2.11 企业函
函是正式的或官方的书信，是党政机关、人民团体、企事业单位之间商洽和联系工作时使用的一种应用文书，主要用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级单位的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级单位有关事宜。
在企业管理中，函的使用非常广泛，如推销产品函、询价函、报价函、订购函、催款函等。
推销产品函是卖方为了将自己的产品推销给买方而拟制的一种业务类文书。推销产品函一般在需要将产品推向市场或者向特定目标推荐时使用，能够使市场及时了解产品的基本情况。
询价函是买方向卖方提出的对商品交易条件进行询问的信函，这种文书只是使交易双方明确交易条件的询问性文书，没有法律约束力。一般企事业单位对询价函的使用比较多，通过递交询价函，能使买方及时了解商品交易条件的相关情况，合理调整自身情况，制定相应的应对措施，以便交易能够顺利进行。
报价函是卖方就自己产品的价格进行报价时所使用的一种信函类文书。报价函一般是卖方在接到买方询价函后，对询价函做出的复函，报价函意味着销售时机，因此，对报价函的拟制和发送一定要及时、准确、周到，以便抓住商机。
订购函是买方按照与卖方预先谈好的条件，向卖方订购所需货物时所使用的一种信函类文书。订购函主要在买方订购卖方产品时使用，一般是买卖双方经过反复协商，就产品价格达成一致意见后，买方按照双方谈妥的条件向卖方订购所需货物。通过订购函这种信函，可以将买卖双方的意愿用文字的形式固定下来，以便后续交易的顺利进行。
催款函主要在涉及款项的当事人之间使用。催款函可以使收款方及时了解付款方拖欠款项的原因，及时追回欠款，及时进行友好沟通，以便采取相应的对策措施，避免发生矛盾。同时，催款函可以起到记载凭证的作用，如果因付款方的拖欠而使收款方遭受了实际经济损失，那么在追查欠款方的经济责任时，催款函就可以起到很好的记载凭证作用。
此外，还有索赔函、理赔函、邀请函等。
2.11.1 格式写法
函一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。
1.标题
函的标题一般有两种形式：一是完整式标题，即由发函机关名称、事由和文种组成，如“××××公司关于××××的报价函”；二是省略式标题，即由事由和文种组成，如“关于××××的邀请函”。
2.称谓
即对主送机关的称呼，顶格写明主送机关的全称或者规范化简称，其后用冒号。主送机关只能写一个，即请求给予答复或批准的机关名称。
3.正文
函的正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。
（1）开头。开头部分一般会概括叙述发函的缘由和发函的目的、根据、原因，然后用“现将有关事项函复如下”等承启语转入下文。如果是复函，开头部分首先引叙来函的日期、标题，然后再交代内容根据，用以说明发函的缘由。
（2）主体。这部分是函的核心内容，主要说明致函事项——询问、商洽、请求或答复的事项。一般情况下，无论是洽谈工作、询问或答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，函的事项部分内容单一，即一函一事，行文要直陈其事。如果是复函，要注意答复事项的针对性和明确性。
（3）结尾。根据致函事项的不同，可以选择不同的结束语，发函用“特此函询”“特此函商”“盼复”“即请函复”，复函则可用“此复”“特此函复”等。
4.落款
落款包括发函机关名称和发文日期。写明发函机关的全称或规范化简称，并加盖公章。使用规范的阿拉伯数字写明发文日期。
2.11.2 写作注意事项
企业函是代表企业向外联系工作、告知商洽事宜、请求支持帮助的一种应用文书。要想取得对方的理解和支持，达到理想的效果，首先，行文应简洁明确，叙事清楚、明白；其次，说理有节，把握分寸。而要做到上述两点，撰写者应注意三点：一是善于思索，整理好思路；二是用恳切、谦和的语言表达，避免使用“你们要…”“你们不要…”“否则，由此引起的一切后果，由你方承担全部责任”等命令式的表达方式；三是提出的意见、办法、请求要符合对方的实际情况。
当遇到纠纷类、交涉性的事情需要相互致函时，要注意掌握分寸，避免言语过激，应做到有理有节，用语要显得平和，切不可带有怒斥、讨伐等语气。
2.11.3 范文模板
××××公司××××型号钢材采购询价函
××××供应商：
根据我公司××××建设工程进展的需要，我公司拟采购一批××××型号钢材，特向贵单位发询价函，望贵单位给予复函为盼。
一、规格型号
…………
二、报价时间及地址
敬请贵单位就以上规格钢材在××××年××月××日下午××时前向我处传真报价，本报价一经我公司认可，即为签订合同的最终依据。
三、供应商复函须知
1. 报价函应由贵单位加盖公章，复函报价应该包含……
2. 供应商在报价函中，应就以下条款给予说明：
（1）供货时间：×××× 年 ×× 月 ×× 日
（2）供货地址：××××
（3）货物质量满足国家质量标准的相关证明……
…………
四、结算方式
…………
五、联系方式
…………
××××公司
××××年××月××日