2.1 制作“企业组织结构图”
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案例说明
企业组织结构图用于表现企业、机构或系统中的层次关系，在办公中有着广泛的应用。借助Word 2016提供的用于体现组织结构、关系或流程的图表——SmartArt图形，制作企业组织结构图非常方便快捷。本节将通过企业组织结构图的制作，为读者讲解SmartArt图形的应用方法。
“企业组织结构图”文档制作完成后的效果如下图所示。
思路解析
由于人事变动，公司领导要求人事科制作一份新的企业组织结构图。在制作企业组织结构图时，人事科的文员首先绘制了一张公司人员层级结构的大体关系图，并根据这张图选择恰当的SmartArt图模板；模板选择好后，再将模板的结构调整成草图的结构；然后输入文字；最后对SmartArt图的样式和文字样式进行调整。在整个操作过程中，需要注意的事项如下图所示。
步骤详解
2.1.1 插入SmartArt模板
在Word 2016中提供了多种SmartArt模板图形，在制作企业组织结构图时，应根据实际需求来选择，以减少后期对结构图的编辑次数。选择好SmartArt模板图形后，还要以正确的方式插入到文档中。
1.SmartArt模板的选择
SmartArt模板的选择要根据组织结构图的内容来进行。
第1步：分析结构图内容。根据公司的组织结构，在草稿纸上绘制一个草图，如下图所示。
第2步：根据草图选择模板。①新建一个Word文档，保存并命名为“企业组织结构图.docx”。单击“插入”选项卡下的“插图”组中的SmartArt按钮；②在打开的“选择SmartArt图形”对话框中对照上一步绘制的草图，选择结构最相近的“层次结构”模板；③单击“确定”按钮，如下图所示。
2.SmartArt模板的插入
完成模板选择后，要将SmartArt图插入到文档中正确的位置。
第1步：设置光标位置。为了保证组织结构图在文档中央，需要对插入的图调整一下。如右上图所示，将光标放在SmartArt图的左下方。
第2步：设置SmartArt图居中。单击“段落”组中的“居中”按钮，SmartArt图便自动位于页面中央，如下图所示。
专家点拨
对于SmartArt图的位置，不仅可以通过光标来调整，还可以选中SmartArt图后，切换到“SmartArt工具-格式”选项卡，然后单击“排列”组中的“位置”按钮，选择SmartArt图在页面中的位置，以及文字环绕的方式。
2.1.2 灵活调整SmartArt图的结构
SmartArt模板并不能完全符合实际需求，需要对结构进行调整。
1.SmartArt图形的增减
增加SmartArt图形的结构时，需要对照之前的草图，在恰当的位置添加图形，并选中多余的图形，按Delete键删除。
第1步：在后面添加图形。①选中第二排右边的图形；②单击“SmartArt工具-设计”选项卡下的“创建图形”组中的“添加形状”按钮，在弹出的下拉列表中选择“在后面添加形状”选项，如下图所示。
第2步：删除图形。按住Ctrl键，同时选中第三排的图形，按Delete键删除，如下图所示。
第3步：在下方添加图形。①选中第二排中间的图形；②单击“SmartArt工具-设计”选项卡下的“创建图形”组中的“添加形状”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“在下方添加形状”选项，如下图所示。
第4步：继续添加图形。按照相同的方法，在第二排中间的图形下方添加另外3个图形，如下图所示。
第5步：完成结构框架制作。按照相同的方法，分别选中第三排的图形，在下方添加数量相当的图形，如下图所示。此时便根据草图完成了企业组织结构图的框架制作。
2.调整结构图中的图形位置
完成SmartArt图形的结构后，从美观上考虑，可以拉长图形之间的连接线，使整个结构图更好地充实Word页面，避免拥挤。
第1步：调整第一排图形位置。①选中第一排的图形；②按↑键，让图形往上移动一段距离，如下图所示。
第2步：完成最后一排图形的位置调整。按住Ctrl键，选中最后一排图形，然后按↓键，让图形向下移动一段距离，如下图所示。
第3步：完成所有图形的位置调整。使用相同的方法，调整SmartArt图形结构间的垂直距离，如下图所示。
专家点拨
调整SmartArt结构图中的图形位置，可以灵活使用↑、↓、→、←4个方向键。需要注意的是，同时选中同一排的图形再按方向键，可以保证图形的移动距离相同，且水平对齐。
2.1.3 组织结构图的文字添加
完成SmartArt图结构制作后，就可以开始输入文字了。输入文字时要考虑字体的格式，使其清晰、美观。
1.在SmartArt图中添加文字
在SmartArt图中添加文字的方法是，选中具体图形，然后输入文字即可。
第1步：选中要输入文字的图形。单击要输入文字的图形，如下图所示。
第2步：在图形中输入文字。选中图形后，输入文字即可，如下图所示。
第3步：完成SmartArt图的文字录入。按照相同的方法完成SmartArt结构图中所有图形的文字录入，如下图所示。
专家点拨
在SmartArt图中输入文字，还可以通过“文本窗格”来进行。其方法是单击“SmartArt工具-设计”选项卡“创建图形”组中的“文本窗格”按钮，打开“在此处键入文字”窗格。在该窗格中，可以隐藏和显示SmartArt图形所对应的文本内容，该内容以多级列表的形式表现其层次结构。通过该窗格可快速创建新的SmartArt图形以及输入其内容。
2.设置SmartArt图中文字的格式
SmartArt图默认的文字格式是宋体，为了使文字更具表现力，可以把字体设置为加粗，同时改变字体、字号等格式。
第1步：将字体加粗。企业组织结构图中，最顶层的图形代表的是高层领导。为了显示领导的重要性，可以将该层文字加粗显示。①选中最顶层图形；②单击“字体”组中的“加粗”按钮
，如下图所示。
第2步：设置文字的其他格式。选中文字，将其字体设置为“Adobe黑体Std R”，字号大小为8号，如下图所示。
第3步：完成所有文字格式的调整。按照相同的方法，对其他文字的格式进行调整。
2.1.4 组织结构图的美化
完成SmartArt图的文字输入后，就进入到最后的样式调整环节，可以对图形的颜色、效果进行调整。
1.修改SmartArt图形状
SmartArt图中的图形形状与模板一致，此时可以根据文字的数量等需求对形状进行修改。
第1步：拉长图形。按住Ctrl键，同时选中最后一排所有图形，将光标放在其中一个图形的正下方，当它变成双向箭头时，按住鼠标左键向下拖动，实现拉长图形的效果，如下图所示。
第2步：减小图形的宽度。保持最后一排图形的选中状态，将光标放在其中一个图形的左边线中间，当它变成双向箭头时，按住鼠标左键不放往右拖动，如下图所示。
第3步：修改图形形状。①按住Ctrl键的同时选中前面3排图形；②单击“SmartArt工具-格式”选项卡下的“形状”组中的“更改形状”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“椭圆”选项，实现更改图形形状的目的，如下图所示。
第4步：增大图形。将光标放在第一排椭圆图形的右下角，当它变成倾斜的双向箭头时，按住鼠标左键不放往右下方拖动，如下图所示。
第5步：增加图形的宽度。按住Ctrl键，同时选中第二排的图形，将光标放在其中一个图形的右边，当它变成双向箭头时按住鼠标左键不放往右拖动，如下图所示。
第6步：完成图形调整。按照相同的方法，调整第三排图形的宽度，最后完成整个SmartArt图的形状调整，效果如下图所示。
专家答疑
问：在调整SmartArt图中的形状大小时，可以通过设置参数实现更精确的调整吗？
答：可以。在调整SmartArt图的结构时，可以选中图形后，在“SmartArt工具-格式”选项卡的“大小”组中，通过输入“宽度”和“高度”的值来修改图形的大小。
2.套用预置样式
Word 2016为SmartArt图提供了多种系统预置的样式，直接套用可以快速调整图形的样式。
第1步：应用预置的颜色样式。①选中SmartArt图，单击“SmartArt工具-设计”选项卡下的“SmartArt样式”组中的“更改颜色”下拉按钮；②在弹出的颜色样式下拉列表中选择一种配色，如下图所示。
第2步：应用预置的样式。①单击“SmartArt样式”组中的“快速样式”按钮；②在弹出的下拉列表中选择一种样式，如选择“强烈效果”样式，此时便成功地将这种样式效果应用到SmartArt图中，如下图所示。
3.根据图形美化文字
在完成SmartArt图的结构、样式等项目的设置后，最后一步还需要根据图形的颜色、大小来检查文字是否与图形相匹配。需要注意的是文字颜色与图形颜色是否相搭配、文字大小与图形大小是否相搭配。
第1步：调整文字大小。①选中第一排图形；②单击“字体”组中的“增大字号”按钮
，让字体充满整个图形，如下图所示。
第2步：完成所有文字大小的调整。按照相同的方法，选中不同的形状，增大文字的字号，使文字尽量充满图形，效果如下图所示。至此便完成了企业组织结构图的制作。
专家答疑
问：在调整SmartArt图形中的文字大小时，想避免文字溢到图形边框，让文字与图形保留一定的边距，应该怎么做？
答：可以通过文本框边距设置来实现。在调整SmartArt图的文字大小时，可以事先设置好文字与图形左、右、上、下边框的距离，再调整文字的大小。方法是选中图形后，单击鼠标右键，打开“设置形状格式”窗格，在“文本选项”选项卡中选择“布局属性”命令，即可进行边距设置。