与项目负责人的面谈
项目经理接到新项目时，要做的第一件事，是完成对项目负责人的采访，明确项目负责人对项目给企业带来什么预期的变化。项目启动之初进行的采访，能够收集有助于确定项目规划的周期的信息，并用于制定项目的章程、团队人员构成、沟通计划和工作计划等。
项目启动前的会面中，项目负责人将首先分享将愿景变成现实需要完成的工作。然后会解释项目需要实现的目标，直至他们确定关于项目的人员、任务、理念、时间和工作方法等信息得到清楚的传达。在项目负责人完成所有的解释工作之后，采访才会真正开始。
在项目启动之前，项目管理者对项目的了解远不及项目负责人，因为项目负责人能够从他们的角度，站在他们在公司里的高度，基于他们对项目来龙去脉的了解以及多年积累的丰富领域知识来充分地解释项目。项目管理者成功创建合理的工作计划，确保工作计划能够反映项目负责人头脑中的愿景，并推动项目获得成功的唯一方法，就是通过学习项目负责人所知道的一切信息。
假定自己亲自从零开始构建项目，并以提问的方式进行采访。通过提问来充分而彻底地了解项目负责人的愿景，确保将来你可以在无需项目负责人澄清的情况下，回答关于该项目的任何问题。从某种意义上说，采访是为了确保项目管理者能够扮演项目负责人的角色，利用所有这些问题的答案，准确地构建出项目负责人脑海中的远大规划。
实现这一目标的最佳方法，就是使用积极聆听的技巧。当项目负责人表述完毕时，请用自己的话复述他们分享的信息，以确保自己清楚理解。这样一来，他们还有机会指正理解不当之处，并不断改善项目管理者脑中对项目愿景和规划的构思。复述不仅能够表明你准确地理解了项目负责人传递的信息，并且在为了取得更好的结果而需要挑战项目负责人的构思时，为自己提供足够的信度和论据。
积极聆听的技巧包括：
- ■ 尽量找机会来重述你关于项目规划的人员、任务、理念、时间和工作方法等信息的理解。不要担心或害怕自己理解错误。如果项目负责人愿意指正或澄清，说明你正在取得进展！
- ■ 多问“为什么”！通过提问来理解项目的人员配置、任务内容、工作周期和工作方法等背后的原因、来龙去脉和益处！
- ■ 尽量提出开放式问题，即不是简单的是或否可以回答的问题。通过开放式问题引导项目负责人去描述和解释，而不是简单的肯定或否定。
- ■ 挑战常规的假设并献力献策。跳出给定的描述范围进行思考，看看自己能否想到任何尚未解决的问题。然后提出类似“您是否考虑过……”或“如果发生这种情况……”等问题。
- ■ 不要为了显摆自己的聪明才智或因为别人要求你提问而去提问。如果你没有真心想要提出的问题或不同意见，就不要瞎提！当你没有什么问题要问时，就意味着会面可以结束了！
积极聆听的技巧，将帮助你更深入而全面地理解项目的愿景，同时迫使项目负责人比以往更深入地思考同样的问题。这个操作总是能够让最初的愿景变得更清晰，能为企业带来更大的收益。通过积极聆听来推动项目构思的完善，就是领导者应该做的事情。我们领导人们，帮助他们以不同的方式看待事物，从而带来更大的收益。我们引导他们得出更好的结论，并最终帮助他们充分发挥潜能。而且，在这次采访中，你将给项目负责人留下一个长久的第一印象。如果你想要带领项目负责人和团队取得成功，那么就应该在第一次会面时，树立自己作为领导者的形象，而不是一个只会做笔记的应声虫。
在收集信息时，请注意章程的各个部分以及完成“角色列表”“沟通计划”和“工作计划”所需的信息。按照这个格式，你可以在脑海中构思一张问题清单。在会面结束时，项目管理者必须获得并确定以下内容：
- ■ 项目负责人想要达成什么目标；
- ■ 高水平的成就；
- ■ 项目必须存在的原因；
- ■ 项目的关键参与者：
1. 客户
2. 高层管理者利益攸关方人员
3. 项目职能管理者和团队成员
4. 供应商
- ■ 涉及的地点；
- ■ 迄今为止完成的工作；
- ■ 迄今为止已经花费的资金；
- ■ 财务批准流程；
- ■ 内部争斗；
- ■ 联系人名单；
- ■ 符合客户方法要求的标准可交付成果。
如果位于食物链顶端的高层管理人员还没有完全确定项目的完工日期和项目预算，那么项目就还没有完全立项。因此，确保同时明确以下信息：
- ■ 项目预期完成日期；
- ■ 项目预算。
在会面结束之后：
- ■ 告知项目负责人，你将在下周安排跟进会议，请他们审查并批准项目计划的进度表。
- ■ 将会面确定的所有信息记录到会议记录中，并在会议后30分钟内发布——最迟不得晚于第二天下班时间。
每周常规的项目状态会议应专注于项目规划的进度。项目管理者可以在其项目状态报告的“状态总结”部分提供正在进行中工作的更新信息，但不应参与或跟踪与正在进行的工作有关的任何任务或障碍。项目管理者需要在执行前确保这个汇报方法得到项目负责人的认可，并将他们的批复意见汇总到会议记录中。
实践出真知……
在项目刚启动时，很可能实际的工作已经开始了。大多数项目管理人员认为，理想情况下，在项目的规划工作完成之前，不应开始任何实际的工作。但尽快开工是每个人都想做的事，因此不要试图阻拦这种大潮！
项目管理者只需要确保工作的重点是完成项目计划中规定的可交付成果。并且要意识到，在建立项目计划文件并完成项目启动会议之前，项目管理者并不能控制正在进行的实际工作。
在项目负责人批复这种工作方法之后，来自客户企业的人员就没有理由不去完成那些最终被纳入项目范围的工作了。实际上，这不仅表明项目经理拥有一定程度的管理灵活性，并且也意味着，如果项目管理者能够理解客户企业承受的潜在压力，那么他们就更有可能在项目推进过程中为你提供更好的服务。
想要安排好项目启动伊始与项目负责人的会面，请按照下列步骤在Outlook1中设置会议：
- ■ 新建“文档”>“项目文件”>“Outlook模板”2文件夹，然后新建“项目启动前与项目负责人的会面”模板3。
- ■ 在Outlook邮箱，新建邮件，“我的一天”设置时长为一到两个小时的邀请，然后邀请项目负责人和项目经理。
- ■ 将主题按照下面格式进行设置：[项目名称]：项目启动前与项目负责人的会面。
- ■ 在位置栏中输入提前预定的会议室。
- ■ 在会议请求中包括以下议程。
项目启动前与项目负责人的会面议程设置
