2.5　会计凭证的传递、整理和保管

2.5.1　会计凭证的传递

会计凭证的传递，是指会计凭证从取得或填制到归档保管的整个过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。

任何单位都会连续不断地发生各种各样的经济业务，每项经济业务在发生或完成后常常需要由不同的部门和人员去办理有关手续，即使由一个部门负责的业务，也经常会由若干人经手，应明确规定会计凭证的传递程序和传递时间。正确地组织会计凭证的传递，对于及时地反映和监督经济业务的发生和完成情况，合理组织经济活动，加强经济管理责任制，提高工作效率，都具有重要意义。

企业应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法，使会计凭证的传递合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。在制定会计凭证传递程序时，应注意以下问题：

（1）要以会计部门为主，根据经济业务的特点，企业内部机构的设置、人员分工的情况及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的格式、联数、传递程序。既要使会计凭证满足账务处理的要求，又要兼顾计划、统计、管理等部门的需要。

（2）利用会计凭证的传递，使有关部门和人员能够了解经济业务的情况，并按规定手续进行处理和审核，要避免凭证传递通过不必要的环节。同时还要确定凭证在各个环节停留的时间，在保证履行完成必要的业务手续的前提下，以最快速度传递会计凭证，防止不必要的延误。

（3）为了确保会计凭证的安全和完整，要建立凭证的交接签收制度，做到手续完备，责任明确。

2.5.2　会计凭证装订前怎样排序、粘贴和折叠

凭证做账后，应及时装订。装订的范围为原始凭证、做账凭证、科目汇总表、银行对账单等。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。使用计算机的企业，还应将转账凭证清单等装订在内。

装订前首先应将凭证进行整理。会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。

对于纸张面积大于做账凭证的原始凭证，可按做账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后还可以展开查阅。

对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同做账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

对于纸张面积略小于做账凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在做账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。

有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单。但在做账凭证上应注明保管地点。

原始凭证附在做账凭证后的顺序应与做账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。

经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。

所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的纸张等。一般的封面格式如表2-15所示。

表2-15　会计凭证的封面

2.5.3　会计凭证的装订

装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。装订之前，要设计一下，看一个月的做账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份做账凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。

一本凭证，厚度一般以1.5～2.0厘米为宜。过薄，不利于直立放置；过厚，不便于翻阅核查。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若干册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。

由于原始凭证往往大于做账凭证，从而折叠过多，这样一本凭证就显得中间厚，装订线的位置薄，订出的一本凭证像条鱼一样。这时可以用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置。这样装订出来的凭证就显得整齐了。

装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。

下面介绍一种角订法：

（1）将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封皮上角，做护角线。

（2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

（3）用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

（4）在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。

（5）将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

（6）向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。以上如图2-1所示。

（7）待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。

目前，有的账簿商店有一种传票盒，将装订好的凭证装入盒中码放保管，显得整齐。

2.5.4　会计凭证的保管

会计凭证的保管，是指会计凭证登记账簿后的整理、装订和归档存查的工作。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明文件，又是登记账簿的依据，它是重要的经济档案和经济资料，企业或有关部门可能因各种需要查问会计凭证。对会计凭证的保管，既要使其安全完整，又要便于调阅、查找和检查监督。会计凭证保管的主要方法和要求是：

（1）会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

（2）每月做账完毕，要将本月各种做账凭证加以整理，检查有无缺号和附件是否齐全，再将做账凭证按类别和编号顺序连同所附的原始凭证，折叠整齐，并加具封面、封底装订成册，并在装订线上加贴封签，如图2-1所示。

在已装订成册的会计凭证封面上，按规定注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、有关人员的签章等。

如果在一个月内凭证的数量过多，可分装若干册，并在封面加注：本月共×册、本册是第×册。如果有些做账凭证所附的原始凭证数量过多或性质非常重要，也可单独装订保管，但应在其封面上注明所属做账凭证的种类、日期、编号，同时在原有关做账凭证上注明“附件另存”和原始凭证名称、编号，以便查考。

（3）装订成册的会计凭证要指定专门的会计人员保管，年度终了，则应移交财会档案室归档保管。未设立档案机构的，应当在会计机构内部制定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。需要查阅以前年度的会计凭证，需经会计主管同意，并履行一定手续才能取出查阅。

（4）会计凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用会计凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。查阅或者复制会计凭证的人员，严禁在会计凭证上涂画、拆封和抽换。

（5）会计凭证的保管期限，必须严格执行会计制度的有关规定，任何人无权随意销毁。保管期满的会计凭证，可按规定程序销毁，但保管期满而尚未结清的债权债务的原始凭证以及其他涉及未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完成后为止。