1.1 核心知识

本章将制作一个典型的日程管理文档，其结合了文字与表格等内容，涉及文本的编辑与设置，以及表格的使用。下面首先对Word 2016的操作界面进行介绍，然后重点讲解文本与表格的操作方法。

1.1.1 认识Word 2016的操作界面

Word 2016的操作界面主要由标题栏、功能选项卡、功能区、文本编辑区和状态栏5个部分组成，如图1-1所示。下面分别对这5个部分进行介绍。

1. 标题栏

Word 2016的标题栏主要包含快速访问工具栏、标题区、“功能区显示选项”按钮和窗口控制按钮组。

• 快速访问工具栏：快速访问工具栏位于标题栏最左侧，默认包含“保存”按钮、“撤销”按钮、“恢复”按钮以及“自定义快速访问工具栏”按钮。快速访问工具栏的作用是将工作中常用的操作以按钮形式显示在工具栏中，进而提高操作效率。例如，单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择“电子邮件”选项，即可将“电子邮件”按钮添加到快速访问工具栏中，单击该按钮可以快速实现文档的发送操作。
• 标题区：标题区位于标题栏中央，用于显示当前编辑的文档名称。
• “功能区显示选项”按钮：“功能区显示选项”按钮位于标题栏右侧，单击该按钮，可在弹出的下拉列表中选择相应的选项来控制功能区的显示方式，包括“自动隐藏功能区”“显示选项卡”“显示选项卡和命令”3个选项。
• 窗口控制按钮组：窗口控制按钮组位于标题栏最右侧，包括“最小化”按钮、“最大化”按钮（操作界面最大化时该按钮会变为“向下还原”按钮）和“关闭”按钮，它们分别可实现对操作界面的最小化、最大化（向下还原）和关闭操作。

2. 功能选项卡

功能选项卡位于标题栏下方，其中包括若干选项卡、“告诉我您想要做什么…”搜索框、按钮和按钮。单击相应的选项卡，功能区将同步显示对应的操作命令，以实现对文档的各种编辑操作。例如，要保存文档，可单击“文件”选项卡，选择“保存”选项；要调整页边距，可单击“布局”选项卡。

3. 功能区

功能区包含多个组，每个组中又集合了不同的按钮、命令和选项等，有些组的右下角会显示“展开”按钮，单击该按钮可在打开的对话框中进行更丰富的设置。本书进行操作介绍时，统一按照“‘选项卡名称’→‘组名称’”的规范进行表述，如单击“开始”→“字体”组中的“字符底纹”按钮，则表示该按钮位于“开始”选项卡的“字体”组中。

4. 文本编辑区

文本编辑区是显示文档内容的区域，在其中不仅可以对文本和段落的内容、格式等进行修改和编辑操作，还可以对文档和页面的参数进行编辑，如调整页面大小和方向等。例如，在“视图”→“显示”组中选中“标尺”复选框，则文本编辑区上方和左侧会显示出标尺，标尺可用于控制文本和段落的位置。

5. 状态栏

状态栏位于操作界面最下方，该区域左侧主要显示了文档的各种状态，如当前文档的页数、总页数、总字数、文档的校错情况、语言状态等，区域右侧的功能按钮则用于切换文档的视图模式和调整文档视图的显示比例。

1.1.2 文本的编辑与格式设置

文本的编辑与格式设置是文档制作的重点环节，用户在操作时不仅要保证内容的正确性，还应该想方设法地提高文本的编辑速度和文档的可读性，从而提高工作效率。

1. 文本的编辑

除文本的输入、修改、删除等基本操作外，文本的编辑还涉及文本的选择、剪切、复制等操作，这些操作能够直接影响文档制作的效率。

• 选择文本：拖曳鼠标指针选择文本是最常见和最普遍的文本选择方式；此外，还有其他一些实用的选择文本的方法。掌握并灵活运用这些操作，可以有效提高文本的编辑速度，其方法如表1-1所示。

• 剪切文本：剪切文本即将选择的文本移动到另一个位置，其快捷方法为：选择要剪切的文本，按住鼠标左键不放，直接将其拖曳到目标位置后释放鼠标左键即可。
• 复制文本：复制文本即将选择的文本复制到另一个位置，其快捷方法为：选择要复制的文本，按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键不放，将其拖曳到目标位置后释放鼠标左键即可。

2. 文本的格式设置

文本的格式设置主要体现为字符格式与段落格式的设置，操作时主要可以借助以下3种工具来实现。

• 浮动工具栏：选择文本后若停止移动鼠标指针，则鼠标指针右上方就会出现浮动工具栏，利用其中的功能按钮和选项就能对所选文本进行格式设置。
• 功能区：选择文本后，可在“开始”选项卡的“字体”组和“段落”组中对所选文本进行格式设置。
• 对话框：如果浮动工具栏和功能区中的按钮和选项均无法满足对文本格式设置的需求，则可单击“开始”选项卡的“字体”组或“段落”组右下角的“展开”按钮，在打开的对话框中进行更多设置。

1.1.3 表格的使用

在Word中使用表格一般可遵循4个步骤，分别是创建表格、编辑表格内容、设置表格布局，以及美化表格底纹和边框。

1. 创建表格

创建表格时首先需要明确表格的行数和列数，然后将光标定位到需创建表格的位置，在“插入”→“表格”组中单击“表格”按钮，将弹出下拉列表，此时可选择以下两种方法创建表格。

• 移动鼠标指针：在下拉列表的方格上移动鼠标指针，方格上方将显示对应的行列数，确认后单击鼠标左键即可创建对应行列数的表格，如图1-2所示。

• 设置行列数：在下拉列表中选择“插入表格”选项，打开“插入表格”对话框，在“列数”和“行数”数值框中输入所需的数字后，单击按钮即可，如图1-3所示。

2. 编辑表格内容

创建表格后，只需将光标定位到相应的单元格中，然后输入所需的表格文本即可完成表格内容的编辑。表格中的文本也可按在文档中编辑文本的方法进行修改、删除、剪切和复制等操作。

3. 设置表格布局

在表格中输入文本后，一般会根据实际情况调整表格布局，以使表格中的内容有更好的呈现效果。其中，调整表格布局的操作主要有插入或删除行或列、合并或拆分单元格、调整行高或列宽等，这些操作都可以在功能区中快速实现，其方法为：将光标定位到相应的单元格中，然后利用“表格工具-布局”选项卡中的功能按钮或选项进行操作，如图1-4所示。

4. 美化表格底纹和边框

完成内容的编辑以及表格的布局调整后，就可以通过美化表格底纹和边框，进一步提高表格的美观性和可读性。

• 美化表格底纹：选择需设置底纹的单元格，在“表格工具-设计”→“表格样式”组中单击“底纹”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的颜色即可。
• 美化表格边框：拖曳鼠标指针选择需设置边框的单元格，在“表格工具-设计”→“边框”组中单击“边框”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的边框效果即可。