会议瘦身篇 取消耗时长且无助业绩提高的会议

大型企业中，公司内部会议占用员工业务时间的平均比例为45%。在中小企业中，这一比例为22%。根据工作性质和类别存在差异，大型企业的员工平均年收入为700万日元左右，如果单纯计算的话，基本上相当于人均收入的人工费中有300万日元是投到了公司内部会议中。如果这类会议能帮助公司创造业绩（取得收益）倒是可以接受，若是不能则是极大的浪费。事实上，对231家企业进行的问卷调查显示，多达75%的企业认为“公司内部会议作用甚微”。事实正是如此，企业在公司会议上消耗了大量时间，却鲜有成效。

在试验初期，我们首先设定了一个“量”的目标：在两个月内将会议时间减少8%。同时，设定了一个“质”的目标：改变公司会议氛围。也许有人会认为后者难以把握。实际上，减少时间浪费，开展高效的会议，公司氛围自然会焕然一新，需要讨论的课题也更容易找到解决方案。量（效率）和质（效果）的综合改善，是我们必须追求的终极目标。

会议划分为4种类型

具体而言，将“效率优先”“效果优先”的会议目标作为横轴，特定人群参加的“定向型”会议和征求意见的“讨论型”会议列为纵轴，可以将公司内部会议分为4类。

（1）计划·创意

（2）教育·启蒙·激励

（3）决策

（4）信息共享·联络

对会议进行分类有助于提高效率和效果。一进会议室，就有人问“今天开会说什么”，这种会议的存在实在是荒谬至极。目标不明确的会议，举行多少次也无法获取成果。重要的是，根据目的判断会议有无必要性。不在合适的时间停下来思考，过去的不良习惯就只会延续下去。

通过对18家企业，耗费超过1.7万个多小时的实际调查发现：达到目标、取得成果的会议往往都具备以下3大要素。

（1）明确会议目的

（2）提前共享会议议题与流程

（3）关键人员参会

这3个元素看起来都理所当然，然而任何一个要素的缺失，都可能导致会议成功率降至40%以下。如果3大要素同时具备，成功率有可能升至87%以上。可见会议的提前设计和准备工作至关重要。如果元素缺位，必然导致时间的浪费，难以取得成效。

判断无效会议的标准“A24B”

面对这种情况，我们制定了如下规则：未能提前24小时实现议程信息共享的会议一律直接取消。我们将这个规则命名为A24B（Agenda 24 hours Before the meeting），简称为A24B。我们把这项规则在18家企业推广，同时在公司公告牌上张贴关于规则的海报，以确保在全公司能贯彻执行。

开始执行时，也有不少反对的声音，认为这反而会增加准备工作，有20%左右的会议没有遵守这项标准。在这项标准试行2个月后，参会人员的满意度有所提升，会议时间平均减少了12%。议程清晰明确，成效达到预期效果的75%。通过减少量（时间），实现了质（效果）的提高。

通过对22家公司的参会员工的状态进行调查，我们发现：当员工认同公司前景和发展战略理解时，执行战术的意愿较高（35%）；当个人行为得到承认的时候，员工会受到鼓舞和激励（46%）。那些管理者能给出明确指示并激励团队工作热情的会议，才称得上“必要”。

接下来，我们对已经分类的会议进一步简化。

首先最需要改进的会议是“信息共享类”。每次召集10来个人依次做每周工作汇报，这种“常规会议”绝对不在高效之列。确认网上登载的信息和彼此确认营业目标的完成进度之类的会议，可以立刻取消。单纯的信息共享，简单的IT工具即可满足需要。

以训话或动员为目的的大会，虽然要面对面开展，但也无须在每周固定时间进行。针对“教育·启蒙类会议”的情形，如果以质疑为主，可以按需要召集面对面开会；如果以确认为主，只需充分运用IT工具，进行整理和重新梳理。

“决策类会议”最主要的是参与人员。例如，某一类的决策类会议限定部分有决策权的成员参加；另一类决策类会议则是听取很多人的意见，在此基础上进行决策。我们需要明确区分这两种会议，确认是否有重复召集开会的情况。

针对意见决策类会议，首先必须确定认定标准是由什么决定，是人数多寡、地位高低、决策可行性，还是投资与效果比。如果不能确定以上这些标准，那么会议就会陷于低效重复，变成看参加者脸色的形式主义。因此，对这类会议，我们需要增加一些次一级的会议作为准备工作。

保持微笑 业绩增长

与成果（销售业绩·利益）最密切相关的是“计划·创意类会议”。此时，最重要的是怎样制订富有创造性意见和有效的解决方案。想要达到这种效果，让不同经验的人轻松交流意见至关重要。当然启发“创意思维”（激发员工在他人想法基础上创新）也是必要的，我们可以通过面对面的方式交流，促进创意构思活动的活跃度。这种“计划·创意类会议”应如何分配时间，如何激发更多的讨论，如何引导预期成果，对成果的得出至关重要。确定参会人员均能自由发言，确认参会人员的人数，促使他人积极参与、形成活跃氛围是必要条件。我们可以选择不同年龄层、不同性别、不同职务的人员参会，这种结构更有利于创意的形成。

公司计划类会议中，参会人员的“表情”也是重要因素之一。如果你眉头紧锁，神情不悦，那么一定要有意识地调整，让自己的表情柔和起来。倒不一定保持笑容，只需要嘴角上扬，看起来像在微笑就可以了。

我们分别在两家企业做了为期两周的“保持微笑”的试验。一家是制造企业，一家是媒体企业。试验中，我们特别对年长的男性参与人员提出要求：参加会议时一定要保持微笑，表情愉快。这项试验在开始初期，就遭到管理层人员的强烈反对。对此，我们承诺，如果持续两周依然未见任何成效，就中止。最后企业方勉强答应，我们才得以继续开展这项试验。

试验结束之后，我们对企业参会人员进行了匿名问卷调查，有效问卷回收率为86%。92%的人员认为这项试验“有效果”，78%的人员希望公司“今后继续保持这种方式”。

这项试验最大的成效是缩短了会议时间。原本试验希望提高会议质量，启发参会人员积极参与讨论。试验后的部门会议时长，与未进行试验的上一个月的环比，与去年同比，均下降了8%。这项试验让原本“令人窒息的会议氛围”变得更加轻松，会议议程加快，会议质量提升。

这项试验参与人员约有180人，如果按照平均年收入和平均加班时间计算，就相当于在两周时间内减少了400万日元的成本支出。保持微笑，对于业绩提高的确有帮助。

在45分钟会议的间隙中创新

通过对不同企业的会议时间的分析，我发现90%以上的企业通常将会议时间默认为60分钟。大企业开会时间平均比预定时间延迟3分钟左右。会议结束，离开会议室到下一个会议室的移动时间不考虑在内的话，那么每60分钟的会议，时间日程表必然是排得满满当当。常有原本不需要60分钟即可结束的会议，因为以上这些因素，到了预定结束时间，依然还在继续浪费时间。

对此，我们开展了一项试验。建议21家企业，将每次的会议时长设置为45分钟。许多应用的预定时间通常为每30分钟提示一次，我们建议将其改为每15分钟提示一次。

将Office365的预约表中系统默认设置为15分钟，操作如下

设置-显示-预约表设计-时间显示间隔-15分钟单位

通过这项试验，我们获得了3项成果。第一，会议时间按预定时间准时开始的概率提高了6倍。第二，会议的事前准备工作更充分。例如，重要的事情提前安排好，参会前邀请参会成员提前参阅附件，有专人给参会人员发送会议相关通知。

其中最有成效的就是：空出来的15分钟为创新提供了空间。会议结束后，走出会议室，大家还可以找人轻松地交谈一下，这为创新创造了机会。

在跟踪调查14家公司最近新建业务的诞生场所时，我们得到以下发现。

第1位 会议室周边（会议前后的闲谈）

第2位 开放空间

第3位 食堂 自助餐厅

第4位 会议室

很明显，在会议室外轻松交流的过程中，反而比较容易碰撞出灵感的火花。

不同性质的相互接触有助于价值提升

同一团队成员之间可以面对面交谈的话题，可能在面对其他部门时无法得到很好的发挥，将话题局限在会议相关内容上。但是长期以来那种让人感觉窒息的会议氛围，则完全不可能让成员轻松交流。我们可以设想一下这样的场景：将本部门无法解决的问题或新计划，放在会议结束后的这段时间空隙进行讨论。

现在，人们的消费重心正从单纯的物质消费向体验消费转变，顾客的需求越来越难以把握。单一部门往往难以解决所有问题。召集不同见解的成员在一起，相互交流意见，在解决问题的同时，还能激励员工的工作热情，这样的会议才是必要的。

真正独特的创意，既不会在追求形式主义的会议中产生，也不会在盯着少许缺点就持续挑剔指责的会议中产生，而是在那些为解决问题而聚集在一起的人们，在他们日常轻松交流中产生的。这就是“15分钟的间隙”带来的成效。数据表明，在董事会上产生的新兴业务只占整体新业务的18%而已。

此外，进行调查发现，新创业务的倡导者多集中在营业、客户支持等客户服务部门的负责人中。提出创意的人，常常会在咖啡厅或者读书放松的时候，随时将那些无意中想到的创意记录下来，这些笔记当中时不时就可以发现好的点子。他们靠的并不是灵光一现，而是随时带着问题，善于观察思考并及时记录。

这种反向思维的调查结果显示：创意诞生首先应该追求的不是质，而是量。创意往往是在摆脱日常繁重工作，放松时间的间隙中思考出现的。于是我们继续做了一项试验。向12家企业客户提出建议——设置“休息时间（缓冲时间）为每周30分钟”，同时要求全体公司员工制定时间表以保证缓冲时间。一味埋头于工作并不等同于“高效率”，以创造成果为目的充分利用时间才是最重要的。

面对突然获取的“自由时间”，不少员工开始是迷惑的，虽然很难检测这种方法对提高公司业绩是否提供了创意的助力，但实施半年后，调查显示：员工的工作满意度、成就感得到提升。员工们释放创意的时机指日可待。

时间留白创造新的商机

随后，在12家客户公司7000名员工中，要求将工作中的时间空余（留白）设置的试验作为义务，坚持两个月。试验实施前大约有57%的员工表示反对，试验结束后满意度却达到了86%，不满意的人只占8%。据说这群表示满意的员工，在随后的工作中依然自愿保留了工作设置时间留白的方法。此外，让人欣喜的是：在时间留白中不经意想到的两个创意，后来成为新的服务得以实现。其中的一项建议提供的服务创造了月销售额1000万日元的业绩，成为收益最多的项目之一。

牛顿坐在苹果树下发呆的时候，掉下来的苹果让他发现了万有引力的定律，这个故事非常有名。提供创造力的时刻是那些不被固有观念所阻碍，能自由自在回归自我的时间。成功的企业往往把这个时间作为组织架构的一部分贯穿到管理中。

Google（谷歌）公司曾经做过一项测试，就是“20%自由时间规则（定律）”。这项于2004年公布的规则，引导所有的员工将工作时间中的20%用于思考开拓新的事业领域。正是得益于这项规则，谷歌旗下的邮箱及地图产品才得以产生。

禁止使用电脑 充分激发思维

通过对18家公司的24项新业务进行调查，我们发现，92%创造业绩的项目，是不同背景的参会员工在“交换意见”的过程中想到的。这种“交换意见”的会议，其实就是一种头脑风暴，大家可以自由交流想法。

这种头脑风暴成立的必要条件是：放松心情，自由随意。然而，如果在这个过程中考虑日常工作业务，就会被拉回现实，让创造性思维停滞不前。因此我建议，在头脑风暴的过程中不要携带电脑。

模造纸、便纸、笔、白板什么的，都可以作为我们积累信息的方式，把脑海中浮现的想法都随时随刻记录下来。

作为引导者，在会议中与其催促参会人员提出意见，不如引导员工无所顾忌地畅所欲言，只有保证有足够的量，才有更大的概率发现好点子。

头脑风暴的基本规则是：不否定任何想法。然而最令人头疼的是：有的上司不知道是不是不明白这一点，总是频繁插嘴打断他人意见。想要避免这样的情况出现，必须要做到的重要一点是：在公司郑重宣布会议前必须遵守的基本规则。记录在白板上的意见方案需要完整地拍照保存。

计时器的效果

根据我们对26家公司进行的情况调查，有60%以上的员工答道：多数会议不能按时结束。即便提前明确目标，也常有重复发言产生，有的上司对此只是一味批评，不想解决办法，导致会议结束时间一拖再拖。尤其是，当位高权重的人开始发言时，大家都有所顾忌不敢轻易打断。要改变这种局面，其实我们只需要准备一个计时器。

在会议开始前，将计时器设定为会议结束前10分钟，到了时间提示之后一边确认会议成果（目标达成），一边部署下一步行动。在我们向11家公司提出这项建议之后，其中9家公司有超过70%的人都明显感到“会议按时结束了”。一个计时器就能让会议按时完成，实在值得一试。

培养会议引导者

正如之前所述，会议时长与会议氛围的把控，对于实现效率和效果的同步提高是非常重要的。我们在前边介绍过计时器和A24B的方法。这两者毫无疑问是基本设计的组成部分，但是灵活运用这两种方法，需要足够的引导。在参与了我们的试验的500家企业中，只有12家企业安排了专门一个部门。虽然有超过78%的企业认为目前会议推进方式存在问题，但只有9%的企业学习了如何进行引导。

会议引导者相当于主持人，既要负责时间安排，同时还要营造出让大家踊跃发言的会场气氛。一旦出现跑题，要将其拉回本来目标，而当讨论停滞不前时，还要引导参与者积极发表意见，时不时活跃一下会场气氛。此外，会议引导者还要检查会议记录，确认会议活动，处理诸多任务。因此，会议引导者应该将其与会议主办方和主持人职能区分开来，这样更有利于会议顺利进行，并达成效果。

当然，无须要求所有员工都具备引导者的能力，一个团队中安排一个人接受引导法培训，其他员工配合就可以达到预想效果。

我接触的某家制造业的客户，为了缩减会议时间、提高业绩，要求每个部门都要有一个人掌握会议引导。通过后期的跟踪，我们发现参会者的满意度提升了43%。但是，由于高级别参会者依然采取原先的开会模式不为所动，3个月之后，局面又恢复到原先的模式。于是我们采取强制手段，要求高级别人员必须接受引导方法培训。至此，公司终于实现了目标，会议参与者满意度达到了65%。这让我们再次认识到，想让一线人员发生改变，必须首先获取管理人员的理解和行动支持。

会议日程调整公开化

调整会议日程表相当花费时间与精力。当企业内部共享员工日程表的时候，最让人困扰的是：员工列入的日程表与实际安排不符。尤其在日程表已经确定后的临时加项，会浪费更多时间重修调整日程表。占用他人时间就是拉低团队效率，因此，预定安排需要全部录入并公开。这样，即便看不到日程的具体安排，也可以通过确认有无预约的标注，掌握情况，提高效率。

需要与公司外部相关人员协调日程安排时，可以预留出2-3个时间段，或者4—6个时间段。这种情况，通常需要多次邮件来往进行确认，因此会延长工作处理时间。

如果日程表预约的时间空余对公司外部公开的话，调整则会比较容易。在日程安排无法对外公开时，我们可以选择某些应用或服务提高调整效率。

用户可以通过软件应用便捷地调整日程表。用户可以轻松通过邮件、脸书等工具把时间安排的链接发送给对方。当对方在备选日程中选定适合自己的时间后，他的日历就会自动导入预定时间安排，完成日程表的调整。

使用Office365软件的朋友，也可以通过使用移动端和网页端的Outlook来简单完成日程安排的备选列表的制作。

如果可以面对面交流，最快捷的方式自然就是当面确认。如果全体员工同时作业，就不会产生等待时间。在此我们建议，先尝试进行模拟操作。

Web会议“实践出真知”

为了方便公司海外分部和地方分部的业务衔接，我们在528家客户公司进行调查发现，60%以上的公司都引入了视频会议系统，但是超过68%的企业却没有启用视频会议系统，或者很少启用。这些视频会议系统大多安装在特定的会议室，导致利用率很低。此外，部分视频会议系统也因管理者更偏好面对面开会而成了摆设。

其实，我们可以考虑使用更加便捷的工具，如个人电脑、平板、智能手机上的“Web会议”服务。只需话筒和摄像头，就能随时随地实现会议，还能避免资产投资的浪费。同时，除了远程会议之外，Web会议还可以广泛运用于向顾客提供方案，公司招聘面试，以及面向全公司的讲座等业务中。

然而，Web会议的全面普及需要时间，尤其当人们通常倾向维持一直以来的习惯。此外，还有不少人持有先入为主的观念，认为Web会议很复杂，给自己预设了抵触情绪。

一家咨询服务公司的信息系统部门，曾要求该公司东京都内所有团队成员通过Web会议的方式召开公司例行会议，3个月后又恢复了原来的会议模式。事实上，这种方式大大提高了一线员工的工作效率和满意度，只因上司的一次使用不熟练的经历，随后便被要求恢复到传统模式。

于是，我们在24家客户公司设定了“Web会议强制执行周”计划，要求领导层在特定期限内的公司内部会议，全部采用Web会议模式进行。因为参会者不受参会地点限制，在家参会的女职员，奔波在外在咖啡厅参会的业务员，身处公司会议室的科长，出差在外的部长，都可以参加Web会议。甚至有的公司会用Web会议的方式召开社长的例行早会，全国各地的员工都能在线上同步参会，大家都感到十分满意。

最开始，请求信息系统部门的协助召开座谈会、制作指南等工作花费了一些精力。但效果显著，首次使用Web会议的人满意比重已超过70%，60%左右的人表达了希望继续沿用这种方式。并且，使用频率越高，满意程度及希望沿用的意愿就越高。可谓“实践出真知”。那些原先对Web会议持否定态度的董事，在尝试之后也转变了想法，并极力向客户推荐使用。在企业经营的业务中，创造一个“体验者的空间”，对于改变公司整体的行为与意识是极为重要的。此外，通过建议使用者定期进行思考回顾，我们也获取了许多有助于了解到他们需求和建议的反馈信息。这正是团队意识和思维转变的证明。

Web会议的成功关键：语言表达与硬件配置

以前，人们习惯了大家集中在一起，面对面讨论，人们可以根据会场氛围，察言观色，谨慎发言。如今面对Web会议，不少人感觉到陌生，感觉难以应对。然而，想要在减少劳动时间的同时，每年持续提高公司营业额，势必要改变传统的全体员工聚集开会模式，创造更为高效的方式。

尽管如此，依然有不少的公司因未能熟练掌握使用方法而选择逃避，恢复到原来的传统开会模式。于是，我们搜集了24家客户公司在Web会议贯彻计划过程中遇到的常见问题，并有针对性地提出相应的解决方案。

（1）“看不见”相关资料，怎么办

当主持人和参会者分散在不同地点时，参会者既无法掌握会议室的情形，也看不到相关的资料，就很容易给有效讨论造成难度。面对这种情况，首先，需在会议组织前向与会人员发送会议相关资料共享信息。此外，要求与会者在参会过程中尽可能具体地表述相关内容。例如，在我们说“这个苹果方便食用”，而对方看不到实物时，对方无法了解大小和色泽，只能依靠个人想象，就很容易造成理解偏差。到底是苹果小方便食用，还是苹果削好了皮方便食用，如果没有准确信息，很难继续进行下一步讨论。

因此，Web会议中的主要发言人，必须最大限度保证内容表述具体详细。例如，“这种苹果方便食用，但销量欠佳”，如果就这个话题展开讨论，建议表述为“这种苹果一般投放24小时便利店销售，切块分装，每盒售价100日元，目前销量欠佳”。总之，尽可能细化的描述有助于讨论的顺利展开。

此外，在对会议资料或者设计等进行说明时，可以充分使用Web会议服务中的激光笔的功能，清楚指明所讲述的具体内容。如果使用会议室的白板功能进行讨论，可以用Web会议的照相功能将白板内容显示出来，展示给远程参会人员，引导话题讨论。以上操作看似有些复杂，但这能让临时参会者也能进入讨论环节，有效利用移动的时间，消耗低，效率高。根据我们对客户公司的调查发现：如果最开始5次会议都能顺利进行，那么后续继续使用的可能性就会增加到3倍以上。

（2）“听不见”对方的声音，该怎么办

某某听得见吗？啊，听得见。听得见吗，到哪里了？如果会议中持续出现这种情况，则很容易让人产生放弃的念头。听不到声音，大多是因为Web会议服务设置或者信号不稳定等问题。如果不使用话筒检测声音效果，就无法向参会者传递声音数据，因此需要配备检测声音输出的硬件设施。个人电脑和智能手机自带的话筒稳定性欠佳，我建议选用Web会议服务公司推荐使用的专业适配机器。

我参会的地点往往并不固定，在公司会议室、自己家、酒店都参加过会议。我一直使用微软系统默认的麦克风话筒，USB接口和话筒接口都能够连接，360度全方位覆盖，收音效果极佳，声音传输稳定清晰。

（3）如何应对“环境噪声”

此外，还有一个问题就是环境噪声。由于Web会议等参会人员参会地址不固定，Web会议中很容易会听到一些生活中的杂音。狗叫声、快递到家的门铃声、咖啡厅的背景音乐等等，这些噪声会影响与会人员的注意力，迫切需要解决。

建议会议主持人使用静音功能控制整个会议进程。可以让身处噪声环境的参会人员直接静音，轮到其发言时才取消静音。开会时，首先使用全体禁言功能，通过举手，在解除禁言后发言即可。明确会议规则，能保证会议顺利进行。