1.2　制作“员工培训方案”

案例说明

员工培训方案是公司培养人才的重要举措之一。员工培训方案的内容主要包括培训目的、培训对象、培训课程、培训形式、培训内容以及培训预算等。本节通过编排员工培训方案，详细讲解如何在文档中设置页眉/页码、生成目录等内容。

“员工培训方案”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

员工培训方案是企业内部常用的一种文档，通常是由企业内部培训师制作。培训师在制作培训文档时可以考虑在文档中添加企业特有的标志。由于培训文档内容较长，通常需要设置目录，方便阅览。文档制作完成后，可能需要打印出来，发给参与培训的员工。打印时有一些注意事项，用户应留心。其具体操作思路如下图所示。

步骤详解

1.2.1　为“员工培训方案”添加公司标志

“员工培训方案”是公司的正式文档，在文档建立好后，应该在文档的封面、页眉/页脚处添加上公司的名称等信息，以显示这是专属于某公司的培训方案。

1.在页眉中添加上公司名称

为“员工培训方案”文档全文插入页眉“XXXXXX有限公司”，字体格式设置为“宋体，五号”。具体操作步骤如下。

第1步：双击页眉。新建文档，命名为“员工培训方案”并保存。在页眉位置双击鼠标左键，即可进入页眉和页脚的设置状态，并在页眉下方出现一条横线，如下图所示。

第2步：设置页眉内容。①输入页眉“XXXXXX有限公司”，并将字体格式设置为“宋体，五号”；②完成页眉文字输入后，单击“关闭页眉和页脚”按钮，退出页眉编辑状态，如下图所示。

专家点拨

公司特有的文档通常会在页眉处写上公司的名称等信息，也可在页眉处添加图片类信息作为公司文档的标志。其方法是进入页眉编辑状态，插入图片到页眉位置。

2.在封面上添加公司标志

公司标志是反映企业形象和文化的标志。在员工培训方案文档中插入公司标志，然后调整插入图片的大小和位置，具体操作步骤如下。

第1步：单击“图片”按钮。①选择“插入”选项卡；②单击“插图”组中的“图片”按钮，如下图所示。

第2步：选择图片。在弹出的“插入图片”对话框中，①选择“素材文件\第1章\LOGO.png”文件；②单击“插入”按钮，如下图所示。

第3步：调整图片大小。①将鼠标指针移动到图片右下角，当它变成双向箭头形状时，按住鼠标左键拖动，实现图片大小的调整，然后将图片设置为“居中”对齐；②完成标志的插入后，便可以在封面中输入员工培训的相关信息，完成封面的制作，如下图所示。

1.2.2　设置文档格式

完成员工培训方案的封面设置后，就可以输入正文内容了。正文内容段前段后距离、缩进等格式设置可以参照1.1节，本小节主要讲解排版方向及页码的设置。

1.设置横向排版

在Word文档的排版过程中，可能会遇到宽度特别宽的表格，正常的纵向版面不能容纳。此时，可以使用分节符功能在表格的前、后方分别进行分页，让表格单独存在于一个页面中，然后再设置页面的横向排版。具体操作步骤如下。

第1步：在表格前插入分页符。将“素材文件\第1章\员工培训方案内容.docx”文件中的内容复制并粘贴到文档中。①将光标定位在表格前方的插入位置；②单击“布局”选项卡下的“页面设置”组中的“分页符”按钮；③在弹出的下拉列表中选择“下一页”选项，如下图所示。

专家点拨

不同的分隔符有不同的作用，这里介绍几种常用的分隔符：分页符的作用是为特定内容分页；分栏符的作用是让内容在恰当的位置自动分栏，如让某内容出现在下栏顶部；换行符的作用是结束当前行，并让内容在下一个空行继续操作显示。

第2步：在表格后插入分页符。按照同样的方法，将光标放在表格后面，插入一个分页符，使表格完全独立于一个页面上，方便后面对页面方向的调整，如下图所示。

第3步：设置页面方向。将光标定位在表格后方的插入位置，①选择“布局”选项卡；②在“页面设置”组中单击“纸张方向”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“横向”选项，如下图所示。

第4步：查看页面效果。此时即可看到横向表格排版的效果。表格经过页面方向调整后，可以完全显示在页面中，如下图所示。

2.设置页码

为了使Word文档便于浏览和打印，用户可以在页脚处插入并编辑页码。默认情况下，Word 2016文档都是从首页开始插入页码的，如果想从文档的正文部分才开始插入页码，需要进行分页设置，利用分页符来隔断页码。具体操作步骤如下。

第1步：插入分页符。①将光标放到第1页的文字末尾；②单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分页符”按钮，在弹出的下拉列表中选择“下一页”选项。这么做的目的是将封面与正文分开，方便后面为正文单独设置页码，如下图所示。

第2步：进行页面链接。①在第2页的正文下方双击，进入页脚设置状态；②单击“页眉和页脚工具-设计”选项卡下的“导航”组中的“链接到前-节”按钮。这么做的目的是将正文与封面页的链接取消，方便单独设置页码，如下图所示。

第3步：插入页码。①单击“页眉和页脚工具-设计”选项卡下的“页眉和页脚”组中的“页码”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择“页面底端”→“普通数字2”选项，如右上图所示。

第4步：进入页码格式设置。①选中正文页码；②单击“页眉和页脚工具-设计”选项卡下的“页眉和页脚”组中的“页码”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“设置页码格式”选项，如下图所示。

第5步：设置页码起始编号。①在弹出的“页码格式”对话框中，设置页码的“起始页码”为“1”；②单击“确定”按钮，如下图所示。此时就成功地将正文的起始页码设置为“1”了。

第6步：查看页码设置效果。此时便完成了页面底端的页码设置，可以看到页码是从正文页开始编号的，并且起始值为“1”，效果如下图所示。

1.2.3　设置文档结构和目录

文档创建完成后，为了便于阅读，用户可以为文档添加一个目录。有了目录，文档的结构将更加清晰，便于阅读者对整个文档进行定位。

1.设置标题大纲级别

生成目录之前，先要根据文档的标题样式设置大纲级别，大纲级别设置完毕即可在文档中插入自动目录。具体操作步骤如下。

第1步：设置1级标题。①选中文档中的第一个标题“一、概要”，单击“段落”组中的“对话框启动器”按钮；②在打开的“段落”对话框中设置“大纲级别”为“1级”。此时便完成了第一个标题的大纲级别设置，如下图和右上图所示。

第2步：执行“格式刷”命令。①选中完成大纲级别设置的标题“一、概要”；②单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，如下图所示。

第3步：使用“格式刷”。此时光标变成了刷子形状，用它选中同属于一级大纲的标题，即可将大纲级别格式进行复制，如下图所示。使用同样的方法，设置其他一级标题的格式。

第4步：设置2级标题。①选中二级标题；②在“段落”对话框中设置“大纲级别”为“2级”，如下图所示。使用同样的方法，完成文档中所有二级标题的设置。

2.设置目录自动生成

大纲级别设置完毕，接下来就可以生成目录了。生成自动目录的具体操作步骤如下。

第1步：打开“目录”对话框。①将光标放在需要生成目录的第2页空白页；②切换到“引用”选项卡，单击“目录”组中的“目录”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“自定义目录”选项，如右上图所示。

专家点拨

除了插入自定义的目录外，用户还可以根据需要在文档中插入手动目录或自动目录。单击“目录”组中的“目录”下拉按钮，选择手动目录或自动目录，便会按照样式自动生成目录。

第2步：设置“目录”对话框。①打开“目录”对话框，选中“显示页码”复选框；②设置目录的显示级别为“2级”；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：查看生成的目录。此时就完成了文档的目录生成。可以为目录页添加“目录”二字，并设置“目录”二字的字体和大小，设置下方的目录内容的行距为“1.5倍”，这样便完成了目录的设置，如下图所示。

1.2.4　打印员工培训方案文档

公司员工培训方案完成制作后，往往需要打印出来给领导，或者是发给参与培训的员工，让他们了解培训的安排。在打印前需要预览文档，也可以根据需要进行打印设置。接下来就讲解关于文档打印的操作。

1.打印前预览文档

为了避免打印文档时内容、格式有误，最好在打印前对文档进行预览。具体操作步骤如下。

第1步：单击“文件”菜单项。选择“文件”命令，如下图所示。

第2步：翻页预览文档。①在弹出的下拉列表中选择“打印”命令；②此时可以在界面最右边看到当前页的视图预览效果，单击下方的翻页按钮，将整个文档的页面都预览完毕，如下图所示。

第3步：对文档进行调整。在预览文档时，要注意查看文档的页边距、文字内容是否恰当，然后对其进行调整。如右上图所示。

2.进行打印设置

通过打印预览确定文档准确无误后，就可以进行打印份数、打印范围等参数的设置了，设置完成后便开始打印文档。具体操作步骤如下。

第1步：设置打印份数和范围。①根据需要设置打印份数，单击“份数”数值框右侧的按钮即可加减份数；②设置打印的范围，可以选择打印所有页或者当前页，也可以自定义打印范围，如下图所示。

第2步：开始打印。当完成打印设置后，单击“打印”按钮，即可开始打印文档，如下图所示。