第二节 公文正文写作中常见病例分析

目前，在党政机关和企业事业单位中，相当一部分同志因缺少公文写作基本功的训练，很难从静态和动态两个方面把握公文写作的特征和规律，致使写出的公文不够规范，其中不少方面违背公文管理法规。这种现象如不尽快解决，难以实现公文管理的科学化。在正文写作中比较常见的问题有以下几个方面：

1．词语使用不规范

一是滥用副词。不少文稿为了加重语气，强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。当然，有时可以重叠运用某些副词，但要根据需要，要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就可以用“进一步加强”。

二是滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇都是“要”字，让人厌烦。更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”，如工作汇报中使用“要”字，就好像是向上级下指令似的；工作总结本来是谈情况和体会的，老是用“要”字，就好像是谈未来打算了。

三是重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可避免的，但我们可以做到的是，短距离内尽量不要重复，尤其是在一句话中不要重复。

四是乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要与时俱进，但新词汇需要一个潜移默化、约定俗成的过程，不能过于“前卫”。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不适宜，因为除了业内人士没有多少人能懂。

五是混用词。如“其它”和“其他”经常混用。关于这两个词的使用，经咨询国家语委专家，为规范一致，自20世纪90年代中期以来，国务院办公厅就规定，在法律法规和公文中统一使用“其他”。又如“按照”和“遵照”在使用上的区别。“按照”是中性词，通用于各种文体；“遵照”有遵奉依照之意，后面的名词多为上级或长辈的指示或教导等，这些细微之处，应注意区分。

六是用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是，好像也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光？如此等等，不一而足。

七是滥用模糊词。用的最多的就是“有关规定”。这里要提醒的是，在草拟文稿尤其是规范性文稿时，我们应尽可能把“有关规定”写具体。2008年5年1日国务院颁布的《政府信息公开条例》正式施行，要求与社会公众息息相关的政府信息都要依法公开，其中最主要的就是行政公文的公开。公开方式有三类：首先是主动公开的信息；其次是依申请公开的信息，这类信息是要收费使用的；第三是不得公开的信息。按照信息公开的要求，我们制发公文的政策、法规依据是什么必须交代清楚，否则就有吃行政官司的可能。

2．名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。如：①单位名称不准，没有以公章名称为准或用规范化的简称。②同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。③随意用简称，领导讲话稿中用简称可以节约词汇，但这种简称必须是符合规范，且大家都已接受并一说就明白的，比如“三个代表”大家都知道。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工知道。如要写进文件或领导讲话中，就不能用简称了，应在首次出现时用括号作附注说明，否则会让人有莫名其妙的感觉。

3．数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确。具体说来，公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他均应使用阿拉伯数字。

4．上报公文错误较多

主要存在以下问题：①来文份数不够；②不属特殊情况的越级行文；③发文字号不统一、不规范；④未标注签发人姓名；⑤未经单位主要负责人签发；⑥应注明所有会签人；⑦文种使用不当；⑧请示和报告混用；⑨“请示”应当一文一事；⑩请示未注明联系人和联系方式；⑪“报告”中夹带请示事项；⑫多头主送；⑬文件涉及事项应由报文机关自行解决的；⑭应直接报送有关主管部门；⑮应附有关部门意见一并上报；⑯仍采取“此页无正文”; ⑰正式行文为白头或未加盖印章；⑱成文时间距报送时间过长（一般平川县区不超过7天，山区县不超过10天）; ⑲主题词标注不规范；⑳其他不符合公文格式和行文规则的问题。

5．办文缺乏计划性

办文没有前瞻性和计划性，对一些可预见的会议材料和上报文件，不到临近开会或上报的时候不着急，事到临头又急得不得了，相关部门对发文件又毫无准备，为了不误事，办文的同志常常不得不到重要会场、调研现场请领导审阅。遇到特殊情况，还不得不在征得领导的同意后，先发文，再补签，给工作带来很大的被动。如果主办部门提前计划准备，及早按程序送审，类似情形是完全可以避免的。