2.1 会计信息系统的概念

会计信息是企事业单位最重要的经济信息，它连续、系统、全面、综合地反映和监督企业经营状况，并为管理、经营决策提供重要依据。在当今信息化时代，依靠计算机技术、网络技术等现代信息技术，对各种会计数据进行收集、记录、存储、处理与输出，向企业管理者提供所需会计信息，通过对会计信息的分析，辅助他们管理、预测和决策，这样就形成了以处理会计信息为主的计算机管理信息系统，我们称之为会计信息系统。

2.1.1 信息系统

1. 数据和信息

数据是记录客观事物的性质、状态、数量、特征的抽象符号，它可能是数字、文字或图形，也可能是声音、颜色等，它只有与客观实体及属性联系在一起对接受者才有意义。

信息是对数据加工的结果，它可以用文字、数字、图形等形式表示，是对客观事物的性质、形式、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。可以说，信息是经过加工，具有一定含义的，对决策有价值的数据。数据又是信息的载体，没有数据就没有信息，因此信息不能脱离数据而单独存在。

信息是数据，但数据未必是信息。信息是我们对数据的解释，如那些能表达某种含义的信号、密码、情报、消息都可概括为信息，一般包括信源、信宿、媒介、信道和反馈等要素。信息是企业管理活动的基本要素和依据，有管理和决策价值的信息应具有客观性、层次性、可存储性、可传递性、共享性、再生性、效益性、时效性、可集成性等特性。日常应用中，数据与信息之间不存在清晰的界限。数据和信息在许多场合甚至是可以通用的，没有区别的。如我们通常说数据的输入、输出、处理和传输，也可以理解为信息的输入、输出、处理和传输。

2. 系统

（1）系统的概念。系统（System）是指由相互联系、相互作用的若干要素构成的具有一定结构和特定功能的有机整体。现代系统论认为，一切事物都是一个完整的系统，组成系统的各个部分称为系统要素或子系统。系统强调各子系统在本身一定功能的基础上，为实现共同的目标而建立起相互协调合作的关系，实现系统的整体功能作用。系统一般由输入、输出、处理、反馈和控制5个基本要素组成。

（2）系统的特点。任何一个系统不论其大小都具有整体性、目的性、结构性、相关性和环境适应性的特点。

• 整体性。系统整体由两个或两个以上既有区别又有联系的要素组成，系统体现的不是各个要素性能的简单罗列或相加，而是通过各组成要素之间相互联系、相互作用，形成一个超越单个要素性能的最优化的系统整体。系统追求整体效率最大化，整体性是系统的最基本的特征。

• 目的性。一切系统都具有某种特定的明确目标，各个要素是为达到特定的目标而集合在一起的。在一个多层次的系统中，大系统有总的目标，各个子系统也有自己的分目标，各子系统不仅要服从总目标，还要相互协调配合，共同达成系统的总目标。

• 结构性。系统具有一定结构，保障系统的有序性，从而使系统具有一定的功能。系统规律通过要素之间的结构来体现，要素的功能通过结构转化为系统的功能。

• 相关性。任何一个系统，其各个要素之间都是按照一定的相互关系联结在一起的，各要素之间是一种相互联系、相互作用、相互依存、相互制约的关系。系统相关性是系统建立并且稳定运行的基础和条件。

• 环境适应性。系统存在于环境之中，环境的制约是系统形成和存在的条件。当环境发生变化时，系统的结构、功能也会随之改变，以便适应环境，确保系统的正常运行。

3. 信息系统

信息系统是以加工处理信息为主的系统，它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时且正确地收集、处理、存储、传输和提供信息。因此，通常具有数据收集、输入、传输、存储、加工处理和输出等功能。信息系统把分散在各地的数据进行收集并记录下来，整理成信息系统要求的格式或形式，通过媒介传输或存储在磁盘等存储设备上，根据不同需要，对数据进行核对、变换、分类、合并、检索、计算和生成等处理，将加工处理后的数据以不同的方式进行输出，用以支持组织的经营管理，为决策提供信息。

信息系统通常具有以下几种处理方式。

• 批处理方式：把许多业务集中起来，一次性输入和处理。

• 实时处理方式：即联机处理，业务数据随机输入系统，即时处理。

• 分布式处理方式：通过计算机网络，将业务数据分散在不同网点进行处理。

2.1.2 管理信息系统

管理信息系统是在传统的电子数据处理系统的基础上发展起来的，它避免了电子数据处理系统在管理领域应用时的弊端，在处理方法、手段、技术等方面都有较大的提高，而且有着广泛的应用领域。

1. 管理信息系统的概念

管理信息系统（Management Information System，MIS）是以信息基础设施为基本运行环境，由人、数据、设备、信息技术和运行规程等要素组成的，通过数据处理产生企业进行各项管理和决策所需信息的系统。它集中了现代管理科学、系统科学、计算机技术及通信技术的思想、方法和技术，向各级管理者提供决策支持。

2. 管理信息系统的功能和特点

（1）管理信息系统的功能。管理信息系统的基本功能就是处理数据产生信息。具体来说包括对数据进行采集、存储、加工、检索、维护、分析和传输等功能，将其转换成信息并向使用者提供信息。

• 数据处理功能。能够进行数据的收集、输入、传输、存储、加工处理，以供查询；能够完成各种统计和综合处理工作，及时提供各种信息。

• 预测功能。能够运用现代数学方法、统计方法或模拟方法，根据过去的数据预测未来的情况。

• 计划控制功能。根据各职能部门提供的数据，对计划的执行情况进行监控、检查、比较执行与计划的差异，对差异情况进行分析，辅助管理人员及时进行控制。

• 决策优化功能。利用各种经济数学模型和存储在计算机中的大量数据，辅助各级管理人员进行决策，以期合理利用人、财、物和信息资源，取得最大经济效益。

（2）管理信息系统的特点。由以上管理信息系统的概念和功能可以看出，管理信息系统具有如下4个特点。

• 开放性。系统不能孤立地存在于环境中，必须与环境交换才能存在与发展，这就要求系统具有开放性结构。管理信息系统的运行是有环境要求的，如硬件、软件、人、运行规程等，这就需要管理信息系统具有开放性，任何一个环节出现问题，都制约管理信息系统的生存和发展。

• 集成性。管理信息系统是一个高度集成的全面管理的综合性系统，通常一个管理信息系统由多个子系统组成，各个子系统都具有一定的功能，通过集成使各子系统之间信息共享，最终使得系统的整体功能更强。

• 人机协作性。管理信息系统的目标是辅助决策，决策由人来做，所以管理信息系统是一个人机协作的系统。在管理信息系统的构成中，各级管理人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分。因此，在系统开发和运行过程中，要充分发挥人和计算机各自的优势，使系统总体性能达到最优。

• 现代管理方法和管理手段的结合。管理信息系统的应用不仅仅是简单地采用计算机技术提高处理速度，而且在开发和运行过程中融入了现代化的管理思想和方法，将先进的管理方法和管理手段结合起来，真正实现管理决策支持的作用。

2.1.3 会计信息系统

1. 会计数据和会计信息

（1）会计数据。会计数据是收集、记录会计业务中所有事物实体属性的属性值。例如，会计凭证、账簿、报表等会计业务实体的属性和属性值都是会计数据。其中，数量、单价、金额等属于数值数据，而大量的会计数据都是非数值数据，如会计科目、摘要、凭证号、日期等。

（2）会计信息。会计信息是指会计数据经过加工处理后得到的对会计管理和企业经营决策有价值的信息。会计信息是企事业单位最重要的经济信息，它连续、系统、全面地反映和监督企业经营状况，并为管理、经营决策提供重要依据，在经济管理活动中起着极其重要的作用。某些信息具有很强的时间性和区域性，往往会因时间和空间的变化而失去其意义和价值，所以说准确、及时是对会计信息的基本要求。

（3）二者之间关系。会计数据与会计信息既有联系又有区别，它们在一定条件下相互转化，会计数据只有经过加工处理，成为综合反映企业财务状况和经济业务活动指标的会计信息，才能满足管理的需要。会计数据和会计信息并没有十分清晰的界限，有些会计资料对某些管理人员来说是会计信息，但对另外一些管理人员来说则可能是会计数据，需进一步加工处理才能成为会计信息。在一个会计信息系统中，会计数据处理一般也称为会计信息处理。在以后的叙述中，对会计数据和会计信息不再加以区分，统称为会计信息。

2. 会计信息系统的概念

会计信息系统（Accounting Information System，AIS）是利用信息技术对各种会计数据进行采集、存储、处理和传输，完成会计核算和会计信息的分析，并能为管理者提供会计管理、分析、决策的信息系统。通过对会计信息系统的广泛应用，大大提高了企业管理水平与经济效益。

会计信息系统以解决企业会计核算和管理所面临的问题为主要功能，充分利用现代信息处理技术，维系日常的会计业务活动，自动（或半自动）采集、存储、处理、分析、传递和反馈会计信息。同其他信息系统一样，会计信息系统也包括输入会计数据、处理会计数据和信息、输出会计信息3个基本功能要素。

• 输入会计数据。收集在企业经营过程中能够进入会计系统处理的相关资料，并且根据既定的会计原则或准则予以定量化地记录和反映。收集时要注重原始数据的真实性、完整性和合法性，并对数据进行校对和审核。

• 处理会计数据和信息。输入会计系统的资料必须经过一系列的会计处理，如记录、分类、汇总、过账、对账与结账等，方可把输入的资料转化为满足管理者需要的有用的信息并加以存储。

• 输出会计信息。是指对经过加工后的会计信息，按照需要，把已处理的资料传送给各个部门。例如，将各种会计报表传送到各个主管部门，为各级管理者规划和控制企业的经营活动提供必要的依据。

3. 会计信息系统的特点

由于会计工作的特点，会计信息系统不仅具有管理信息系统所共有的4大特性，即开放性、集成性、人机协作性，以及现代管理方法和技术手段相结合性。同时，会计信息系统与企业其他子系统相比又具有以下几个显著特点。

（1）系统的复杂性。会计信息系统是企业管理信息系统的一个子系统，但它也是一个可以独立的整体，由许多职能子系统组成，如总账子系统、应收应付子系统、固定资产管理子系统、报表子系统等，内部结构较为复杂，各子系统在运行过程中对信息进行收集、加工、传送、使用，连成一个有机的整体。

（2）与企业其他管理子系统有紧密的联系。由于会计信息系统全面地反映企业各个环节的信息，它与其他管理子系统和企业外部的联系也十分复杂。会计信息系统从其他管理信息子系统和系统外界获取信息，也将处理结果供给有关系统，使得系统外部接口较复杂。

（3）确保会计信息的真实、公允、全面、完整和安全。会计信息系统应确保存放在系统中的会计信息的真实、公允、全面、完整、安全和可靠，为此系统应对会计信息的采集、存储、处理、加工等操作提供有关的控制和保护措施。

（4）内部控制要求严格。会计信息系统中的数据不仅在处理时要层层复核，保证其正确性，还要保证可以在任何条件下以任何方式进行核查核对，为审计工作提供必要的条件。

4. 会计信息系统的目标

会计信息系统是为企业服务的，是企业这个有机体中不可缺少的组成部分，因此，会计信息系统的目标应服从于企业、信息系统、会计这三者的目标。

（1）企业的目标是通过为客户提供满意的产品或服务，获取更多的利润。

（2）信息系统的目标是向信息的使用者提供决策有用的信息。

（3）会计的目标是通过核算、控制、监督等职能帮助企业提高经济效益以获取更多的利润。