4.2　制作和使用“公司薪酬制度”模板

案例说明

公司人力资源管理部会根据市场情况、公司成本、人员数量等因素来制定公司薪酬制度。因此，公司薪酬制度会随着市场行情的波动而变化。那么企业人力资源部人员可以制作一份薪资文档模板，当需要制定新的薪资制度时，直接利用模板即可。

“公司薪酬制度”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

新的一年到来了，企业人力资源部要制定新的薪资制度。为了避免在样式上反复修改，人力资源部同事决定制作一个模板，利用模板完成薪资制度文档制作。方法是：先在模板中设置好标题、正文及目录的样式，然后再利用模板生成新文档。其制作流程及思路如下图所示。

步骤详解

4.2.1　制作薪酬制度模板

除了利用系统内置的样式，用户可以自己设计模板。在模板中主要需要设计标题、正文的样式，然后下一次直接打开模板输入内容即可，免去了调整样式的过程。

1.创建模板文件

Word 2016　创建的模板文件后缀名是“.dotx”，创建成功后需要以正确的文件格式保存。

第1步：打开“另存为”对话框。①新建一个文件，选择“文件”→“另存为”命令；②单击“浏览”按钮，如下图所示。

第2步：正确保存模板文件。①在弹出的“另存为”对话框中，选择正确的模板文件保存位置；②输入文件名，并选择将文件保存为“Word模板（＊.dotx）”类型；③单击“保存”按钮，如下图所示。

2.设置模板页面样式

模板创建成功后，就可以开始设置模板的样式了。

第1步：为文档标题新建样式。①在模板页面中输入标题文字；②单击“样式”窗格中的“新建样式”按钮，如下图所示。

第2步：设置标题样式。①在弹出的“根据格式化创建新样式”对话框中为标题样式命名；②设置标题格式；③设置标题颜色；④单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：设置1级标题样式。①在文档中输入1级标题文字，打开“根据格式化创建新样式”对话框，为标题样式命名；②设置标题格式；③设置标题颜色，如下图所示。

第4步：设置正文样式。①在文档中输入正文，打开“根据格式化创建新样式”对话框，为正文样式命名；②设置正文格式及颜色；③单击“格式”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令，如下图所示。

第5步：设置正文的“段落”对话框。①在弹出的“段落”对话框中，设置正文的缩进格式；②设置正文的间距；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第6步：设置2级标题样式。①在文档中输入2级标题文字，打开“根据格式化创建新样式”对话框，为标题样式命名；②设置标题格式和颜色；③单击“格式”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令，如下图所示。

第7步：设置2级标题的“段落”对话框。①在弹出的“段落”对话框中，设置标题的级别；②设置标题缩进格式中的特殊格式及缩进值；③设置标题的间距；④单击“确定”按钮，如下图所示。

第8步：选择目录样式。①单击“引用”选项卡下的“目录”下拉按钮，②在弹出的下拉列表中选择目录样式，如这里选择“自动目录1”，如下图所示。

第9步：设置目录格式。①选中目录；②设置目录的格式为“微软雅黑”“五号”“加粗”，如下图所示。

第10步：设置“目录”颜色。①选中“目录”二字；②设置其颜色为“黑色，文字1”；③设置目录加粗格式，如下图所示。此时便完成了模板的制作。

4.2.2　使用薪酬制度模板

利用事先创建好的模板，可以添加文档内容，内容的样式与模板一致。内容添加完成后，只需更新目录后便与现有文档一致了。

1.使用模板新建文件

直接打开保存的模板文件，会自动新建一份文档，此时要对文档进行保存再进行内容的输入，避免文档内容的丢失。

第1步：打开模板文件。打开模板文件所在的文件夹，双击该文件，便能利用模板文件新建一个文档，如下图所示。

第2步：保存新文档。①打开模板文件后，选择“文件”→“保存”命令。②单击“浏览”按钮，如下图所示。

第3步：选择位置保存文件。①在弹出的“另存为”对话框中选择恰当的文件保存位置；②输入新文件名；③单击“保存”按钮，如下图所示。

第4步：查看利用模板生成的文档。如下图所示是利用模板生成的文件，其样式与模板一致。

2.在新文档中使用样式

利用模板生成新文档后，可以在其中添加内容，并更新目录，快速形成新的文档。

第1步：复制1级目标。按照路径“素材文件\第4章\公司薪酬制度内容.txt”，打开“记事本”文件，选中第一个1级目标，按Ctrl+C组合键复制该内容，如下图所示。

第2步：替换1级目标。①删除原来的标题，输入新的文档标题；②选中文档中的1级目标，按Ctrl+V组合键，替换1级目标的内容，如右上图所示。

第3步：替换正文内容。按照相同的方法复制正文内容进行替换。接下来，同理完成文档中所有标题及正文的替换，如下图所示。

专家答疑

问：除了替换文字的方法，还有没有别的方法让输入的内容应用模板样式？

答：有。直接替换文字，可能因为选中的内容的不同导致替换效果不理想。此时可以将不需要的模板文字删除，直接将内容输入或粘贴进文档中，然后选中内容，再在“样式”窗格中选择事先在模板中设置好的标题样式、正文样式。

第4步：单击“更新目录”。①选中目录；②单击“引用”选项卡下的“目录”组中的“更新目录”按钮，如下图所示。

第5步：设置“更新目录”对话框。①在“更新目录”对话框中选中“更新整个目录”单选按钮；②单击“确定”按钮，如下图所示。

第6步：查看完成的文档。目录更新后便完成了文档的制作，效果如下图和右上图所示。