1.1 办公自动化的发展状况

1.1.1 人类办公活动的发展

人类办公活动是随着人类的生产活动产生和发展的。人类社会不同时期生产力的发展都推动了办公活动的变革。随着生产力和科学技术的发展，人类办公活动经历了3次变革，办公工具也从人类正式办公活动开始的农业时代使用的“老三件”（纸、笔和算盘），发展到第二次工业革命时代使用的“老三机”（打字机、电话机和电传机），第三次工业革命时代使用的“新三机”（复印机、传真机和微缩设备），再到如今信息时代的计算机、各种通信设备以及功能强大的智能化办公设备。

办公活动第一次变革是用“老三件”（纸、笔和算盘）抛弃了原始落后的铁制、石制的雕刻、绘画文字的工具，使信息和文字的生成、存储和输出发生了巨大变化。支持这种巨大变化的技术是造纸术和印刷术。第二次大变革是以“老三机”和“新三机”为代表，是人类社会进入工业时代的标志，也是近代人类文明的象征。第三次大变革是以信息社会的“3A”革命——办公自动化（office automation）、工厂自动化（factory automation）、家庭自动化（home automation），以三大类办公自动化设备和四大支持技术为代表。三大类办公自动化设备是指计算机、通信设备和办公设备，四大支持技术是指计算机技术、信息技术、通信技术和软件科学。这次变革不但促成了信息生成、采集、存储、处理、加工、传输和输出方式的改变，还促进了办公活动的核心—管理与决策手段、方式的改变，实现了管理科学化。

1.1.2 国外办公自动化的发展概况

办公自动化是现代信息社会的重要标志，它涉及管理学、社会学、系统工程学和人机工程学等学科基本理论，以及计算机、通信、自动化等技术。美国是最早研究办公自动化系统的国家。美国的办公自动化发展可概括为单机—联网—综合应用3个阶段。

1.以数据处理为中心的传统办公系统阶段（1977年以前）

该阶段以单机设备完成单项办公业务的自动化，如文字处理机、复印机、传真机等在发达国家的部分办公室应用。

数据处理的目的是：把数据转换成便于观察、分析、存储、传送及进一步处理的形式；把数据去粗取精，消除不必要的冗余和符合信息系统要求的形式。

数据处理的基本内容包括数据转换、数据组织、数据存储、数据筛选和分类、数据运算及数据输出。

数据处理的特点是：数据量大、数据结构复杂、时间性强。但它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。

2.以工作流为中心的办公自动化系统阶段（1977—1982年）

这一阶段以采用部分综合设备为手段，办公自动化系统日趋成熟。随着微型计算机应用的普及，专用交换机、程控技术和局域网技术的成熟，已能将计算机、传真机、电话机和其他办公设备连成网络，实现了以工作流为中心的信息综合处理。这种方式彻底改变了早期的办公自动化的不足之处，以E-mail、文档数据管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。第二代办公自动化系统包含了众多的使用功能和模块，它以网络为基础，实现了数据、文字、图形和声音的综合处理，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。

3.以知识管理为核心的办公自动化系统阶段（1983年至今）

第三阶段办公自动化系统的核心是知识管理。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在的知识，定位拥有专门知识的人，传递知识和有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。第三代办公自动化系统的显著特点是信息和资源共享，实时通信，以及与短信平台的完美结合。

1.1.3 我国办公自动化的发展

我国的办公自动化相对于技术先进的国家，发展较为缓慢。经过从20世纪80年代中期至今30多年的发展，已从最初的以单机应用为基础的辅助办公产品，发展到今天以网络技术为依托的面向实际应用的现代办公系统，大致也经过了3个阶段。

第一阶段：1985年以前，是我国办公自动化发展的准备期。办公自动化只是以数据和文档处理为中心，使用面向单机的辅助办公设备，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向比特方式的飞跃，但信息仍然是高度孤立。该阶段主要是引入复印机，汉化微型计算机软、硬件系统，解决汉字的输入输出，汉化了部分应用软件，制定规划。

办公自动化在我国发展的第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等。

第二阶段：1985—1990年，是我国办公自动化系统的发展期。这一阶段办公自动化系统的建设，主要是单机和微机局域网的应用和中文文字处理系统，是以工作流为中心。该阶段主要是开始试点开发，一批技术骨干开发了许多汉字系统，如CCDOS、希望汉字UCDOS、联想汉字系统等。开发了大量的汉字输入法，如五笔字型、自然码、拼音、郑码等。同时还开发了一些著名的文字处理系统，如方正排版、华光排版、WPS系统、CCED系统等。并且从1985年以后，传真技术、复印技术、局域网技术在我国得到普及，办公自动化系统以网络为中心，大量使用C/S结构、对象关系型数据库和数据包裹，增强了信息的通用性和可用性。通过建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，实现了信息大规模共享和交互协调。

办公自动化在我国发展的第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用计算机和打印机，通过计算机和打印机进行文字处理、表格处理、文字排版输出和人事财务等信息的管理。

第三阶段：1990年至今，是我国办公自动化系统的完善普及期。办公自动化以知识管理为核心，是集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统，能够提供丰富的学习功能与知识共享功能。如现阶段市场上流行的升蓝办公自动化系统，采用B/S结构，用户只要与互联网连接，就可随时随地地利用此系统进行正常的办公。

1992年以后，自动化技术在我国银行、保险业、邮政业、航空业等各个行业都有了巨大的发展，人们可以实现存款通存通兑、异地存取、柜员机存款与取款，以及持卡购物、计算机订票等。同时，我国国家级、省级图书馆，高校大中型图书馆基本上实现了计算机管理。而全国大多数单位也实现了不同程度的计算机财务、人事管理等。

办公自动化在我国发展的第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，完成网络数据库管理等工作。