安排项目会议

 

项目管理者的目标，是带领他们的团队尽可能积极迅速地完成项目。为此，我们希望确保所有的团队成员拥有必要的信息，以尽可能高效地工作，并以最少的时间和金钱来提供最高质量的结果。作为领导者，有效沟通信息的最佳方式是面对面沟通。面对面沟通可以一对一地进行，也可以与几个人开会的形式开展。不管你在进行面对面沟通之前是否提前发送了书面的沟通要求——它同样都是会议的一种形式！

关于会议，最重要的一点是，要确保它是领导者发挥控制力和领导力的舞台。此外，因为项目都是独特的、复杂的并要求人的交付，因此会议需要大量的领导技能。因此，我们默认项目管理者每天都需要举行好几次会议。

请记住，会议的目的是引导团队推进项目！

这些会议中的许多会议都是带有邀请和议程的有组织的小组会议。其他事件（例如走廊上偶尔的对话）将是无规划无组织的。

记住，所有的对话和沟通，都应被称为会议！

会议的主要成就之一，是明确能够使项目更接近完成的下一步工作并达成一致意见。鉴于项目管理者是这些步骤的执行者，他们还需要负责制定议程、安排和主持他们参加的所有与项目相关的会议。

需要明确的是：项目管理者不必参加所有与项目有关的会议。但只要参加会议，项目管理者就必须成为会议的主持者。

高层管理者利益攸关方人员或项目团队成员安排会议并邀请项目经理的情况也很常见。发生这种情况时，项目经理应：

• ■ 与安排会议的个人联系，并确定自己作为项目管理人应该在会议中担任什么样的角色。
• ■ 确定是否必须出席会议，还是作为挂名领导或附属人物被邀请参会。如果会议不是必须要求项目管理者出席，请婉言谢绝，让团队自行开会即可。
• ■ 如果你认为会议的成功举办需要你作为项目管理者出席，则应担任会议主持人的角色，或者至少协助完善议程、推动会议进程并发布会议记录等工作的完成。

 

会议议程的目的

完成议程的工作，能够使项目管理者做好推进项目的准备。在没有议程的情况下，尝试主持会议无异于即兴表演，而扎实有效的领导则需要提前准备！如果项目管理者和参会者都不清楚会议需要达成什么目标，那么开会就是纯粹的浪费时间，根本无法实现其目标——推动项目尽快完成！

在会议召开之前制定议程的工作包括以下内容：

• ■ 清楚简洁地确定可以尽可能积极迅速地推进项目所需的成就的会议内容。
• ■ 仅邀请具有专业知识和权限的项目团队成员参会，以明确并同意后续步骤。不要邀请对完成议程项目不重要的任何人参会。

在《哈佛商业评论》的一篇标题为“如何知道参会人员是否过多？”的文章中，作者写道：“会议实际上应邀请多少人？没有硬性规定！但原则上，如果要决定或完成某件事，最好是小型会议。中型会议是集思广益的理想之选，但如果是为了交流和集会，会议规模可以无限大。”

• ■ 通过思考需要探索的问题以及相关团队成员的角色（跑腿，精炼者，工程师等）来预估每个议程项目的持续时间。只有确定了各个议程项目需要的时间，才能够确定会议的持续时间。有的时候，会议的议程项目可能需要召开数次会议才能完成。因此，最好不要等到会议召开或完成之后才发现会议或议程项目的安排不合理。

要点精炼

项目经理，需要为所有规划中的项目会议提前制定会议议程。

 

“事实是：会议会消耗大量的资金和时间……假设您有十名员工，年薪为7万美元。他们每小时的薪酬是35美元。如果要求全部员工集中到一个房间里，开一个小时的会，那么会议的成本就是350美元。但是哈里斯·波尔（Harris Poll）进行的一项调查发现，美国员工在会议上花费的时间约占总工作时间的40％。这就意味着我们每周花在这10名参加会议的员工上的费用约为5,600美元。一个只有10个员工的团队，每年就会因为会议而浪费掉29,1200美元……因此，一定要确保会议有效并能够引导团队朝着正确的方向发展。”

——卡梅伦·赫罗德，《会议很糟糕》

 

如何筹备议程和安排会议

在计划召开的会议开始之前，总是需要将议程和会议邀请函提前发放。

议程总是在预定会议之前与会议请求一起分发。项目管理者需要将议程以及与任何特定职责和（或）必要准备有关的信息、被邀请人有效参加会议所需的背景信息，以及与会议相关的文件，直接输入会议邀请函的正文中。

在制定议程时，最好将会议的议程视为未来需要达成的项目成就。设计得当的议程项目应清晰、简洁且可衡量。制定议程项目的另一种方法，是将其视为项目的成果。因此，在制定会议议程项目时，需确定那些能够最快推动项目接近完成日期的会议成果。在制定议程时，必须完成以下任务：

• ■ 确定推动项目前进所必需的成就——这些成就将成为会议的议程项目。
• ■ 将议程项目分配给会议参与者并为其提供各项议程的持续时间。
• ■ 考虑个人的社会关系并完善项目的持续时间。
• ■ 对议程项目进行排序。
• ■ 确定会议所需的时间。
• ■ 调整会议时间或安排多个会议，以完成所有的拟定的议程项目。

要点精炼

尽可能积极迅速地使项目完成的最大障碍之一，就是存在“会议预备期”。在大多数情况下，《财富》排行榜上前500的公司的人，工作时间的档期都会提前几周被填满。员工提前数周就被预定了两个甚至三四个会议的情况也很常见。因此，在计划会议时，你会发现很难找到一个所有必须参会的人员都有空闲的时间段。而且，基本不可能在发出会议需求的同一周内找到时间召开会议。而会议邀请函发出之后，到所有参会者都有空参加会议的时间段之间的等待时间，也被称为“会议预备期”。

如果在制定议程后，发现会议时间长于客户企业中通常可接受的时间，也请不要随意缩短会议时间。因为这将肯定导致你无法完成所有预期的成就，并且必须安排一次后续会议。由于存在“会议预备期”，你可能要等数周才能举行后续的跟进会议。因此，最好的处理办法是，在规划会议时就直接将议程拆分为几个会议并立即着手安排。这将确保你能够召开尽快推进项目所必需的会议。为每个议程项目设定适当的持续时间，将能够帮助确定会议的持续时间。这个方法将帮助你避免因“会议预备期”而产生的问题，并确保能够持续完成会议的预期目标。

 

请记住，在规划会议时，等待就意味着来不及！

 

如何设置会议请求

• ■ 确保工作软件MS Outlook已固定到任务栏。
• ■ 导航到“文档”>“项目文件”>“Outlook模板”文件夹，单击并将项目管理的会议请求模板拖放到任务栏上的“MS Outlook”图标上，然后点击确认。Windows会自动将会议请求模板拖进Outlook。
• ■ 右键单击任务栏上的Outlook图标，然后选择会议请求。
• ■ 打开Outlook会议邀请时，仅邀请必须参与拟定议程项目的相关人员。

要点精炼

确保在发送会议邀请时，将自己的邮件地址也添加到收件人行列，这将确保会议信息也会同步出现在你的项目日历上。项目日历是专门用于记录会议和待办事项的系统。

 

• ■ 请按照以下格式输入主题：[项目名称]：[会议主题]。例如：GISP：网上邻近属性限制。

备注

如果主题中使用了项目名称的缩写，就一定要确保在所有的会议请求中使用同一个缩写，以避免产生混淆。

 

• ■ 在邀请正文的议程模板中，输入议程项目、所有者和为每个项目分配的时间。
• ■ 在议程下方，注明所需的任何具体职责或准备工作，并包含被邀请人有效参与会议所需的任何背景信息。
• 
  

会议邀请示例

 

 

 

 

安排时间以准备会议记录

如前所述，会议记录最好在会议结束后的30分钟内编制和分发，并且最晚不得晚于第二天的下班时间。因此，在安排会议时，请在会议之后立即安排时间以准备并发布会议记录。这不仅可以确保问责机制尽早建立，而且可以使项目管理者有时间准备下一次会议。

请记住，会前准备是否充分直接决定了会议的成败！

 

 

 

 

如何召开会议

项目管理者应是会议的领导者，而不是做笔记的记录者！尽管我们需要负责为每次会议做笔记，并在会后发布会议记录，但这些笔记应该是项目管理者在会议中发挥领导才能的结果，而不是全部的工作。笔记同时应该反映团队成功完成了议程中拟定的各项成就或目标。

也就是说，在开会时，项目管理者不应该躲在笔记本电脑后面埋头做记录或一言不发。在《哈佛商业评论》的一篇题为“在手提电脑上做笔记时会错过什么？”的文章中，作者分享了一项研究。该研究表明，在电脑上记笔记的人，吸收信息的效果比使用笔和记事本的人差。作者还指出，在笔记本电脑上做笔记，会妨碍我们深入理解会议结果的概念。而深刻理解相关概念，对于需要依赖领域专家的知识来制定决策的领导者来说尤其重要。如果你难以掌握领域专家所涵盖的概念，那么你将很难领导他们。

项目管理者对会议信息的跟踪应保持适度的量，要学会抓大放小并仅记录讨论中重要和/或关键的内容以及协议、任务分配和障碍。会议期间获得的任何批准都应作为协议记录在笔记中，即便所获的批准已经盖章确定也依然需要记录。

 

完成会议纪要

无论是正式的会议，还是走廊上私下的对话，我们都需要记录交谈过程中达成的协议、讨论的障碍和/或任务分配，然后通过会议纪要将该信息传达给项目的其他团队成员。这么做不是为了确保责任到人，而是为了确保项目的信息畅通。我们的项目团队成员每天需要开一场又一场的会议，每天都要基于会议的信息做出数百项决定和承诺。会议纪要的作用，就是帮助团队成员澄清、提醒和确定会议达成的一致意见、障碍和任务分配，并将它们纳入项目的工作范围。如果项目管理者不花时间来整理这些非常具体而有针对性的信息，它们通常很快会被遗忘。

一经发布，会议记录会：

• ■ 通过提醒参与者其认可的一致意见、障碍和任务分配，来建立责任链。

请记住，在会议记录发布之前，没有人会开始从事分配给他们的任务。

• ■ 重申项目管理者对会议讨论事项的理解，并允许与会人员立即纠正理解层面的任何误解，以确保项目继续顺利推进。
• ■ 在完成项目计划、解决障碍并尽可能积极迅速地推进项目所需的决策、协议和任务上，作为项目管理者的参考。会议纪要提供的所有信息，都将作为正在进行的决策的参考标准。
• ■ 允许项目管理者随时了解协议、任务和障碍的状态。确保项目管理者每天都召开会议，并利用会议记录来帮助项目团队成员保持问责制。
• ■ 会议纪要的缺失，表明项目经理没有开会，或没有使用会议纪要这一最重要的单一问责工具。无论是哪种情况，这意味着需要项目经理的介入和干预。

要点精炼

会议记录是项目经理用来衡量我们的项目管理者成功与否的三个关键绩效指标之一。它们也是每个项目经理不断获得客户和项目团队成员积极肯定的工具之一。

 

备注

在会议结束后的30分钟内发布会议记录，能确保会议的信息清晰明了，并确保协议、障碍和任务能尽快责任到人和启动。所有这些工作必须在会议发生后的第二天下班时间前完成。

 

如何准备会议纪要

会议纪要应在会议结束后的30分钟内编制和分发，并且最晚不得迟于第二天下班时间。请按照下列格式，根据会议记录和议程准备会议纪要：

• ■ 导航至“文档”>“项目文件”>“Outlook模板”文件夹，然后单击“会议记录”模板。
• ■ 高亮显示“ <项目名称>”并输入项目名称。
• ■ 输入下列会议信息：

1. 日期：在这里输入会议日期，以MM / DD / YY （月/日/年）的格式。

2. 时间：输入会议的开始时间。

3. 位置：输入客户能够理解的位置信息。

4. 会议召集人：输入发起会议的人的姓名。通常为项目管理者的名字。

5. 会议主题：输入会议邀请中的主题信息，但不需要输入项目名称。

• ■ 输入达成的一致意见：输入在会议期间制定的可以推进项目的任何协议或决定。协议虽然无法立即分配到人，但可以定义你的项目，并允许项目管理者能够保证利益相关者对所做决定负责。

例如，达成的一致意见可以包括：

• ■ 关于执行特定任务的方法的协议
• ■ 解决项目障碍的方法的协议
• ■ 解决方案或文件的批准或接受
• ■ 供应商或产品的选择
• ■ 添加或删除工作范围的决定等

输入障碍：仅当所涉事项导致工作计划中的任务落后或延迟完成时，才可以将其记录为障碍。在一个项目状态报告周期中，障碍的所有者和完成日期可以保留为待定。

• ■ 输入任务：任务是立即分配给项目团队成员的事项。在一个项目状态报告周期中，任务的所有者和完成日期可以保留为待定。
• ■ 按照下列命名格式，将会议纪要保存在项目电子文档> 5 会议：YYMMDD [项目名称] 会议纪要- [会议主题] .doc。例如：110509 GISP会议纪要-网络邻近属性限制.doc。
• ■ 创建一个PDF。

1. 导航到文件>打印，然后选择Adobe PDF打印机。

2. 使用以下命名格式，将文档打印到项目电子文档> 5 会议> 会议纪要PDF档案文件夹：YYMMDD [项目名称] 会议纪要- [会议主题].pdf。例如：110509 GISP会议纪要-网络邻近属性限制.pdf

要点精炼

在分配任务时，我们会默认被分配任务的团队成员接受任务的分配。因此，没有必要既在“达成一致意见”部分列出该项任务分配的决定，然后又在“任务”部分再次列出任务分配的明细。所有的事项，要么在一致意见部分中列出，要么在任务中列出，无需两个部分都涉及。因此，不要多此一举地在任务分配部分列出一致意见部分已经提供的信息，反之亦然。

例如，一个团队成员同意在星期五下午3点之前对项目文档进行语法编辑。本着确保文档够用简洁的精神，我们无需将此信息记录为协议。只需在任务部分，记录完成语法编辑即可。

此外，鉴于对细节的关注和文档美观有助于树立项目高层对项目管理者的信心，因此需要确保在输入事项信息后，删除模板各部分中可能存在的空行。如果存在没有使用模板的整个部分的情况，可以保留一行并填上“N/A”，以表示在会议期间没有涉及此类事项。

 

如何发布会议纪要

• ■ 在Outlook中创建电子邮件发送。
• ■ 将电子邮件发送给会议受邀者、与会者和上级的项目经理。
• ■ 按照以下格式输入主题：[项目名称]会议纪要-[会议主题]。例如：GISP会议纪要：网络邻近属性限制会议纪要。
• ■ 单击编辑电子邮件正文。请参见下图。

 

 

 

备注

如果你选择使用项目名称缩略词，就必须确保在所有的项目邮件中使用同一个缩略词，以避免产生混淆。

 

如何编辑会议纪要

• ■ 在Word文档中，从“日期”栏开始突出显示，一直到会议纪要的最后一行，然后复制所选内容。
• ■ 返回电子邮件窗口，将光标置于“会议纪要”下方的第二行，然后将所选内容粘贴到电子邮件中。

会议纪要示例

 

 

 

• ■ 突出显示所有刚复制的文本，然后单击工具栏上的“增加缩进量”图标将其缩进。
• ■ 将光标放在“附件”之后，按两次“Enter”键，单击“增加缩进”，然后附加会议纪要的“Adobe Acrobat”版本。
• ■ 单击发送。
• ■ 将已发布的会议记录打印为PDF。

1. 导航到Outlook中的“已发送邮件”文件夹，然后单击打开刚发布的会议纪要。

2. 导航到文件>打印，然后选择Adobe PDF打印机。

3. 将电子邮件打印到项目电子文档> 5 会议>会议纪要——PDF档案文件夹，然后覆盖先前创建的会议记录的PDF。

• ■ 将会议记录中的障碍和任务转移到控制日志中，以确保进行适当的跟进和跟踪。