1.1　经济文书概述

经济文书是以经济活动为主要内容的应用文体，是经济运作过程中不可缺少的重要工具之一，是机关、团体、企事业单位和个人反映经济情况，处理经济事务，传播经济信息，协调经济活动，研究、解决经济问题的一种具有实用价值和惯用格式的书面材料。

如今，经济活动已深入社会生活的各个方面，因而反映经济情况、处理经济事务、研究经济问题的经济文书的使用日趋广泛和频繁，无论是对市场进行调查、分析、预测，经济信息的传递，经济决策的确定，还是合同或契约的签订，经济管理规定的实施，经济纠纷的决断等，都会用到经济文书。

1.1.1　经济文书的分类

经济文书的种类繁多，从不同的角度，采用不同的分类标准，其分类各有不同。本书为了方便读者使用，根据经济活动本身的动态性、过程性、相关性等特点，并综合其内容和使用领域，将经济文书分为企业管理类、调研分析类、契约类、审计类、招标投标类、税务金融类、经济纠纷类和宣传类等8种类型，后面的章节将会对其进行逐一讲解。

1.1.2　经济文书的特点

作为经济活动中不可缺少的工具之一，经济文书具有实用性、真实性、专业性、效益性、政策性、程式性、时效性等特点。

1.实用性

实用性是经济文书的第一属性，也是其本质属性。经济文书若失去了实用性，就失去了存在的价值。对经济文书来说，如果能实实在在地解决一些实际问题，就一定会对经济工作产生指导意义，因此也就具有较高的实用价值。实用，是经济文书的价值取向，任何经济文书都不是一般的有感而发，而是注重实用、讲究实效的，力求能够解决经济活动中的各种问题。

因此，作者在写作经济文书时必须做到：能够反映经济活动中的新动态、新情况、新经验、新问题，并认真地加以剖析研究，从而探索和发现经济活动的发展规律；或者能够针对现代经济管理活动中的各种实际问题，适时地做出决策、指令、通报和说明，提出解决问题的措施和办法；或者能够梳理适合我国国情和市场经济发展的新经济形式，反映其发展与优化的过程，对经济改革给予正确的导向。

2.真实性

真实是经济文书的生命。经济文书是反映经济活动规律，解决实际经济问题的一种文书，它应当从实际出发，原原本本地反映客观事物的真实面貌，传递准确无误的信息。经济文书不能像文学作品那样进行艺术虚构，它必须实事求是，事必有据，不可歪曲事实、弄虚作假、夸大其词；阐述观点时应要言不烦，不旁征博引；提出措施时应切实具体，不泛泛而谈。

因此，作者在写作经济文书时应做到以下几点：第一，所反映的时间、地点、人物、事件、背景、过程、细节等都要符合事实的本来面目，不掺假、不夸张、不走样。第二，引用的各种资料、统计数据要准确无误；对一些重要数据，必须反复核实测算，不能出丝毫差错。第三，要反映客观事实本身的逻辑关系，揭示客观经济规律，不能片面强调求真，只见现象不见本质，只见偶然否定必然。

3.专业性

经济文书是专业性相对较强的一种应用文体。因为，经济文书与经济活动有着高度的内在统一性；在经济活动的不同周期均有不同用途的文书对之进行规范、制约和总结；反映经济生活的经济文书，必须尊重客观经济规律，讲究科学性；经济文书中糅合了大量的经济学原理和方法，使用了大量的经济术语和统计方法。

因为经济文书的专业性较强，所以写作者在写作经济文书时不仅要有写作功底，还要具备相应的专业知识。

4.效益性

经济效益是经济管理的核心内容，提高经济效益是所有经济管理活动的根本目标，也是经济文书写作的终极目的。经济活动与其他活动相比的一个根本区别就在于，它必须讲求经济效益。因此，经济文书在写作中必须牢固地树立效益观念，注重对经济活动中影响经济效益诸因素的分析，注重提供有助于提高经济效益的切实可行的措施与方案，保证经济活动的正常运行，实现最佳的经济效益。

经济文书写作要从不同的角度、不同的方面，以不同的内容、形式和方法与经济效益挂钩，为提高经济效益服务。如市场调查报告要为解决企业产品适销对路服务；经济合同要为企业的切身经济利益着想；审计报告要着眼于对企业经济效益的检查与评估；商业计划书要考虑提出提高经济效益的最佳方案；等等。

5.政策性

有关的经济法规和经济政策是经济运行的基本规则，也是经济文书写作的指导方针。经济文书反映着党和国家的经济方针政策。经济文书的内容要体现和渗透经济法规和经济政策的精神，要以有关的法规和政策为依据去分析经济现象，研究经济形势，解决经济问题；要结合具体的经济工作任务、具体的事件、具体的问题去自觉宣传贯彻国家的有关法规和政策，反映国家政权的政治意向和根本利益。如签订经济合同，其内容必须遵循《中华人民共和国合同法》的有关规定，必须符合国家法律以及有关税务、财务、物价等方面的政策。

因此，作者要懂得客观经济规律，熟悉国家的财税、金融政策及相关法律法规，了解生产、流通、消费等环节的相关规定和要求。只有这样，才能写出既符合政策规定又表达出自身诉求的经济文书。

6.程式性

经济文书的专业性很强，为了表达得准确得体，处理得及时迅速，人们在长期的写作实践中，逐渐形成了各自不同的、相对固定的格式与写作规范。经济文书的程式，主要是就经济文书的格式与语言来说的，写作时必须共同遵守，不能随意更改。经济文书的各种文体都有自己大致的模式，写作也要按照一定的规范、程式、标准和要求进行，不能随心所欲，自行更改。规范化是实现经济文书统一性、完整性、准确性和有效性的重要保证，是提高经济文书写作速度与效率的基本前提。

此外，从语言方面来讲，经济文书在长期写作中也形成了一些程式化的语言，形成了规范、严谨的语言特点。

7.时效性

经济文书承担着收集、编制、传递、应用经济信息的功能，发挥指导经济工作、解决实际问题的作用，因此，经济文书的时效性比一般应用文书的时效性更加明显。市场经济瞬息万变，人们必须及时、有效地将信息反馈给决策部门，以便决策层快速做出反应。市场如战场，在风云变幻的经济领域，捕捉有价值的信息，做出科学的预测和正确的决策，提出切实可行的措施方案，都必须以及时为先决条件，竞争中的成败往往就体现在“时间差”上。抓住时机，因势利导，就会在竞争中稳操胜券；反之，拖拖拉拉，慢慢腾腾，只会坐失良机。盲目输送过时的信息，不仅无益，还会造成损失。信息流通得越快，经济文书的指导性就越强，它的价值也就越大。

因此，作者在写作经济文书时必须做到争分夺秒，不失时机。

1.1.3　经济文书的作用

经济文书具有以下几方面的作用：

1.信息情报作用

经济文书的写作，实际上是一种通过对原始信息和情报的搜集、整理、分析、总结等，向受文者提供可资利用的信息情报，如情况简报、经济消息、市场调查与预测报告、经济活动分析报告等的过程。

2.管理决策作用

经济文书的写作过程，本质上是经济管理工作的文本化操作过程，是经济管理本身的有机组成部分。随着管理进程的推进，需要形成不同的文书来对管理决策加以固化。如各类计划、预算决算报告、总结、营销策划等，都具有明显的管理决策功能。

3.调查研究作用

从广义来说，经济文书是反映经济活动过程的实用文书，这些文书中有的反映的是作者在通过调查所获取的第一手资料的基础上，经过研究所得到的对经济活动规律的认识，以总结和推广经验，探讨改进经济工作的方法，研究经济工作的指导思想和政策，建立和发展经济学科理论，如经济学术论文、市场调查报告等。

4.领导和指导作用

经济文书是联系上下级单位、传达领导指示、发挥领导和指导作用的桥梁与纽带。经济管理是一个多层次的、系统的结构，为了使各个部门、各个环节的活动协调一致，必须借助于经济文书及时地将党和国家的经济方针政策以及上级机关的指令、决策、任务、要求、计划等传达给下级单位，对基层单位的工作进行具体领导和指导，以便统一思想，统一行动，令行禁止，步调一致，维护正常的经济秩序，实现经济活动的有效管理。

5.汇报和交流作用

经济文书是一种上传下达、沟通上下左右之间的关系、联系和办理各种事项的有效工具。比如，基层单位要通过经济文书向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，主动接受上级机关的领导；单位之间、部门之间也要通过经济文书交流信息，加强横向联系，相互沟通，取长补短，促进竞争，获得支持和帮助。

6.推广和宣传作用

经济文书具有推广和宣传的作用。比如，通过经济文书，有关部门可以对错综复杂的经济现象进行科学的研究与分析，以便总结经验，揭示规律，对经济工作进行正确的指导。又比如，通过经济文书，企业可以及时发布商品产、供、销方面的信息，加速商品流通，开拓市场，增加销量，提高效益。再比如，企业的发展与其社会知名度是分不开的，社会知名度越高，社会评价越好，其发展的社会环境就越优越，前景也就越好。反之，在其发展的道路上便会遇到重重障碍和困难。如何提高企业的社会知名度与美誉度呢？除了靠自身的业绩，在很大程度上还需要通过一定的形式来推销自己，这种推销是可以通过相应的经济文书来实现的。

7.依据和凭证作用

经济文书具有依据和凭证的作用。作为一种依据和凭证，经济文书不但要发挥现实作用，而且还将具有长远的历史作用。比如，来自上级机关的经济文书常常是下级单位做出决策、开展工作的政策依据；来自下级单位的经济文书常常是上级机关制定政策、部署工作的依据；与有关方面发生权益关系而形成的经济文书则是维护自身合法权益的凭证，一旦发生经济纠纷，它们就会成为处理纠纷、分清责任的依据。在完成了特定的任务后，有些经济文书还需要归档保存，以备查考。这些文书作为珍贵的历史资料，被储存起来，为以后研究经济活动的规律，总结经营管理的经验教训，预测经济发展的趋势，制定经济规划提供了参考价值。