5.2　制作“邀请函”

案例说明

在公司或企业中，邀请函是常用的文档。邀请函可以发送给客户、合作伙伴、内部员工。邀请函的内容通常包括邀请的目的、时间、地点及邀请的客户信息。邀请函的制需要考虑到美观的问题，不能随便在Word文档中不讲究格式地写上一句邀请的话语。

“邀请函”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

公司人事或项目经理在制作邀请函时，为了提高效率，需要考虑数据导入问题。因为邀请函的背景及基本内容是一致的，不同的只是受邀客户的个人信息。所以邀请函制作，应当先制作一个模板，再将客户的信息放在Excel表中，批量将客户信息导入到Word文档中快速生成多张邀请函。其制作思路如下图所示。

步骤详解

5.2.1　设计制作邀请函模板

邀请函面向的是多位客户群体，除了客户的个人信息外，其他信息都是统一的，可以事先将这些统一的信息制作完成，方便后面导入客户的个人信息。

1.设计邀请函页面格式

邀请函的功能相当于请帖，既要保证内容的准确性又要保证页面的美观度。因此，在页面格式上，需要根据邀请函的内容调整页面方向。

第1步：调整页面方向。新建一个Word文档，命名并保存。单击“布局”选项卡下“页面设置”组中的“纸张方向”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“横向”选项，如下图所示。

第2步：设置页边距。①打开“页面设置”对话框，设置页边距的距离；②单击“确定”按钮，如右上图所示。

2.设计邀请函背景

完成邀请函的页面调整后，需要在页面中添加背景图案，以保证其美观度。

第1步：插入背景图片。①按照路径“素材文件\第5章\图片1.png”找到所需图片，②单击“插入”按钮，如下图所示。

第2步：调整图片大小。①选中图片；②在“图片工具-格式”选项卡下的“大小”组中设置图片大小，如下图所示。

第3步：复制图片并打开“布局”对话框。①选中插入的图片，按Ctrl+D组合键，复制一张图片；②选中复制的图片，单击“图片工具-格式”选项卡下“排列”组中的“旋转”下拉按钮；③选择下拉列表中的“其他旋转选项”选项，如下图所示。

第4步：设置旋转参数。①在打开的“布局”对话框中设置“旋转”为180°；②单击“确定”按钮，如右上图所示。

第5步：设置图片位置。①选中旋转后的图片，单击“图片工具-格式”选项卡下“排列”组中的“位置”下拉按钮；②选择下拉列表中的“底端居右，四周型文字环绕”选项，如下图所示。

第6步：设置图片位置。①选中之前插入的图片；②将该图片的位置调整为“顶端居左，四周型文字环绕”，如下图所示。

3.设计邀请函内容格式

完成邀请函的页面及背景格式设置后，需要添加统一的文字内容。①输入文字内容，调整其字体为“华文新魏”；②绘制文本框，在文本框中输入文字，如下图所示。

5.2.2　制作并导入数据表

当邀请函模板制作完成后，就可以将客户的信息数据录入到Excel表中，并利用导入功能，批量完成邀请函的制作。

1.制作表格

打开Excel表，录入客户信息及针对不同客户会有不同的信息，效果如下图所示。Excel表的数据录入方法会在本书第6章进行讲解，这里可以按照路径“素材文件\第5章\邀请客户信息表.xlsx”找到表格并使用。

2.导入表格数据

完成客户信息的录入后，就可以将表格导入到Word邀请函文档中了。

第1步：打开“选取数据源”对话框。①单击“邮件”选项卡下“选择收件人”下拉按钮；②选择下拉列表中的“使用现有列表”选项，如下图所示。

第2步：选择表格。①在打开的“选取数据源”对话框中选择事先制作好的“邀请客户信息表”；②单击“打开”按钮，如下图所示。

第3步：选择工作表。①弹出“选择表格”对话框，从中选择工作表；②单击“确定”按钮，即可完成表格中客户信息的导入，如下图所示。

3.插入合并域批量生成邀请函

当把数据表格导入到邀请函模板文档中后，需要将表格中各项数据插入到邀请函中相应的位置，之后再应用批量生成功能生成所有客户的邀请函。

第1步：插入“受邀客户姓名”。①将光标定位在需要插入客户姓名的地方；②单击“邮件”选项卡下“插入合并域”下拉按钮；③选择下拉列表中的“受邀客户姓名”选项，如下图所示。

第2步：插入“联系人”。①将光标定位到需要插入联系人的地方；②选择“插入合并域”下拉列表中的“联系人”选项，如下图所示。

第3步：插入“联系电话”。①将光标定位到需要插入联系电话的地方；②选择“插入合并域”下拉列表中的“联系电话”选项，如下图所示。

第4步：插入“座次”。①将光标定位到需要插入座次的地方；②选择“插入合并域”下拉列表中的“座次”选项，如下图所示。

第5步：查看插入效果。此时便完成了邀请函中客户信息及其他个人信息的插入，效果如下图所示。

第6步：执行“预览结果”命令。单击“邮件”选项卡下“预览结果”组中的“预览结果”按钮，以便查看客户信息的插入效果，如下图所示。

第7步：查看预览结果。此时可以看到“邀请客户信息表”中的内容已自动插入到邀请函的相应位置，效果如下图所示。

第8步：查看下一条邀请函信息。单击“邮件”选项卡下“预览结果”组中的“下一记录”按钮，可以继续浏览生成的其他邀请函结果，如下图所示。

4.打印邀请函

完成邀请函设计后，需要将邀请函打印出来，邮寄给客户，方法如下。

第1步：执行“打印文档”命令。①单击“邮件”选项卡下“完成并合并”下拉按钮；②选择下拉列表中的“打印文档”选项，如下图所示。

第2步：设置“合并到打印机”对话框。①在弹出的“合并到打印机”对话框中选中“全部”单选按钮；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：设置“打印”对话框。①在弹出的“打印”对话框中，设置打印范围和份数；②设置每页版数；③单击“确定”按钮，即可打印邀请函，如下图所示。