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第四节 危机管理方案
大多数专家都认为危机管理需要通过一个核心来执行,迈耶(Meyer)和霍勒萨(Holusha)认为由首席执行官领导特别行动小组,小组成员应该密切联系,精诚合作,众志成城,危机期间小组成员应放弃自己的工作生活。小组成员由下列成员组成:组织中能承担压力的、富有创造力的高级管理人员;非常熟悉组织运作、学识博大精深人员;资深或实权在握的领导者;熟悉组织运作的外部人员。
特别行动小组应具备足够的权威才能在危机中进行管理和指导,而组织外富有创新技能的外部人员,由于保持相对的独立性,可以减少组织内的一些主观思想。这种组织方法在危机形势迅猛变化时,实现目标也许存在困难,消耗资源也是比较大的;对于小组成员来说,关键问题是他们能否在危机反应和恢复给出建议,并对下级管理团队给予支持。
目前存在两个危机管理模式:事故控制体系(incident command system,ICS)和标准化紧急管理体系(standardized emergency management system,SEMS)。
一、事故控制体系(ICS)
1.ICS体系的原则
原则包括:①体系相对简单灵活,运行ICS可以是一个人起决定作用,其他人辅助,也可以是多个决策者统一行动,指挥。②组织构架适应各种可能出现的危机要求,并能适应于新技术的发展。③这个体系可以迅速扩张,包括标准术语,单个组织,统一指挥,集中行动计划,信息集成和资源分配等。④ICS结构可以根据危机事件规模大小进行调整。
2.ICS基本操作流程
ICS模式如图2-4-1,流程包括:①建立指挥站;②寻找一个短期的物质和资源存放场所;③建立一个后勤部门,更好的提供和调动物质资源;④寻找直升机起落、维护、加油的场所;⑤寻找一个卫生部门工作的场所;⑥建立一个休息站。
图2-4-1 ICS模式
3.ICS主要职能
对危机进行现场管理,要求有一位管理危机的事故管理者和其他成员一起共同完成四项职能:①操作部门负责危机现场的紧急处理;②计划与情报部门负责收集,分析和记录有关危机、危机处理及可利用资源状况的信息;③后勤部门为危机处理提供多种必需的物质资源及服务,根据危机的规模和性质,后勤小组可能包括通讯、医疗、食品、配送、设备、交通等;④财务和行政部门负责危机处理过程中的财务和成本分析。
ICS显著优点是组织架结构间比较平等,只有两个层次,即指挥及四个部门,各层次及部门间可以迅速沟通;另一优点是将人员简单分为四个部门,他们之间既相互激励又相对独立运作。ICS还可以在危机规模扩大时应用于统一领导下的多反应组织。
4.ICS行动计划
由现场管理者列出危机管理所必需的策略、技巧、资源和后勤支持,并做详细记录,具体为:①危机管理目标;②如何组织管理工作;③具体安排及战术原则;④需要的后勤支持;⑤相关资源(包括安全提示,位置设定,天气数据等重要信息)。温格(Wenger)和戴思斯(Dynes)发现了ICS最大弱点就是当处理力度扩大时指挥权的转移问题,指挥权多次易主常导致危机信息的丢失,缺乏强有力的信息管理和沟通计划最终降低管理效果,这表明ICS模式稳定性差,主要适用于局部危机。
二、标准化紧急管理体系(SEMS)
SEMS是1991年美国东部海港火灾的直接结果。由于存在不同反应管理组织,设备被不同的部门处理乡村野火,导致更多损失,因此加利福尼亚政府制定法规(于1993年1月1日制定),授权州紧急服务办公室为大灾难和社会危机建立一套标准化的危机管理系统。SEMS由五个层次组成(表2-4-1):
表2-4-1 SEMS标准构架
五个层次都执行他们各自的预测、管理、操作作业、信息收集、向外部发布公告、后勤支持和行政管理功能。SEMS是一个扩大的ICS体系,在危机情境下更有助于各部门之间的信息交流,通过构架,作业,设备,专业技术的标准化,为危机处理提供整体支持。
1.SEMS运作过程
最基层的现场处理部运行的是ICS体系,当危机管理逐渐升级时,SEMS架构才真正开始运作,随着危机规模的扩大,SEMS需要建立一个危机操作中心(emergency operations center,EOC)。根据事态发展要求,EOC从当地政府逐级向上走,从地方水平达到州水平。
2.SEMS组织标准
组织标准涉及管理跨度、个人责任、标准术语、资源管理及集成通讯方式。最佳的管理跨度是一名管理者负责5个资源单位或个人。而SEMS一个重点就是应用标准术语,促进多方行动更加合理化和标准化。
3.SEMS管理层次
大多数危机至少包含三个层次的反应,即操作性、战术性及策略性,而ICS和SEMS都是构架导向型,因此至少包含三个层次管理:
(1)操作性管理:
执行任务或任务系列的管理,一般在事故现场。
(2)战术性管理:
进行资源的配置和协作,在事故指挥中心。
(3)策略性管理:
涉及政策与形势判断,通常在远离事故现场的总部。
三、危机管理框架结构(CMSS)
当洪水爆发,火山活动,地震或暴风雨等大规模灾难来临时,将发生地方性的对资源和优先权的要求,SEMS和ICS体系在这种情况下显得力不从心,管理者需要发展危机管理框架结构(crisis management shell structure,CMSS),这种结构是为满足危机情境下策略和政策需要而专门设计的,能满足从一个人的公司到国家政府的各种规模组织。CMSS结构中,管理人员应根据他们的技能与能力行使责任,而不是根据职位高低或他们在组织中工作的时间。
1.CMSS的特征
包括:①简单易懂的结构;②简短的沟通与指挥道路;③扁平管理,传达信息时减少信息扭曲和阻滞;④集中决策;⑤给予下级充分授权,并任务水平上的共同决策;⑥重视合作而不仅是战术指挥;⑦收集、评估、整理信息;⑧在危机形势中各当事人集团间有效的沟通;⑨与危机形势的外部集团有效的沟通。
2.CMSS的构架
如图2-4-2,CMSS右半部分为信息部分,左半部分为决策部分。其具体又划分为咨询和信息系统、决策和操作系统。信息系统包括:信息整理部(information collation office,INCO)、公众媒体部(public and media office,PUMO)、咨询形象部(advisory image management office,IMMO)。咨询系统由咨询形象部(advisory image management office,IMMO)和主要咨询团体(principal advisory group,PAG)组成。决策系统是危机管理者(crisis manager,CM)和高层权威(包括首席危机管理者chief crisis manager,CCM)的接口。操作系统包括合作和指挥系统(co-ordination and command office,CACO)及专业战术指挥部(tactical response units,TRU)。危机管理者(CM)和他(她)的管理联系部的支持者(managerial link office,MLO)可以扩展到咨询、信息系统、决策、操作四个系统的任何范围。CMSS结构图简单明了地展示危机管理中各部门的功能及贡献。
图2-4-2 CMSS构架
(1)危机管理者(CM):
负责一个独立运作的CMSS,不同的、独立的、客观的危机同时发生时,允许每位CM负责一个紧密的CMSS。通过CM进行合作与控制,最后集中权威可以快速决策。CM需要能够管理混乱的形势,这种形势通常会丢失信息或信息不准确,几乎没有时间决策和反应,资源的匮乏催生更大的压力和期望,因此CM需要较强的能力和必要的训练。如果CM是一个中层和基层管理者,高层应该授权CM以便应付长期危机。一旦危机开始,CM开始控制,只有CM才能指挥一个紧密团结的危机反应组织运作。CM一般在指挥中心或总部行动。
(2)管理联系部(MLO):
是CM与CMSS内其他部门之间联系的纽带,相当于我们熟悉的秘书工作。MLO是一些初级员工,他们接受一定的培训,并准确掌握了接受和记录信息的技能,MLO在危机开始后和CM一起工作。
(3)信息整理部(INCO):
是CMSS中主要的信息整理者和评估鉴定者。他们集中处理信息,使CM及操作人员可以专心进行危机反应和恢复任务。INCO在危机反应开始工作,地点设在指挥中心。INCO和PUMO一般要分开。
(4)信息侦查兵(CMSS):
是一群受过专门训练的收集和报告信息的人。是CMSS系统的耳目,为INCO收集信息,在危机开始后,根据危机反应计划,常被安排去侦查电台,电视,报纸或互联网。
(5)公众与媒体部门(PUMO):
是应对媒体、利益集团和危机之外的人。PUMO可以向INCO发布信息,但不能从INCO获取信息,PUMO提供例行的信息发布必须由CM提前做出批准。PUMO将专门负责对外发布的信息源集中在一起,向媒体及其他利益集团更快的提供信息,减少外界对CM及反应人员的干扰,利于他们集中精力,接受专门训练,以应对受害人提出的要求。
(6)咨询形象管理部(IMMO):
负责分析危机影响和大众及相关利益集团对组织的看法,并做出改善建议提供给CM,使他们更有效的向外部发布信息,以改善形象管理。
(7)主要咨询团体(PAG):
为CM提供专家建议,使CM集中精力处理危机反应任务,使更多的人了解具体情况,甚至可以安排专家到现场处理专门的事故。PAG可以使CM不必为一个多面手,PAG成员更有时间和经验考虑信息及可选择的方案。PAG成员根据危机形势变化而变化,比如化学专家亲临化学品扩散事故现场时,就可能从咨询作用直接转变为战术行动。
(8)首席危机管理者(CCM):
是受过专门训练经验丰富的高级管理者,可以是组织或政府的首脑。当危机更复杂规模更大,需要更多资源时,超出了一个CM的权限,这时CCM开始工作。CM应向CCM报告运作情况。CCM人员应该是CM一般有单独的指挥中心,并拥有自己的CMSS团队。
(9)指挥部(CACO):
执行两大任务,即将CM决策转化为现场的具体任务,并把任务分配给战术反应部门(TRU),监控局势和资源配置。CACO进行直接的协作和指挥,使CM更有精力处理危机反应全局,推进解决方案及筹谋策略。CACO负责人一般是CM的助手,CM不在时可以行使CM职能,一般都接受过将策略指导转为具体战术的训练。
(10)战术反应部(TRU):
可以按ICS体系建设,配备一定的人员与设备应对危机及危机影响。TRUs加强与CACO联系,促进信息沟通和指挥传递,并能及时获得资源配给。
3.危机管理框架的优势
CMSS是将组织结构转化为危机反应形式,把具体的任务分配给特定的部门,不管何种危机情境,CMSS清楚地限定了每个部门的作业和目标。CMSS还可以根据特定危机的需要而改变构架,也可以将各部门细化为更灵活的低层次的管理部门。CMSS更加强调危机管理能力,而不是建立在非危机时工作头衔、业务流程或工作模式上。因此,这一组织结构更适用于不同规模的组织。
(张 杰 李朝阳)