拆解问题的技术:让工作、学习、人生难事变简单的30张思考图表
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1-2 拆解问题:不是套用成功经验,而是先拆解自己

拆解自己,聚焦问题,具体行动,制订计划!

在职场工作常常会遇到难题,认真的我们都很擅长直接跳进去,埋头就开始解决问题,但往往只是深陷泥沼,找不到走出难题迷宫的方法。

为什么会这样?关键在于我们没有思考问题如何产生,只是凭借直觉与惯性去解决问题。我们会局限于自己的习惯、知识、工具与技术,这一点很容易理解,我们都是经由学习历练获得现在的能力与职位,所以会习惯用自以为最有效的方式尝试解决每个问题。

但正是你自以为最有效的方式往往会忽略对问题本质的拆解,反而是错误的解决办法。

提出需求层级理论的心理学家亚伯拉罕·马斯洛这样说过:“如果你手上有一把锤子,所有东西看上去都像钉子。”如果没有从问题的本质入手重新拆解,我们就会拿着一套方法,试图套到所有问题上,而这样做并不能产生更好的结果。

不能用一套方法与成功经验,就想解决所有问题

我们生活在VUCA[多变(Volatile)、不确定(Uncertain)、复杂(Complex)与混沌不明(Ambiguous)]时代,现代工作中遇到的问题日渐复杂,可能每一次都不一样。时代不一样了,看似一样的问题也可能有不一样的起因、变因和结果。

加上科技快速演进,过去的解决问题方式可能已经事倍功半,甚至会以失败收尾。为什么我原本的方法无效了呢,这样的感受实在令人受挫。

所以当下,我们更需要拆解的技术,通过拆解问题来看清楚问题的本质,之后对症下药,这种情况将成为工作常态,而如何拆解问题是一般人感觉最为棘手的事情。

为什么一般人会觉得拆解问题棘手呢?因为不习惯,以及不知道真正的问题在哪里。

我们过去的学习经历较为着重背诵与标准答案,学习解决问题的过程中,喜欢先学习很多理论方法与成功经验,一遇到问题就逐一拿出来套用,想直接用书中的方法来解决问题,或者干脆照着前辈或主管说的方法来解决问题。

看似博览群书、乐于学习,但其实是被方法论困住,只想照着方法操作,却没有想真正自己去解决问题。

当然,这本书不是要谈论众多方法孰优孰劣,而是要介绍“拆解”这项特别实用的技术。

拆解能看清楚问题的全貌与本质,帮助你做出正确行动,拟定适合方案,并在现实情况下有效执行,这样达成目标也就指日可待。

我认为,拆解的技术就是直指问题核心的关键钥匙!

解决问题或不解决问题,都是拆解

我们处理问题的态度通常有两种:逃避它或者面对它,二者源自美国生理学家怀特·坎农在1929年提出的“战斗或逃跑反应”,即我们有一系列的神经和相关腺体因为外在刺激而反应,使我们的身体做好防备或逃跑的准备。

但选择逃避还是面对时,我们心里会很纠结,如果一直在逃避与面对之间蹉跎太久,就会发现自己没有任何行动成果,最终更加焦虑。不要存有完美主义的想法,这样的想法从一开始就会让人感受到强大的压力,因为做任何事都有风险。要相信自己能够学习,容忍自己犯错,进而从犯错中学习,这是更有益的一件事情。

选择有选择的代价,不选择有不选择的代价,做了决定,就要有勇气跟决心承担做了决定的后果。而不是尝到后果之后悔不当初,因为这种不断循环的经历真的会摧毁一个人的意志,让人觉得只是在浪费生命。

当你遇到要逃跑还是要面对的选择题时,可以问问自己以下几个问题:

如果答案是否定的,那就不一定要自己做。如果答案是肯定的,那继续纠结不想做其实于事无补。只是当我们开始做时,一定会发现有些问题我们曾经处理过,可以借用过去的经验,而有些问题我们从未遇见过,也就没有经验可供参考。

尤其面对未知领域,我们有必要快速系统化学习,迅速掌握新领域相关的知识与技能。我一直信奉一句话:别用过去的方法教导现在的学生面对未来的问题。当我们在新领域有了一些基础知识之后,就要有效地拆解我们遇到的问题!

拆解问题本质的六个基本步骤

讲到这里,你一定会好奇:什么是拆解的技术?

以效果来说,拆解的技术是把问题烦恼化整为零,让人能够有动力去完成目标的技术。

以实际的做法来说,拆解的技术有六个关键步骤:

其中第一到第三步是问题分析,把问题烦恼化整为零,而第四到第六步就是问题解决,让人更有动力去实现目标。

聚焦问题,从拆解自己开始

如何把问题烦恼化整为零?解决问题前,我们必须先解决自己,也就是想清楚自己到底怎么想,到底想要什么。

通过拆解来整理思绪,能够让人把能量聚焦在眼前该做的事情上,而不是让焦虑侵蚀自己的能量与专注力,这样才能高质量地完成事情。

那要怎么认识问题?什么才是真正的问题?

问题就是:目前现状与你心中所想有落差或不满意的情况。

因为有落差,所以才产生问题,这个落差可能是你人生愿望与现状的差距,也可能是你预期的工作成果与现实的落差。

所以第一步,我们要先厘清自己的目标到底是什么,自己的目标和现实的落差又有多少。

拆解图表1

我借用日本曼陀罗笔记术专家松村宁雄先生在《曼陀罗式联想笔记术》一书中提到的人生百年计划八大方面,制成以下这个全面问题检视表格。

写下对自我目标的厘清以及真实面对的问题,是正视问题的开端。你会在写下问题的同时,发现对于未来有了更加具体的新憧憬——改变现在的困境,我们希望通过解决目前的问题,让自己有一个更美好的未来。

举例来说,我之前曾辅导过好友的孩子小武。就读高中的小武想提高成绩,这是摆在他眼前的一个问题,但他又好像不知道怎么去解决问题。

我问小武:“你希望成绩变得多好?”

小武说:“希望考进全班前五名。”

我说:“那考进全班前五名成绩大概要多少分?”

他查了成绩后跟我说:“平均分85分左右。”

我问:“那你目前平均成绩是多少呢?”

他腼腆地回答:“74分。”

我说:“那太好了!你已经找到要努力的目标了,那就是成绩要平均进步11分。”

这样的对话其实也就是拆解图表1中关于学习的拆解,从自己的期望中找到目前必须解决的具体问题到底是什么。

拆解问题的第一个关键就是自己与问题的对话。

找出具体问题,拆解具体行动

有了具体问题,去解决当下问题就是达成更好未来的最佳行动。

就像苹果创办人史蒂夫·乔布斯在斯坦福大学的毕业演讲中提到的一样:“你无法预先把点点滴滴串连起来,只有在未来回顾时,你才会明白那些点点滴滴是如何串在一起的。”

现在的情况正是过去行动累积串连的总和,而我们要面临的未来也就是现在到未来这段时间里所有行动串连的总和。只有持续地去解决问题,采取行动,最后才能达成我们期望的目标未来。

就像很多人会羡慕他人能够考进好大学,或是进入知名企业工作,我们总会凭直觉认为是对方天资聪颖,但其实那是对方过去每一步行动积累的结果。如果希望自己有一个更好的未来,就从现在开始好好正视问题,然后系统化地累积解决问题的行动,并逐渐靠近目标,那时候,你就会发现其实目标并不是那么遥不可及。

回到前面高中生小武的例子。

在拆解出具体问题后,我请小武把他要准备的科目都摊开,然后拿出目前近三次的考试成绩,刚开始小武还有点畏畏缩缩,因为要把自己不好的科目“昭告天下”感到丢脸,我就跟小武说明:“面对自己,才能超越过去的自己。”这样,小武终于拿出了完整的成绩单。

我一看,小武的数学和物理分数不错,都接近90分,比较弱的科目是语文、化学、历史和地理,这几科都处于及格边缘。我就这四个科目比较深入地问了小武他没考好的原因,小武认为有的科目是因为老师教法难以吸收,有的科目是因为他没有兴趣,觉得很无聊而不想学习。

我根据小武的具体困扰,陪着他一起找出他比较喜欢的学习行动,并针对遇到的问题拆解击破。在本书后段我们会谈到更详细的拆解学习难题的方法。

当然,这还只是拆解问题,小武依然无法改变任何事情,他需要有更多的行动。而如何执行这些行动,也可以通过拆解的思维一一解构,单点突破,最后,就能通过行动累积的力量,逐步实现想要的成果。

拆解图表2

在拆解图表1后,我们可以再追加一栏,询问自己每一个具体问题之下可以采取什么行动来解决它。

为行动制订一套计划

通过上述方法拆解出具体行动之后,就要制订小武的行动计划。

建立一个新习惯是需要时间的,我跟小武讨论时正好是下学期第一次单元测试后,我就跟小武制订了三个月的计划,也就是在第三次单元测试时,来检视自己是否达到全班前五名且平均85分的目标。

之后,小武每天都会跟我与他的父母汇报,今天完成了哪些行动,而他自己有什么想法与体会。

我不希望小武感觉自己被强迫执行这项计划,而是将这份计划看作他对自己的承诺,一起参与讨论,决定细节与共识,所以我一方面希望事情保持进度,另一方面也希望能够照顾到小武的心情,让他明白成长是自己的功课。习惯改变本来就不容易,有惰性是人之常情,如果有他人在一旁鼓励支持,我们就更容易跨越难熬的习惯改变期。如同福禄贝尔所说:“教育无他,唯爱与榜样而已。”

更重要的是,拆解任何问题其实都是在拆解自己,跟自己对话,让自己可以通过行动成长。

最后,到该学期结束时,小武很兴奋地跟我说他刚好考到了班上第五名,我恭喜他,同时发现他语气中仍有一丝失落,原来是他还没有达到平均85分的门槛,只达到了84.68分。

当时,我要小武不要这么苛责自己,并请他拿出第一次单元测试的成绩单跟第三次的成绩单比较一下,小武发现整体成绩都往上提升了。我说:“你要给予自己更多的肯定,庆贺自己把行动计划坚持到底了,而且只用了不到三个月的时间平均成绩提升近11分,已经是非常显著的成长了!差的0.32分,我们下学期再追回来。”看到小武恢复自信的样子,我知道在学习上,我的好友也就是小武的父母,再不用操心了!

我举这个例子是要说明在小武遇到问题时,从头到尾把问题厘清与拆解,就能找出关键原因,并针对具体问题提出适当的解决方案,然后让小武准确地知道要开展什么行动,这样才能彻底执行与妥善追踪,最后再通过赋能,让小武自己有能力去解决未来的学习问题。

这就是拆解的力量!希望这本书接下来的方法也能帮助大家,获得像这样拆解自己、拆解问题的能力。