1.4 使用Excel的基本规范

1.4.1 数据录入规范化

（1）不要把不同类型的数据（或信息）放在一个单元格内。比如有一个事项：5月19日储君老师去上海出差2天。如果把这条信息放在一个单元格内，就是非常错误的做法。正确的做法是把信息拆分为日期、姓名、出差地址和天数4列。这样才是一个规范的信息表格，见图1-7。

图1-7

（2）不要合并单元格和空行。如图1-8所示，左边的表格是错误的范例，其中不但有合并单元格，还有空行。而右边的表格是正确的范例，其中没有合并单元格，也没有空行，这样才是一个比较规范的信息表。

图1-8

（3）不要用错误的日期格式。如图1-9所示，左图中的第3列的数据看起来是日期，但是由于分隔符用的是“.”，所以并不是真正的日期格式，是不能进行计算的。右图中的第3列数据才是正确的日期。

图1-9

1.4.2 数据可视化

文不如表，表不如图。如果直接将数据放在表格中，虽然很规整，但是因为信息量很大，不但看起来非常不直观，而且让人抓不住重点。可以利用条件格式、图表等让数据看起来非常直观，让人瞬间抓住重点，这就是数据可视化的作用，见图1-10。

图1-10

1.4.3 数据计算函数化

数据计算可以函数化。比如对于多表格数据汇总，可能我们会用“+”运算符来累加一张张表格中的数据，其实利用SUM函数可以非常快速地进行多表格求和，直接用函数计算比用运算符计算的效率会高出百倍，这就是函数化原则。