第一节 会计凭证

一、会计凭证的概念和作用

会计凭证简称凭证，是记录经济业务、明确经济责任，并据以登记账簿的书面证明。

会计主体办理任何一项经济业务，都必须办理凭证手续，由执行和完成该项经济业务的有关人员取得或填制会计凭证，记录经济业务的发生日期、具体内容以及数量和金额，并在凭证上签名或盖章，对经济业务的合法性、真实性和正确性负完全责任。所有会计凭证都要经过会计部门审核无误后才能作为记账的依据。因此，填制和审核会计凭证，是会计信息处理的重要方法之一，同时也是整个会计核算工作的起点和基础。

会计凭证具有以下几个方面的作用：

（一）会计凭证是提供原始资料、反映经济业务、传导经济信息的工具

会计信息是经济信息的重要组成部分，一般通过数据，以凭证、账簿、报表等形式反映出来。填制会计凭证可以及时正确地反映经济业务的发生与完成情况，履行会计的反映职能。任何一项经济业务的发生，都要编制或取得会计凭证。例如，企业发生材料收发业务时，外购材料必须取得供货单位开具的合理合法的材料采购发票；材料运达企业时，仓库保管部门验收入库，必须开具材料入库单；部门领用材料时，必须填制领料单等。

会计凭证是记录经济活动的最原始资料，是经济信息的载体。企业通过会计凭证的加工、整理和传递，达到取得和传导经济信息的目的，以协调各部门、各单位之间的经济活动，保证生产经营每个环节的正常运转，并为会计分析、会计检查提供了基础材料。

（二）会计凭证是登记会计账簿的依据

任何单位，每发生一项经济业务，如库存现金的收付、货物的进出以及往来款项的结算等，都必须通过填制会计凭证来如实记录经济业务的内容、数量、金额，并审核无误后，才能据以登记入账。如果没有合法的凭证作为依据，任何经济业务都不能登记到账簿中去。因此，做好会计凭证的填制和审核工作，是保证会计账簿资料真实性、正确性的重要条件。

（三）会计凭证是明确经济责任的手段

填制和审核会计凭证，可以明确经济责任，建立和完善经济责任制。每一笔经济业务发生后，都要由经办单位和有关人员办理凭证手续并签名盖章，这就要求有关部门和人员对经济活动的真实性、正确性、合法性负责。例如，报销差旅费时，出差人员旅途中发生的交通费、住宿费等都必须取得合理合法的交通费发票和住宿费发票；报销时，主管领导必须审核签字，会计人员再根据审核后的单据办理报销手续。这无疑会增强有关部门、有关人员的责任感，促使其严格按照有关政策、制度、计划或预算来办事。如发生违法乱纪或经济纠纷事件，企业也可以借助会计凭证确定各经办部门、人员相关的经济责任，并据以进行正确的处理，从而加强经营管理的岗位责任制。

（四）会计凭证是执行会计监督的条件

审核会计凭证是财会人员行使会计监督职能的重要形式，可以充分发挥会计的监督职能，确认经济业务合理合法，保证会计信息真实可靠。会计主管和会计人员都要对取得或填制的会计凭证进行严格审核，加强对经济业务的监督；对不合法、不真实的凭证应拒绝受理；对错误的凭证应予以更正，防止错误和弊端的发生，保护会计主体拥有资产的安全完整，维护投资者、债权人和有关各方的合法权益。

会计凭证按其填制程序和用途的不同，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。下面分别进行阐述。

二、原始凭证

原始凭证是指在经济业务发生时填制或取得的，载明经济业务具体内容和完成情况的书面证明。原始凭证是进行会计核算的原始资料和主要依据。

原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。

外来原始凭证是指在经济业务发生时，从其他单位或个人处取得的凭证。例如，供货单位开来的货物发票、银行开来的收款或付款通知等都属于外来原始凭证。

自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员在执行或完成某项经济业务时所填制的凭证。自制原始凭证按其填制程序和内容不同，又可分为一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证三种。

一次凭证也称为一次有效凭证，是指只记载一项经济业务或同时记载若干项同类经济业务，填制手续一次完成的凭证，如领料单（见表4-1）。一次凭证只能反映一笔业务的内容，使用方便灵活，但数量较多，核算比较麻烦。

累计凭证也称为多次有效凭证，是指连续记载一定时期内不断重复发生的同类经济业务，是在一次凭证中多次进行才能完成的凭证。例如，限额领料单（见表4-2）就是一种累计凭证。企业使用累计凭证，由于平时随时登记发生的经济业务，并计算累计数，期末计算总数后作为记账的依据，因此能减少凭证数量，简化凭证填制手续。

汇总原始凭证也称为原始凭证汇总表，是根据很多同类经济业务的原始凭证定期加以汇总而重新编制的凭证。例如，月末根据月份内所有领料单汇总编制的领料单汇总表，也称为发料汇总表（见表4-3），就是汇总原始凭证。

三、记账凭证

记账凭证是指以审核无误的原始凭证为依据，填写借贷科目及金额等相关信息用来确定会计分录，并据以登记账簿的书面文件。记账凭证是会计分录的主要载体，也是登记账簿的直接依据。

由于原始凭证种类繁多、格式不一，不便于在原始凭证上编制会计分录，据以记账，因此企业有必要将各种原始凭证反映的经济内容加以归类整理，确认为某一会计要素后，填制记账凭证。从原始凭证到记账凭证的过程是经济信息转换成会计信息的过程，是会计的初始确认阶段。

记账凭证按照其用途不同，可以分为通用记账凭证和专用记账凭证两类。

通用记账凭证是适用于所有经济业务的、统一格式的记账凭证，会计人员需要根据具体业务涉及的会计科目逐个填写各个借方科目和贷方科目。

专用记账凭证是指分类反映经济业务的记账凭证。这种记账凭证按其反映经济业务的内容不同，又可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。收款凭证记录库存现金和银行存款等货币资金流入企业的业务。付款凭证记录库存现金和银行存款等货币资金流出企业的业务，如用库存现金发放工资、以银行存款支付费用、收到货款存入银行等。转账凭证记录不涉及货币资金变动的业务，如向仓库领料、产成品交库等。

专用记账凭证的一般格式见表4-4、表4-5、表4-6。通用记账凭证的一般格式与转账凭证相同。

记账凭证按其填列会计科目的数目不同，可以分为单式记账凭证和复式记账凭证。

单式记账凭证是在一张记账凭证上只填列每笔会计分录中的一方科目，其对应科目只作参考，不据以记账。填列借方科目的称为借项记账凭证（见表4-7），填列贷方科目的称为贷项记账凭证（见表4-8）。这样一来，每一笔会计分录至少要填制两张单式记账凭证，用编号联系起来，以便查对。

企业设置了单式记账凭证，一方面便于汇总，也就是说，每张凭证只汇总一次，可以减少差错；另一方面为了实行会计部门内部的岗位责任制，即每个岗位的工作人员都要对与其有关的账户负责，同时也有利于贯彻内部控制制度，防止差错和舞弊。然而，由于凭证张数多、不易保管，填制凭证的工作量较大，因此使用的单位较少。

复式记账凭证是在一张凭证上完整地列出每笔会计分录涉及的全部科目。上述专用记账凭证和通用记账凭证都是复式记账凭证。其优点是在一张凭证上就能完整地反映每一笔业务的全貌，填写方便，附件集中，便于凭证的分析与审核。其缺点是不便于分工记账和科目汇总。

四、会计凭证的传递

会计凭证的传递是指凭证从取得或填制时起，经过审核、记账、装订到归档保管时止，在单位内部各有关部门和人员之间按规定的时间、路线办理业务手续和进行处理的过程。

会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递手续三方面的内容。各单位应该根据经济业务的特点、机构设置、人员分工及经营管理上的需要，明确规定会计凭证的联次及流程，既要使会计凭证经过必要的环节进行审核和处理，又要避免会计凭证在不必要的环节停留，以保证会计凭证沿着最简捷、最合理的路线传递。

会计凭证的传递时间是指各种凭证在各经办部门、环节停留的最长时间。会计凭证的传递时间应考虑各部门和有关人员，在正常情况下办理经济业务所需时间来合理确定。明确会计凭证的传递时间，能防止拖延处理和积压凭证，保证会计工作的正常秩序，以提高工作效率。所有会计凭证的传递与处理，应该在报告期内完成，否则将会影响会计核算的及时性。

会计凭证的传递手续是指在凭证传递过程中的衔接手续，要做到完备严密、简便易行。会计凭证的收发、交接必须按相应的手续及制度办理，以保证会计凭证的真实性、完整性。