4　运用“输出设想法”指导资料制作

一、麦肯锡创造的高效资料制作方法

作为领导，你是否有过这样的经历——当看到员工所制作的资料和文书时，“嗯……跟我预想的完全不一样呀……”

当成果与自己所设想的效果相去甚远时，可能有的领导会将责任全部归咎于员工，“这家伙果然还是不行啊”；有的领导甚至会毫不留情地愤而训斥，“你为什么就听不懂我的意思呢”。其实不然，这责任根本在于作为领导的你自己。

领导和普通员工所掌握的信息量是截然不同的，因此，即便你认为你已经很清晰地向员工传达了意图，但期待员工能如你设想般提交完美的成果基本是不太可能的。而在时间紧、任务重的工作周期内，领导最想避免的便是资料推倒重做和反复修改吧。

接下来要介绍的，便是我在麦肯锡时代同时应用于多个项目而总结出的一套行之有效的“输出设想”的资料制作方法。因为其最开始就揭示出领导所设想最终文书样式的效果（输出），所以被命名为“输出设想法”。

具体操作流程如下：

①领导做好资料的封面和目录，插入各章节的页数，并在每一页上编上页码。具体内容可以粗略带过，但一定要审慎细致地列好章节的构成、需要员工在每一页上写什么内容、插入怎样的表格等内容提示，尽量具体地按照自己的设想规划出相应的位置。

②复印几份分发给员工，并进行全面的解释和说明，同时回答员工的各种疑问。

③频繁地确认进度（每两周确认7～10次），一旦发现员工有未完善和出错之处，领导可及时进行补救。

二、制作时间限制为30分钟，充分锻炼领导自身的判断力

输出设想资料制作法能让大脑高速转起来，因而在养成习惯之前也许作为领导的你会感到有些吃力。但是，该方法正好可以锻炼领导的思考能力，能让你迅速成长。

进行①的操作时，如果是30～40页的资料，请领导在30分钟内制作完成输出设想。也许你会觉得30分钟太短了，但只要能坚持4～5次，相信你就一定可以做到。更高的领导岗位必不可少的就是在各种情况下的果决判断能力，因此此时开始限制制作时间，不仅可以锻炼领导自身的能力，为走上更高的领导岗位打下基础，而且能借此机会为员工提供恰当的指导，这都是作为领导的基本素质。

采用这种方法后，员工不仅不会感到过大的压力，反而能较快速地完成资料的制作，最终的输出效果也将大幅提高。

领导熟悉并习惯使用“输出设想法”之后，可以在员工的面前进行操作，同时征询员工的意见进行制作推进，进一步提高制作速度。“原来是这样操作的呀”，员工也能逐渐学会正确的工作操作流程。

“输出设想法”不仅可以应用于资料制作，还可以应用于产品设计、程序设计、使用说明书制作等。在广泛的文书和设计制作业务中，都不妨一试，定会事半功倍。

4　切勿让员工频繁受挫，他们才会有所成长