2.3　做账凭证的填制和审核

2.3.1　做账凭证包括哪些种类

做账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务内容加以归类，确定应借应贷科目和金额而填制的，可以直接作为登记账簿依据的会计凭证。从不同的角度，做账凭证可以分成不同的种类：

1.按照做账凭证的使用范围不同，分为专用做账凭证和通用做账凭证

（1）专用做账凭证

专用做账凭证是指专门记录某一类经济业务的做账凭证。专用做账凭证按其所反映的内容不同，又可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。专用做账凭证一般适用于企业规模较大、经济业务数量及收付款业务较多的单位。

收款凭证是用来记录库存现金和银行存款收款业务的做账凭证，它是根据有关现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。收款凭证还可以分为现金收款凭证和银行存款收款凭证两种。收款凭证左上角的借方科目固定为“库存现金”或“银行存款”科目，其对应科目填写在贷方科目栏中，格式如表2-7所示。

表2-7　收款凭证

付款凭证是用来记录现金和银行存款付款业务的做账凭证，它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。付款凭证也可以分为现金付款凭证和银行存款付款凭证两种。付款凭证左上角的贷方科目也固定为“库存现金”或“银行存款”科目，其对应科目填写在借方科目栏中，格式如表2-8所示。

表2-8　付款凭证

转账凭证是用来记录不涉及现金和银行存款收付业务的做账凭证，它是根据现金和银行存款收付业务以外的转账业务的原始凭证填制的。格式如表2-9所示。

表2-9　转账凭证

（2）通用做账凭证

通用做账凭证是指使用统一的格式记录所有发生的经济业务的做账凭证。在经济业务比较简单、经营规模较小的单位，为了简化会计凭证，不再划分收款凭证、付款凭证和转账凭证，一般使用通用做账凭证记录所发生的各种经济业务。通用做账凭证的格式与转账凭证基本相同，只是凭证的名称不一样。通用做账凭证的格式如表2-10所示。

表2-10（通用）做账凭证

2.按照做账凭证的填制方法不同，分为复式做账凭证、单式做账凭证和汇总做账凭证

除以上的分类方法之外，还可以按照做账凭证的填制方法不同，将做账凭证划分为复式做账凭证、单式做账凭证和汇总做账凭证。

（1）复式做账凭证

将一项经济业务所涉及的各有关会计科目都集中在一起填制的凭证。复式做账凭证能够集中反映账户之间的对应关系，便于了解有关经济业务的全貌，还可以减少凭证的数量，但不便于汇总每一会计科目的发生额和进行分工做账。

（2）单式做账凭证

按一项经济业务所涉及的各个会计科目分别填制的凭证。由于一张凭证只填列一个会计科目，因此使用单式做账凭证便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工做账，但填制工作量大，在一张凭证上反映不出经济业务的全貌，不便于查账。

（3）汇总做账凭证

将许多同类做账凭证逐日或定期（3天、5天、10天等）加以汇总后填制的凭证。如将收款凭证、付款凭证或转账凭证按一定的时间间隔分别汇总，编制汇总收款凭证、汇总付款凭证或汇总转账凭证；又如，将一段时间的做账凭证按相同会计科目的借方和贷方分别汇总，编制做账凭证汇总表，等等。

2.3.2　做账凭证的基本内容

从不同来源取得的原始凭证种类繁多、格式不一，无法系统地反映经济业务的内容，也难以直接作为登记账簿的依据。因此，根据经济业务的类别、内容将原始凭证加以归类整理，填制具有统一格式的做账凭证，并将相关的原始凭证附在后面，既有利于原始凭证的归类保管，又简化了做账工作，从而提高会计工作的质量。

做账凭证的主要作用是对原始凭证进行分类、整理，按照复式做账的要求，编制会计分录，并据以登记账簿。做账凭证的基本内容就是会计分录，在会计实务中，会计分录是通过填制做账凭证来完成的。

作为登记会计账簿直接依据的做账凭证，因各单位规模大小不同，其反映经济业务的内容以及对账务处理的要求也不同，做账凭证多种多样。但各种做账凭证都必须保证账务处理的基本要求，必须具备以下基本内容（凭证要素）：

（1）填制单位的名称。

（2）做账凭证的名称。

（3）做账凭证填制的日期及编号。

（4）经济业务的内容摘要。

（5）经济业务涉及的会计科目的名称以及应借应贷的金额，包括一级科目和明细科目。

（6）做账备注，即用“√”表示已过账。

（7）所附原始凭证的张数。

（8）有关主管和经办人员的签章。

2.3.3　做账凭证的填制

为了保证做账凭证能够真实、正确、完整地反映经济业务，其填制必须符合以下要求：

（1）填制做账凭证时，必须以审核无误的原始凭证或汇总原始凭证为依据

做账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，还可以根据原始凭证汇总表填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张做账凭证上。除结账和更正错误的做账凭证可以不附原始凭证外，其他做账凭证必须附有原始凭证，并在做账凭证上注明原始凭证的张数。如果根据一张原始凭证编制两张或两张以上的做账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的做账凭证后面，并在其他做账凭证上注明附有该原始凭证的做账凭证的编号或者附有原始凭证复印件。

（2）做账凭证在一个月内必须连续编号，以便核查

编号要规范，根据不同的做账凭证采用相应的编号方法：如果使用通用做账凭证格式，应采用顺序编号；如果使用专用做账凭证格式，则采用“字号编号法”，即按凭证类别顺序编号，如收款凭证应用“现收字第××号”“银收字第××号”，付款凭证应用“现付字第××号”“银付字第××号”，转账凭证应用“转字第××号”。如果一笔经济业务需要填制两张以上的做账凭证时，做账凭证的编号采用“分数编号法”连续编号。

（3）做账凭证的摘要栏是对经济业务的简要说明

摘要反映了各项经济业务的核心内容，是做账凭证必不可少的项目，填写时应抓住经济业务的要点，文字说明须简明、确切。

（4）做账凭证必须正确填写会计分录

必须按照会计制度统一规定使用会计科目，账户的对应关系必须清楚正确，一级、二级科目或明细科目要填写齐全；金额的登记方向和数字必须正确且符合书写规范，角分位不留空白，多余的金额栏应划斜线注销，合计金额第一位前要填写货币符号。

（5）做账凭证的项目要填写齐全，手续要完备，做到责任明确

在做账凭证上，应将各项目栏的内容填列齐全。凭证填写完毕后，应进行复核和检查，并由两名以上的有关人员签名盖章，明确责任。出纳人员根据收款凭证收款或根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付，防止差错。

（6）涉及现金与银行存款划转业务的，按规定只填制付款凭证

在采用专用做账凭证的情况下，凡涉及现金和银行存款的收款业务，填制收款凭证；凡涉及现金和银行存款的付款业务，填制付款凭证。而涉及现金与银行存款划转业务的，按规定只填制付款凭证，以免重复做账。如将现金存入银行，同时涉及银行存款的增加和现金的减少，但只填制现金付款凭证，而不填制银行存款收款凭证；从银行提取现金，同时涉及现金的增加和银行存款的减少，但只填制银行存款付款凭证，而不填制现金收款凭证。

2.3.4　做账凭证的审核

正确编制做账凭证是账务处理工作的一个重要环节，特别是收付款凭证是出纳人员收付款项的依据。因此，为了保证会计信息的质量，除编制做账凭证的人员要认真负责、加强自审外，财会部门还应建立相互复核和专人审核的制度。其审核的主要内容包括：

（1）做账凭证所反映的经济业务是否真实，是否附有经过审核了的原始凭证

对做账凭证的审核，也就是对原始凭证的复核，所以做账凭证必须附有原始凭证，且做账凭证所记录的内容与所附原始凭证反映的经济业务内容必须相符。

（2）做账凭证的会计分录编制是否符合要求

做账凭证的应借应贷会计科目必须正确，账户对应关系必须清晰，金额计算要准确无误，记录的经济业务内容必须合理合法。

（3）做账凭证的摘要填写是否清楚，项目填写是否齐全，有关人员是否签名盖章

做账凭证的摘要既要反映经济业务的内容，又要简明扼要，清楚易懂。做账凭证的有关项目要填写齐全，包括日期、凭证编号、二级和明细会计科目、附件张数以及有关人员签章等。

（4）审核中如发现做账凭证填制有差错，应查明原因重新填制或用正确的方法予以更正

如果在填制做账凭证时发生错误，应当重新填制。如果已经登记入账的做账凭证，发现其会计科目填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的做账凭证，在摘要栏注明“注销××月××日××号凭证”，同时再用蓝字重新填制一张正确的做账凭证，注明“订正××月××日××号凭证”。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以用正确数字与错误数字的差额，另编制一张调整的做账凭证，调增金额用蓝字、调减金额用红字。只有经过审核无误的做账凭证，才能作为登记账簿的依据。