博客 @HBR

---

远程工作
应急预案

卡利·约斯特（Cali Williams Yost） | 文
时青靖 | 编辑

近期，新型冠状病毒肺炎（或称COVID-19）疫情在美国愈加严重，有人警告它极有可能对我们的工作方式、时间和地点产生影响。

“对日常生活的干扰可能很严重，”美国疾控中心(CDC)所属国家免疫及呼吸系统疾病中心主任南希·梅索尼耶(Nancy Messonnier)在新闻发布会上发出警示，“学校可能关闭，大型公共聚集行为可能暂停，企业可能被迫让员工远程工作。”

病毒的全球传播，或许正是暴露雇主是否可以对工作地意外之变随时作出快速反应的时候。商务旅行可能减少或完全停止。更多员工可能需要在当地的“上班时间”之外工作，并使用视频会议来进行跨时区运作。而如果情况变得糟糕透顶的话，许多人的确可能会被要求或者被请求远程工作。

企业准备好了吗？很可能没有。可是即使对于那些愿意重新考虑工作该如何完成的人，他们是否准备好回答危机后这个不可避免的问题：“为何我们不一直做么做？”

你如何让你的企业做好准备，不仅要灵活应对这次的潜在干扰，而且要将其当作从广义角度重新构想工作的机会？以下是五个入手的步骤。

承认所有或部分员工队伍可能需要远程工作

希望并祈祷这种事情不要发生，或者干脆对其置之不理，这并非上策。在大规模隔离展开的那一天发给每个人一台笔记本电脑，然后说“到别处去工作”，这也非上策。筹划时要设想好像维持运转的唯一办法就是让尽量多的员工远程工作。现在就组建一个包括业务线领导、IT、人力资源、沟通以及设施部门在内的跨职能团队，开始针对各种情形未雨绸缪并完善计划的执行，以防出现需要快速反应的情况。

列出可能受到影响的岗位和任务

留意哪些任务和职责：1) 不需要身在工作地点就可以完成，哪怕是部分完成；2) 在实际办公室之外无法完成，哪怕是部分完成；3) 不确定。

你可能原以为某些具体工作无法远程完成，对于任何相关的可能不准确的默认假设要提出质疑。对于那些列在“不确定”栏里的工作，要有尝试的意愿。比如，多年来，我都被告知：“行政助理无法弹性工作。”而多年来，我与行政助理团队合作，证明此言有误。的确，他们完成的某些任务需要人在现场，可是那些任务是可以进行规划的。他们的大多数任务可以在传统工作模式之外有效开展并使企业受益。

审验可用的IT硬件和软件，消除访问和使用方面的任何脱节

评估特定应用程序的方便程度，比如，视频会议和其他合作/交流平台。在你发现脱节的地方，请在人们需要使用它们之前提供培训和练习的机会。现学现用不是最佳做法，而且效率低下。鉴定权属在企业、但员工可以使用的设备，明确可以接受的“自带”手机和笔记本。确定是否存在需要考虑的数据安全问题以及如何事前以最佳的方式解决这些问题。

提前建立通信协议

这项通信计划需要列出：如何联系到每一个人（比如，所有联系信息集于一处，主要通信渠道明确——电子邮件、IM、Slack等）；员工应该如何回应客户；团队如何以及何时协调和会面。

确定衡量业绩的办法，以期能够带来更大变化

在灵活应变期结束之后，这些数据可以让你反思哪些手段有效，哪些无效以及为什么。这些数据还会让你提前做好准备，一旦危机过后，就能回答这一不可避免的问题：“为何我们不一直这样做？”根据效果，你可能决定永久继续执行灵活应变的某些做法。比如，你或许削减了25%的商务旅行，代之以视频会议。在那之后，你断定视频会议中大约80%实际上同样有成效。因此，削减20%商务旅行的做法会坚持下去，不过这一次是作为企业为减少碳排放而实施可持续发展战略的一部分。

像COVID-19这样的全球卫生突发事件对每个人来说都令人恐惧、搅扰生活、让人困惑。如果你未雨绸缪却无事发生怎么办？那么，至少下一次运营连贯性遇到挑战的时候，你已经备好了一种组织有序、弹性工作的灾难应变之策。很可能会有下一次。

卡利·约斯特是lex+Strategy Group/Work+Life Fit公司的CEO和创始人，《稍事调整：让对你重要的事情每天发生》(Tweak It: Make What Matters to You Happen Every Day)一书的作者。