04 时间管理:最强自律换取最丰沛自由
很多人常常抱怨工作失衡、生活杂乱、情绪焦躁,越努力反而越容易陷入穷忙族(working poor)的怪圈,越挣扎越容易陷入习得性无助(Learned helplessness)的深渊,不可自拔。其实这是时间管理出了问题。
警惕忙碌
社会高速运转,信息爆炸式增长,不可否认,我们正处在一个信息过度的时代。即时通信工具的发展让沟通变得越来越方便,但也极大占据了工作外的休闲时间。这个社会对“工作狂”更青睐,正所谓“Time waits for no man”(时不我待)。由于阶级固化,普通人的上升渠道变窄,因此想要打破阶级就必须付出比常人更多的努力和时间。
为节省人力成本,很多用人单位总是尽量“压榨”员工的劳动力,不合理地分配工作量,直接导致加班成常规。
在“流行性忙碌”状态下,很多人觉得自己的时间异常宝贵,但每天都有那么多的事情要忙,因而没有时间去规划和管理自己的时间。事情越来越多,重要紧急的事情却没有得到更好的规划,人们便陷入了忙碌的恶性循环。
永远在忙工作,仿佛没有时间料理自己的生活,没有时间锻炼,没有时间谈恋爱,没有时间做自己喜欢的事情,人生似乎失去了乐趣。但其实,越忙,越需要做好任务梳理,越需要严格进行时间管理。良好的时间管理不仅能提高工作效率及工作质量,还能提高个人幸福指数,让自己成为自己喜欢的人。
如何进行有效的时间管理
关于进行有效的时间管理,吉姆·兰德尔在《时间管理:如何充分利用你的24小时》一书中给出了以下几点建议。
1. 意识是时间管理的先决条件
只有对时间的流逝高度敏感,才能成为一个高效的时间管理者。
不妨先思考一下过去的72小时自己是怎样度过的,做一下简单分类。通过记录分析,大概了解原本的时间路径,从中发现问题。时间效用太低,这就是感觉每天都从早忙到晚,但结果却不尽如人意的原因。
先了解自己是如何花费时间的,再考虑如何有效管理自己的时间。把时间当成一种资产,记录时间会让你对生命资产保持敏感。如图4-1所示,我们可以用XMind通过思维导图的方式对自己每周的时间进行规划,这样更加清晰。
图4-1
2. 建立行动线路图
只有当确定了努力的方向和目标时,才能决定应该如何安排自己的时间。首先确定长期目标,然后设立可实现的短期目标。为了达到这个短期目标,需要设立具体的行动路径。
从现状出发到目标实现,要经过哪些步骤,要花费多少时间,该怎么挤出这些时间?建立起一个具体的行动线路,有助于更好地将实现目标的道路可视化。
以一个“我想拿驾照”的小目标为例,了解具体的考试内容并预估学习时间,做好相应的安排,这样能让你离这个小目标更近一点。在规划学车进程时,可以使用XMind软件,用时间轴结构,如图4-2所示。
图4-2
3. 时间管理在很大程度上就是选择
托尼·罗宾斯认为,通过在当下的满足与牺牲之间进行选择,你可以规划自己的人生,而如果不做出选择,你就只能任由其他力量主宰自己的人生。选择那些必须要做的事情,虽然当下会有点痛苦,但收获带来的快感会比现在享乐的快感强烈得多。
可操作的时间管理方法
前面我们介绍了为何需要进行时间管理,以及如何进行有效的时间管理,接下来我们就来聊聊具体的时间管理方法。
1. 把时间空档和有效精力匹配起来
时间管理管理的其实不是时间,而是个人的精力。在追求有效时间管理的过程中,并非所有的时间都是相同的。因为个人精力有限,一个人在一天中不同时间段的精神状态也不一样。既然这样,就应该在精力充沛的时候去做那些最艰巨的任务,而那些相对琐碎的事情就安排在精神状态一般的时候去做。
XMind是一个有效的日程规划工具,我们可以通过罗列日常任务,把事项所需精力和完成度匹配起来。比如早上精力和头脑都在线,可以安排一些需要较多脑力的工作,如撰写本月媒介投放规划、撰写媒体邀请邮件等、撰写本月内容策划、确定排期等。中午比较困顿,可以安排一些轻松的任务,如文章排版、公众号发布、收集寄送礼品客户名单等,具体如图4-3所示。通过这样的安排,你会发现,不仅做事效率提高了,做事质量也提高了。
图4-3
2. 充分利用碎片时间
充分利用每天的碎片时间能降低时间的日常损耗。公交上、地铁上、饭店里、排队中,这些较为碎片化的时间值得被好好利用。早上很多人喜欢在地铁上玩游戏、看剧,休闲娱乐无可厚非,但在一天最开始、精力最旺盛的时候,如果能充分利用这段时间,可能会有更大的收获。
如果你的通勤时间较长,可以在地铁或公交上打开移动版XMind,用前面介绍过的方法规划这一天的任务。XMind在移动端上的使用体验和在PC端上同样优秀,图4-4为iOS版XMind的使用界面。利用好碎片化时间降低时间损耗,能让你用更佳的姿态开启新的一个工作日。
图4-4
3. 列出待办清单,做好优先级排列
当各种任务铺天盖地袭面而来时,头脑杂乱如麻,焦虑感随之而至。当手头积攒了很多事情要做时,我们要明确每件事情的轻重缓急:列出待办清单,并将事情分为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要也不紧急四类,按轻重缓急排好优先级。
可以用XMind做一个如图4-5所示的日程规划项表,分别把手头上的事情按照四个象限进行划分。
图4-5
每天早上在开始工作前花几分钟时间厘清思路,在每个象限内把待办事项对应填写进去(见图4-6),这样做事不仅更有条理,还能避免错漏失职。
图4-6
4. 拆解任务,克服拖延
每个人都有拖延症,特别是在任务比较艰巨的时候,内心那只贪图当下享乐的猴子就会窜出来诱惑你。然后事情就越拖越久,deadline越来越紧迫,人越来越焦虑。
那么如何有效克服拖延呢?把困难的事情拆解成可执行的任务,这样可以降低执行难度。比如撰写毕业论文这种看似无从下手的艰巨任务,如果能把它按照进程进行拆解,明确每个阶段要完成的任务和时间节点(见图4-7),会发现做起来并不困难。
图4-7
5. 学会放松
得不到好的休息,就不能获得最佳的工作状态。在工作时间内保持充沛的体力有利于更专注地处理一天的工作,提高工作效率。
工作与生活的平衡来源于我们对时间的良好管理,来源于我们日常的高度自律,来源于良好生活习惯的养成。总而言之一句话:越自律的人,越自由。