2.5　从上至下，逐级细化，化整为零

接下来，按着时间顺序看一下这套体系是如何运作的。

每年年终，我会从各自的“灵感书　创业板”中提取接下来一年预计有能力实现或完成的目标，添加到每年的年度计划中。每年的年度计划存放于一个单独的“年度计划与总结”板块之下，如图2-5所示。制订新计划的同时还会对上一年的计划完成情况进行总结、归档。当然，有时候可能不止一年──接下来两三年基本确定要做的事会提前记录、汇总在相应的年份。

每一年的年度计划又大体分为“年度计划”“月度计划”“本周计划”三栏，如图2-6所示。“年度计划”分栏下的内容与各兴趣板块大体对应，“月度计划”分栏下是根据“年度计划”细分到每个月的任务和目标，“每周计划”则是更加细化的每周要做的事。

2019年，随着对Notion使用的逐渐深入，我发现它除了可以起到一款工具的作用，还可以促使我进行更全面的思考，激发出更多的灵感，帮助我不断完善这套体系。比如，任务和目标语句的编写遵守两个原则：要将目标落实到具体行动，并最终描述为一句可执行的操作。基于此，设置如下三栏。

• 年度计划：对本年的一些总体目标的概括性描述，如对于学习日语来说是“参加JLPT考试，并获得证书”。

• 月度计划：必须是可执行的具体行动和量化的目标，同样以学习日语为例，到了这一步应该是“完结最后一个单元”。

• 本周计划：根据每天的时间配额进行更详细的安排。

在此之前，语句编写没有规则，目标不明确，可执行性不强，结果就是目标和任务无法验收。

除了让任务和目标更加清晰、明确，要认识到自己的局限性。比如时间上的局限性。2019年，每当脑海里产生了一个想法和目标，我总是快速把它安排在某个时间内，而实际上，由于从整体规划来看并没有给这件事留出充足的时间，落实过程可能就会一拖再拖，最后，想法和目标将成为累赘。所以，在制订2020年的计划时，我大幅压缩了任务和目标。保持专注，做好主要的事情。也就是第二条原则：根据时间、精力的实际情况去制订计划，不给自己“挖填不上的坑”。

比如，在我的时间规划中，每天下班后学习日语，这时本周的日语学习计划可能就是图2-7所示的这样。

基于时间规划任务，而不是像“本周完成两个课时”这样基于任务，强行将任务塞入时间内，这样一个转变让我在完成任务时更加游刃有余。其实这样安排在时间上已经相对饱和，因为没有考虑到其他事情耽误导致当天任务无法被完成的情况。这又涉及优先级问题，在后面会谈到。

回到时间线上。制订好本周计划以后，为了落实到每一天，我配合使用了HandShaker和闪念胶囊。任务管理类的优秀App有很多，但我最终还是选择使用这两款“不那么高级”的工具，这是由于它们足够便捷，方便、快速对我而言是最重要的。

在电脑上通过HandShaker规划好以后，任务会自动同步到手机上。由于闪念胶囊是系统级的，因此，在一天中的任何时刻完成了某项任务时，我都可以方便地从侧边拉出、打钩、隐藏，如图2-8所示。当我在电脑上完成了某项任务时，也可以在HandShaker中隐藏。界面和操作简单快捷，不同客户端实时保持同步，恰恰因为它们没那么“高级”，我才一直把它们当作GTD工具使用。

不得不提的是，规划每天的胶囊任务也需要时间和精力。什么时候规划？任务如何组成？每项任务有多少时间配额？为此，我会在每天早起后花半小时做一下当天规划，这样就对一天的安排了如指掌。而为了达到高效，保证在半小时内做完，我又制订了一套流程，存放在macOS的备忘录中，如图2-9所示。

为什么选择使用备忘录？和使用闪念胶囊的原因一样，因为它是系统级的，足够方便、快捷。早起洗漱完后，清洁设备，打开电脑（没错，安装Catalina的Mac需要每天关机），戴上耳机，用手机打开潮汐App，选择一种声音，开启30分钟专注，电脑开机完毕，打开备忘录，执行每日的规划和流程──这是一个成年人一天工作开始前短暂的独享时光。

三十分钟过去，今天的胶囊任务规划好了。现在来看一下它的构成，如图2-10所示。基于闪念胶囊自带的五种颜色，我将它们划分成5个类别，具体如下。

• ①（红色，主线任务）：每天必须完成的、需要长时间保持专注的重要任务，最多不超过2个。

• ②（绿色，常规任务）：每天按时完成的任务，如学习日语、利用零碎时间阅读文章等，可以根据习惯保持数量稳定。

• ③（蓝色，可选任务）：如有剩余时间，可选择完成的机动性任务；不过根据经验，只会出现时间不够用的情况，不可能有剩余时间，所以从2019年年初开始，我把它用来规划次日任务。

• ④（黄色，生活事项）：需要外出去办的购物等生活事项，数量不确定。

• ⑤（紫色，灵感速记）：用语音或文本速记的灵感，或浏览其他信息时通过“大爆炸”提取出来的等待处理的信息，数量不确定。

胶囊任务的编写也要像在Notion中操作一样遵守几条原则。

• 为了保证完成度，一个胶囊对应一个独立的任务，不能涉及相关联的多个任务。

• 为了保证效率且便于验收结果，任务描述要具体、清晰、可执行性强，不能模棱两可。

接下来，神奇的事情发生了。再看一遍Notion中每年的计划那个板块，如图2-11所示。可以让“年度计划”“月度计划”“本周计划”下面任务的颜色与闪念胶囊中任务的颜色一一对应，分属上面五种不同类别。①（红色）是今年主要实现的目标，所以在“本周计划”中放在首位；②（绿色）是需要每天都做的常规任务，可以在“本周计划”中提前规划好每天要完成的内容，到时执行即可；③（蓝色）是次要的可选任务，只在周末完成，放在最后，平时保持折叠……这种对应关系是我在使用闪念胶囊的过程中逐渐意识到的，反过来将其应用在了Notion中，使这套体系更加协调、自洽。