第1节　精力管理

一、如何动态管理好自身精力？

精力管理对于笔杆子来讲是永恒的课题。科学搞好精力管理，事先分配好精力、脑力、体力，分清轻重缓急，劳逸结合地妥善处理好各项工作，既能备足精力集中应对急难险重任务，又能做好平时上情下情内情外情的积累，还能见缝插针处理好日常事务性工作。

同读友分享愚拙平时进行精力管理的一些小方法。概括起来讲，就是两句话、十个字：每天一张纸，每天填填表。

所谓“每天一张纸”，就是每天用一张纸随时动态记录临时性任务，一方面防止因遗忘而差项、落项，一方面缓解焦虑情绪。这张纸要随身携带，或者夹在笔记本里，或者放到口袋里。好处是能够随时管理好自己的时间和任务。“每天一张纸”，这张纸应记录些什么内容呢？

一是运行类、事务类任务。比如，发文审核，收文批件（签拟办意见）。这类任务根据轻重缓急程度，或者随来随办，或者集中办理。任务量不可预计，不均衡。这类任务不必记在纸上。

二是领导随时交办、自己随时想到的文稿相关任务。这些任务如不及时记录整理，极可能遗漏。应随时补充在这张纸上，根据轻重缓急适时办理。

三是日常积累相关任务。比如调度调研各方面情况，搜集待泛读精读的各类文件、报刊等信息载体，对过往稿件及方法进行复盘等。这些可记可不记，具体根据自己的精力和需要而定。比如，精力、时间允许且需要沉淀时，就要把相关任务列入日程，并适时办理。

这张纸具体应怎么用呢？

每天到单位雷打不动的第一件事，就是查看自己的动态表（即“每天填填表”中的“表”），结合近期领导交办、时节特点，列出待办事项，按照轻重缓急，排出一二三四，用一张A4纸打印出来。

但工作是动态的，经常不会按照计划来。笔杆子们随时可能接到更多、更急的工作任务。这就需要随时用笔补充在那张纸上。写的时候随意些，放松些，任务可以写，下步思路也可以写。自己的纸自己做主，怎么方便怎么写，怎么有利于记忆怎么写，怎么有利于工作推进怎么写。

所谓“每天填填表”，就是及时把那张纸上的东西归档。愚拙的做法是第二天一早进行归档。将归档和列当日待办事项（即“每天一张纸”）同步开展。

关于这张“表”，愚拙使用的工具是金山文档，好处是手机和多部电脑能够互联互查，是一个交互式的备忘录。

实际上，一张纸和一个表是相辅相成的。一方面，纸中所记是表上内容的来源之一；另一方面，表中所填可提醒纸上应记内容。两者相结合，可以动态记录每天干了什么工作，动态复盘还有何待办工作。

需要强调的是，在网络使用环境下，一定要坚持保密原则。

二、如何高效管理好每一天？

1．拟订计划

在每天早上到单位的路上，梳理当前要干的N项工作，并拟订当天的工作计划，思考好具体怎么干，干到什么程度。到单位后，结合“一张纸”“一个表”，按照轻重缓急，马上将任务“1、2、3”记在新的“一张纸”上，并检查笔记本、备忘录、文件材料，确定有无遗漏。有些工作可能是阶段性工作，那就用括号备注今天要怎么干，干到什么程度。

比如，单位要开重点工作推进会，听取各部门前一阶段工作情况，今天要做的就是通知各部门做好有关准备。那么就可以在括号里这样写：起草通知并下发到位。

2．有序推进

拟订好当天计划后，按部就班地干就可以了。另外，笔杆子的一天充满了变数，需要不断修订调整原来的计划。有时会有突发紧急性任务，比如领导刚交代的文稿起草任务。有的还承担事务性工作，比如收文批转、发文审核等。有时本来已经很忙了，偏偏等待阅办的文件十几个甚至几十个一块来，找你核稿的同志也排着队在等。这就需要你更加耐心细致，做好时间分配，分清轻重缓急，把握工作节奏。

要摆布好精力。精品意识是很有必要的，但也不见得要件件精品。一般而言，写材料也是讲究“二八法则”的，即拿出80%的精力完成20%的重要工作，用20%的精力完成80%的一般工作。那么，哪些是20%的重要工作呢？愚拙认为可以包括这些：单位班子成员特别是一把手交代的任务，以及他们高度重视的重点工作；自己独立负责的综合性材料；自己独立承担的职能任务相关资料。

要学会借力。比如，需要集中注意力攻克一些急难险重任务时，或者请求领导或者委托其他同志承担一些事务性工作，将精力暂时集中到急难险重任务中。

要及早通知调度。比如，需要调度相关部门、相关同志提供素材时，要及早通知，为其留足准备时间。几个电话就能解决的事项，也花不了太多时间，千万不要以忙为由拖到最后。而且，及早通知也能够保证素材质量。

3．及时复盘

大的任务结束后，要及时进行复盘。

简单的复盘，是把与任务相关的文件都单独存到一个文件夹，留待以后参考使用。比如，拟写的调度通知，调度参考的单位相关综合材料，搜集汇总的网上背景资料和有关素材，定稿前的1稿、2稿、3稿、4稿……定稿，都打包依序存在一个文件夹里。

深度的复盘，是梳理从受命到完稿的全过程，尤其是文稿起草环节的立意、思维、框架、思路等过程。

要反复思考：本次有哪些收获，有哪些有待优化，对下步材料起草和日常储备有哪些启发。

4．做好储备

繁重工作之余，每天很有必要挤出时间进行储备，为后续持续高质量输出备足源头活水。

要及时查一查单位的收件发件、会议材料，动态阅读单位有关工作的运行材料、阶段性总结材料，及时掌握上情、下情、内情、外情，这也决定以后文稿起草的深度、厚度、温度。

要及时查一查《人民日报》《求是》杂志、行业期刊，尤其是《人民日报》头版、理论版、评论版以及涉及业务的文章，要作以泛读或精读。

有时候真是忙得脚打后脑勺，确实没时间。那也应在任务完成后，及时补课。因为根据愚拙的体会，假如一两周不拓展阅读，写文章的灵性就会差很多，写出的东西在厚度深度上就会打折扣。

5．锻炼缓冲

笔杆子们每天工作强度很大，要拿出一定时间锻炼身体，以保持足够的精力和体力。