽，可能会变成致命的伤害。
①如果是自己犯的错，一定要先赔罪，任何借口或辩解都没有用（但要注意，反复说赔罪的话，也会造成反效果）。
②对自己犯的错要客观（不要流于主观）分析原因，并传达能获得谅解的内容。老实说出为何会变成这样的前因后果，不可一味为自己辩护。
③说明个人理由，解释为何会变成这样时，语气要真诚，同时表现出歉意。更重要的是在对方开口责备之前，就先自己提出反省。
能做到上述这几点，老板应该就会原谅你，而不会再对你多加责备了。
报告工作的五个原则
受命的人在完成工作之后，有报告的义务。因工作而异，有的只要在事后说一声：“报告主管，工作执行完毕”即可。但有的报告还要包括其他事项，例如：
“报告主管，机器是在动，但前些天修过的接头部分，状况还是不太好，是不是要全部换下来比较好呢？”
“哦！是吗？明天早上仔细看看情形再说！”
像这样就是一份非常有内容的报告。对于今天发生的状况，很快地在第二天早上就能决定应对的方法。因此没有必要将报告这件事想得太过困难，只要能传达必要的情报及有用的情报就可以了。如仔细想想，应不难找出须报告的事项。不过，报告时有以下几点原则必须遵守：
①先说结论：因上司很忙，所以想尽快知道结论。如依事情发生的先后顺序，一件一件地像写日记一样地报告，必会引起上司的讨厌。于是——
“究竟事情是做完了没有？”
“报告！做完了！”
“那你就先说嘛！”
就会被刮。所以工作执行完毕应在一开始就说。
②区分清事实与主观：不能将感想或想像当做事实一般的叙述。因聆听报告的上司并未见到现场，所以只能光凭想像揣摩，如果加以暗示或任何催化，就有可能引导其发布错误的指示或命令。果真如此，最大责任应在报告者的身上。
③口头报告必须简单扼要：所有的报告都需要简单扼要，但文字报告有时却被力求详尽。不过，口头报告若拉拉杂杂地说了一大堆，到最后对方一定听不进去。所以为让对方听清楚，要把重点摆在前面，选择重要的情报唤起对方的注意。所以必须加强能简洁归纳，并表现事物重点的能力。
④不好开口的事要先开口：失败或失误都是不好开口的事。不过，就算不说，事后还是会被知道。与其事后被揭穿，倒不如事发后直说来得没有心理压力。欲盖弥彰，结果始终怀着忐忑不安的心，反而痛苦。
⑤不要为失误或失败过多辩解：为失误或失败找理由、加以辩解的做法并不好。欧美人认为承认自己的缺失会有所损害，因此绝不承认错误，黑的也会硬说成是白的，但这在东方人的社会里，反而会招来很低的评价。像“对不起，我把纸张的正反面弄错，结果写上去了，这是我一时疏忽，明天我一定重写”这样很坦率地道歉就可以了。如确系失误就承认错误，或许会因坦白而受到上司称赞也有可能。
究竟任务执行完毕与失误哪个应先报告呢？
“工作执行完毕，但有一个失误。”
如上述的顺序报告即可。
一个受老板赏识的部属，也是最会报告的部属。若达到这一步，以下原则必须遵守：
先说结论
区分清事实与主观
口头报告必须简单扼要
不好开口的事要先开口
不要为失误或失败过多辩解
中心工作报告的三个要点
必须长时期才能执行完毕的工作，如果要等一切结束再做报告，恐怕会有无法弥补的情况产生。因此有必要做中间报告，超过三天以上的工作，就算没值得报告的内容也应向上司做简报。中间报告的要点如下：
①中间报告的目的，在于转告工作进度：进度可由计划值与现在值的差值算出。在未达到预定进度时，不管落后多少，还须附上造成延后的原因事实，一并报告上司。
②上司不知道的事实：您虽然知道事实，但上司并不知道。因此您有向上司报告的义务，因工作的最终责任在上司身上。身负重责但却对实情毫无知晓，这会让他十分不踏实的。或许在您看来，一切没问题、很顺利地进行着，没有什么值得报告的，但这是个错误的想法。因为即使如此，上司还是希望能得到“一切都没问题”的报告。所以不论工作进度落后或如期进行，甚至超前时，都必须向上司报告。
③找机会转告：例如在餐厅或洗手间碰到上司时，简单地转告上司：“刚开始进行有点不顺，不过我们三个人颇有默契，发挥分工合作的精神之后，这星期就能达到预定进度的九成！”
像这样，向上司报告概略，站着说个二、三分钟就解决了。上司也因此放心多了。
长时间才能执行完毕的工作，中间段也必须向老板报告，其要点有：
转告工作进度；
老板不知道的事实；
找机会转告。
紧急状况下的应变报告
报告内容并不限于工作的进度。发生火灾、故障、意外、抱怨等紧急状况时，也必须提出报告，或许后者才是最须报告的。
紧急状况往往在出乎意料的情形下发生，这时一定要保持冷静且确实地向上报告。如果心理上的磨炼不够，这就很难做到了。因此，发生紧急状况时的应变行动，必须平常就要有所准备。
①首先做一次深呼吸，让自己冷静下来：精神状况是否稳定，往往能决定事情的成败。
②采取安全措施：如切断开关或打开逃生门等。
③分摊报告：如有两人以上在场，则由一人分摊报告的工作，其报告内容可不述及原因，光叙述现场事实即可。
④发挥卓越的领导能力：如恰巧当时主管在场时，如果必要就要求主管“请把那边的开关关掉！”。这看似一种僭越的行为，但在那种情况下并不能算是。
⑤有越权行为时，事后提出报告征求认可：虽然明文规定“重要资料的取阅必须征得所辖主管的允许”，但若主管不在时就没办法了，这时只好自行判断取阅，待主管回来后，请求追认。
⑥不要试图掩饰自己的失误：自己因一时疏忽操作错误而引起火灾时，想自行灭火，但最后却失败而酿成巨灾的事例并不少见。因此，最重要的是——错了就是错了、造成意外就是造成意外，绝不要逃避现实，应勇于承认，想出最好的解决方法。
紧急状况是在出乎意料的情形下发生，这个时候一定要保持冷静且如实地向上报告。
书面报告的六个要点
书面报告不同于口头报告，而是有文字表达的报告，之所以采取这种方式，原因有：
①内容复杂，以口头报告恐怕被疏漏。
②有必要留下纪录。
③将来要做为另外人执行任务时的参考。
当然口头报告时，如有很多数字或精密数字、专有名词、复杂的图表等要提出的时候，也可以书面及图表表示，两者并用。不过，究竟要采取口头或书面报告，若不能自行判断，必须由上司决定。
提书面报告时最重要的是——好好考虑有什么目的。这虽然有些理所当然，不过，很令人感到意外的是：往往有很多人会搞错。制作书面报告，无疑是要让某人方便了解，因此必须写得简明易解。不过，当制作成一册时，对提出的人来说，这份报告书就好比是其作品。为获得好评，刻意加重其分量，于是就加入一些不必要的东西，乍看之下好像长篇巨著，但实际内容不过只占篇幅的三分之一，像这样并不可取。
工作报告书应以短小精悍，方便使用为最佳。这里说说一个好部属应会抓住书面报告的要点——
①力求文章简明易解：事实上，有很多人往往会刻意使用一些艰涩的词汇，使文章看来似乎很有深度。
②尽量使用条列式，加上标题：标题的字句必须花心思，使其具有引人注目的效果。
③尽现视觉效果：与口头报告不同，它是一种借视觉理解的报告方式，所以可运用图表达到一目了然的效果。
④制作报告书时，须先考虑这份报告将被分送到哪个部门、供哪些人参阅：如果将供业务员参考，因为他们大多很忙且多是实际主义者，因此不要提太多的理论。
⑤报告书的及时性：因以文字表达，所以较花时间，也因而容易造成延迟。所以，无论是再好的报告，若无法及时派上用场，还是没有用。
⑥标上日期及报告者的姓名：报告上未标明日期，日后查阅时的心情，就好像在服用标示不明的药品一样。至于写上姓名并不是为了要夸耀业绩，而是一种负责的态度。
工作报告书应以短小精悍，方便使用为最佳。其中的要点有：
简明易解；
使用有标题的条列式；
尽现视觉效果；
为谁制作报告书；
及时性；
标上日期及姓名。