03　远程办公，如何解决效率低下问题

越来越多的企业自发选择了远程办公模式。但因为沟通不畅而带来的信息不对称、效率低下，甚至内耗等问题，使得远程办公对于管理者和员工而言都是难度不小的考验。远程办公的弊端如何避免？尤其是如何借助XMind解决远程办公效率低下的问题？本篇我们就来聊聊这个话题。

远程办公的利与弊

在愉快地拥抱远程办公前，我们先来看看远程办公的利与弊。总的来说，远程办公的好处是显而易见的。

对于员工来说，远程办公的好处如下。

• 节省了通勤时间，拥有更多时间自由度。

• 可以居住在自己喜欢的城市，节省大城市高昂的房租成本。

• 避免因被频繁打扰而使时间碎片化，可以有较多独立自由的工作时间。

对公司来说，远程办公有以下好处。

• 可以打破地域限制，网罗全世界的优秀人才。

• 在一定程度上节省了设置办公室的固定成本。

然而，因为物理上的距离和缺少形式上的监督，远程办公对员工的自觉性要求会更高，同时还要求员工有较强的沟通能力和独当一面的能力。

在XMind团队中，同样有相当一部分同事是远程办公的。因而在招聘时，独立性和自我驱动能力显得尤为重要，在这个基础上，我们再来谈如何提高远程办公的效率更为恰当。

重叠且固定的工作时间

为解决沟通异步问题，达到真正的高效协同，需要设定一段重叠且固定的工作时间。

有重叠的上班时间是团队得以同步沟通、保持节奏一致的重要保障，即使员工之间有巨大时差，也要保证所有人之间每天有4个小时的重叠办公时间。对于每个员工而言则需要有固定的工作时间，为了保证沟通同步，并让工作时间和休息时间有明显区分，自我设定上下班时间很有必要。

创造无干扰的工作环境

在正常工作日中，办公室里的人们会被各种各样的琐事打扰，工作时间被切割成无数的碎片。而远程办公很好地解决了这个问题。相较于在办公室中，远程办公中的你会拥有更多独立、完整的时间，更容易进入工作状态。

如果在家办公，应尽量开辟出一个相对无干扰的空间，隔绝家人或宠物的干扰。应尽量保持办公桌面干净整洁，确保基础设施可靠，搭建好稳定流畅的网络环境。

任务的计划、拆解和管理

远程办公中很重要的一点是科学地划分工作量和设定里程碑。在团队中，每个人都不是独自作战的，一旦涉及协同和分工就不得不提到任务的计划、拆解和管理。

就任务的宏观层面而言，将任务透明化非常重要。这样不仅能让整个项目组所有的成员了解项目的情况和进度，清楚了解自己在整个项目中的位置，还能极大地增加成员们的参与感和认同感。

就任务执行的微观层面而言，良好的任务计划、执行和反馈闭环非常重要，这会使所有环节清晰、高效。

高效沟通的建议

远程办公对高效沟通这件事要求更高。要想提高沟通效率，我们应该做到以下几点。

1. 限定时间内回复

远程办公将面临异步沟通问题，因延时过长而导致的低效其实很容易克服。这也是我们前面强调“重叠且固定的办公时间”的重要性。

2. 前期做好充分准备

所谓沟通，就是逻辑思维的完美配对。思路清晰、细节完备、表达完整都是高效沟通的必备元素。

讲到梳理思路就不得不提XMind了。在进行沟通前，先将自己的思路用XMind梳理清楚，这样在表达时会更清晰，也更有条理。比如图3-1是XMind团队市场部的同事在某次分享会中展示的关于SEO的局部内容。

而当涉及资源整理和资料共享时，用XMind的附件功能整理好，能极大减少文件收发的杂乱。比如当你收集了很多各种各样的参考素材时，可以用XMind将它们分别整理好，如图3-2所示。

3. 借助工具

可以利用视频在线会议软件、屏幕共享软件等实现远程高效协同交流。

XMind团队经常通过“Zoom+XMind”的结合方式进行沟通。借助Zoom进行屏幕共享，用XMind进行思维展示。特别地，用XMind的ZEN模式，搭配主题折叠和展开功能进行屏幕共享几乎屡试不爽，省去了做PPT的时间。如图3-3所示，当你和同事分享产品运营中的AARRR模型相关知识时，可以折叠起所有子主题。

而当你在阐述每一个具体分论点时，可以一一展开子主题，展示更多细节，如图3-4所示。

工具的选择因人而异，大家可以选择自己喜欢的，最重要的是团队成员们能达成一致。归根结底，远程办公是否高效的根本还是在于员工是否具有自我驱动力。

4. 认清每件事的优先级

形成自己的问题处理优先级体系。按优先级分类，再按不同的方式来处理。紧急的事情可以用即时沟通工具来解决，更紧急的事情可以打电话处理。其余对时间不敏感的问题，可以收集起来集中处理。例如，我们在处理事情时，可以借助XMind，用四象限的时间管理方法来进行事项的优先级排列，以XMind团队运营人员的日程规划为例，如图3-5所示。

5. 重视文档编写

正因为远程办公让沟通成本变高，因此对文档的要求也更高。应该尽可能将细节梳理清楚，提高对细节的重视程度是降低歧义产生的有效方法。在撰写文档时，可以用XMind先把基本思路梳理清楚，以撰写产品登录功能的相关文档为例，如图3-6所示。在清晰的思维脉络基础上，可以进一步形成详细的文档。

6. 降低信息壁垒

保证所有人在必要的时候都能得到自己所需的信息，保证员工随时都可以得到与工作相关的内容。

7. 注意语气和措辞

保持客观且友善的沟通能极大减少沟通过程中造成的不必要的摩擦和隔阂。这一点在XMind中也能得到体现。当你利用XMind整理沟通内容时，可以添加相应的贴纸和标记让沟通的过程更轻松愉快，以整理内容策划思路为例，可以使用表情贴纸表达情绪，如图3-7所示。在思维导图中添加贴纸会让整张图更生动活泼，XMind中提供了许多精美的贴纸，可根据个人喜好进行添加。