1.1 涉外文书概述

涉外文书是指为满足外事、外交、外贸等涉外工作需要，在涉外活动、涉外工作中制作和使用，有特定内容和使用范围，有相对固定格式和写作要求的涉外应用文体的总称。

涉外文书是处理涉外事务的重要工具，这一点与一般的文书类似。不同的是，涉外文书所涉及的对象是涉外事务，其对内容、使用范围、写作格式、习惯用语及称谓均有着更为严格的规定或讲究，写作者必须按照国际交往的习惯行文，严禁随意更改。

1.1.1 涉外文书的种类

涉外文书主要包括外贸类文书、外交类文书和外事类文书三大类。

1.外贸类文书

外贸类文书是涉外经济活动中所使用文体的总称。随着对外经济迅猛飞速的发展，为了更好地开拓国际市场，促进对外贸易多元化，以适应发展外向型经济的需要，外贸类文书显得更为重要。国与国之间发生经济往来，包括合资办企业、对外投资、交流信息、签订意向书等，都必须使用外贸类文书。所以，外贸类文书是涉外经济往来的一种重要文字手段和工具。

外贸类文书主要包括海关管理类文书、涉外报告类文书、涉外贸易类文书、涉外企业类文书、涉外劳务类文书、涉外工程承包类文书以及涉外旅游类文书等。

外贸类文书有以下几个特点：

一、政策性。一个国家的涉外经济活动，有其对外经济工作的方针政策；国际之间的经济往来，也有一些国际之间共同性的政策，这些政策必然要在外贸类文书中体现出来。那种只做买卖、拉贸易，忽视经济政策的行为是外贸类文书写作的大忌。

二、目的性。由于外贸类文书大多直接为某项业务、活动或针对某个具体问题而发，故在起草时要有明确的目的性。也就是说，起草外贸类文书要从实际出发，注重实效，有的放矢。

三、效益性。这是外贸类文书的一个重要特点。国与国之间开展经济活动、进行贸易往来，除了体现一定的经济政策，还要追求经济效益。任何人都不愿意做赔钱的买卖，在国际贸易中也是如此。外贸类文书既然是涉外经济活动的工具，那么在撰写时也要考虑经济效益。

四、数据的广用性。这是外贸类文书的又一大特点，也是它与外交类、外事类文书写作的一大区别。由于外贸类文书所涉及的是对外经济工作、贸易情况等，这些情况不可避免地要通过数字、数据反映出来。比如，要说明某种商品在国际市场的销售形势好不好，什么表达形式是最有力、最适宜的呢？当然是数据。这些数据摆出来，比任何文字说明都有说服力，读者读起来也更清晰明了。

五、及时性。这也是外贸类文书的一个重要特点。“商场如战场”，要想在竞争激烈的国际市场环境中取得胜利，就必须了解这一特点，否则就会造成重大的经济损失。因此，在撰写外贸类文书时做到迅速及时是非常重要的。

六、准确性。这一特点要求撰写者在写作时不能任意发挥，而要以叙述和说明为主，而且要确保文中所涉及的时间、地点、事实、数字都准确无误，不会出现任何有歧义、模棱两可或含糊不清的情况。

2.外交类文书

外交类文书是解决国家之间关系，表明国家对国际事件的立场、观点和态度，用于处理国际事务的文体的总称。从事外交活动时时刻刻离不开外交类文书。外交类文书处理的不是国内的公务或日常事务，而是国际之间的公务，如建立邦交、使馆、友好合作关系；发表宣言、公告、声明、外交讲话；签订公约、条约、协定；互通函电，表明态度、交流情况等。从这一点上看，每一个外交类文书的写作者，都要自觉把握好外交类文书的国际性，从而使它更好地为国际交往服务。

因此，学会并熟练掌握外交类文书的写作技巧，是每一个从事外交工作的人员必须具备的基本素质。外交类文书包括诸多文种，如宣言、公告、声明、公报、照会等；公约、条约、协定、谅解备忘录、换文等；信函、电报等。

3.外事类文书

在涉外活动中，除涉外经济贸易、外交工作外，还有外事工作。所谓外事工作，是指涉外部门和涉外工作者所处理的与外交工作有密切关系的日常事务性工作。外事类文书，即为处理外事工作的应用文体的总称，是做好外事工作的工具和保证。经常使用的外事类文书大体上包括出访请示、涉外接待计划、外事通讯、外事报告、外事函件、外事总结、外事动态、外事工作会议纪要等。

1.1.2 涉外文书的作用

涉外文书的作用主要有以下四点：

一是知照作用。知照作用是各类涉外文书均具备的作用，也是涉外文书最基础的作用。涉外文书制作和使用的目的就是告知交际对象或公众有关事宜，声明、公告、涉外电文、涉外信函等均有此作用。

二是声明作用。声明作用是指代表己方宣明对某一问题的立场、观点、态度和主张等，如国际间的声明、公报、宣言、公告等；此外，在外交活动中的各种演讲稿、发言稿、讲话稿也具有这一作用。

三是规约作用。规约作用是指涉外文书对参与各方有规范和约束其行为的作用，如涉外文书中的声明、公约、条约、协定、议定书等，对参与各方均有平等的约束力。违约一方不仅要承担相应的政治责任、经济责任及法律责任，还要受到道义上的谴责。

四是凭证作用。凭证作用也是各类涉外文书均具备的作用。无论是双向涉外文书，还是多向涉外文书，抑或是没有明确受文者的涉外文书，一经制作和发出，均具有存查凭证的作用。若有需要，可以凭借这些涉外文书与相关方进行涉外交往。

总之，涉外文书是处理涉外事务的重要工具，具有联络他国人民、有关组织机构、企事业单位，增进彼此友好合作关系，处理各项涉外事务的作用，所以一定要制作和使用好涉外文书，使其发挥应有的作用和功效。